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Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000035331 

Fecha: 19/01/2024 04:47:58 p.m. 

Bogotá D.C. 

 

REF.: Tema: EMPLEO  Subtemas: Asignación de funciones Radicado: 20232061094232 de fecha 11 de diciembre de 2023. 

En atención a la comunicación de la referencia, en la cual plantea los siguientes  interrogantes: 

Soy inspectora de trabajo de la DT HUILA se me asigno la función mediante memorando por el Director Territorial del escáner de todos mis procesos función que no se me fue asignada por el manual de funciones 3811 del 03 de septiembre de 2018, tampoco es conexa al ser una funciones secretariales o realizadas por un auxiliar o técnico administrativo, mi pregunta es porque el Director nos dice que DEBEMOS escanear los expedientes, ¿es obligación mía escanear los expedientes, siendo que no es una función asignada, ni conexa a mi cargo?:  

Me permito manifestarle lo siguiente: 

De conformidad establecido en el Decreto 430 de 2016¹ este Departamento Administrativo  tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las  entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

 

A efectos de atender los cuestionamientos planteados, resulta pertinente citar las  siguientes disposiciones: 

El Decreto 1083 de 2015, respecto de la asignación de funciones señala:  

Artículo 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que  se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación  transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá  asignar el desempeño de estas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma  naturaleza.  

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se  está desempeñando otro empleo.  

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia  salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es  titular. 

Sobre este particular, vale la pena referirnos al análisis realizado por la Corte  Constitucional en Sentencia T - 105 de 2002², en la cual se señaló: 

“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como  usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través  del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe  jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la  administración del personal civil al servicio del Estado. 

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como  en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función  que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las  entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente  señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”. 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser  ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y  concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del  cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su  descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones  diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y  Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos  propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario  y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado. 

 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones  correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues,  esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la  asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el  encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes  entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la  figura jurídica del “encargo”. (Negrilla original, subrayado fuera de texto) 

Por su parte, el Departamento Administrativo de la Función Pública en Circular 100-003  del 25 de febrero de 2005, dirigida a Ministros, Directores de Departamento  Administrativo, Gobernadores, Alcaldes Municipales y Distritales, Directores de  Organismos y Entidades de los Órdenes Nacional y territorial, al expedir directrices sobre  Manuales de Funciones y Competencias Específicas y Asignación de Funciones, dispuso: 

“Los manuales específicos de funciones y de competencias laborales deben elaborarse de  acuerdo con el marco general que para las instituciones de orden nacional está  contemplado en el Decreto Ley 770 de 2005 y en los Decretos  Reglamentarios 2539, 2772 de 2005 y 4476 de 2007 y para el orden territorial en el  Decreto Ley 785 de 2005 y en el Decreto reglamentario 2539 del mismo año. 

El Decreto Ley 770 de 2005³, señala respecto de la nomenclatura y clasificación y de  funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales lo siguiente:  

Artículo 5º. Competencias laborales y requisitos para el ejercicio de los empleos. El  Gobierno Nacional determinará las competencias y los requisitos de los empleos de los  distintos niveles jerárquicos, así:  

5.1 Las competencias se determinarán con sujeción a los siguientes criterios, entre otros:  

5.1.1 Estudios y experiencia.  

5.1.2 Responsabilidad por personal a cargo.  

5.1.3 Habilidades y aptitudes laborales.  

5.1.4 Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones.  

5.1.5 Iniciativa de innovación en la gestión.  

5.1.6 Valor estratégico e incidencia de la responsabilidad.  

5.2 Los requisitos de estudios y de experiencia se fijarán con sujeción a los siguientes  mínimos y máximos:  

5.2.1 Nivel Directivo.  

Mínimo: Título Profesional y experiencia.  

Máximo: título profesional, título de posgrado y experiencia.  

Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política o la  Ley.  

5.2.2 Nivel Asesor  

Mínimo: Título profesional y experiencia.  

Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.  

5.2.3 Nivel Profesional  

Mínimo: Título profesional.  

Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.  

5.2.4 Nivel Técnico  

Mínimo: Título de bachiller en cualquier modalidad.  

Máximo: Título de formación técnica profesional o de tecnológica con especialización o  Terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior en formación  profesional y experiencia.  

5.2.5 Nivel Asistencial  

Mínimo: Educación básica primaria.  

Máximo: Título de formación técnica profesional y experiencia laboral.  

Parágrafo. Cuando para el desempeño de un empleo se exija una profesión, arte u oficio  debidamente reglamentado, los grados, títulos, licencias, matrículas o autorizaciones  previstas en las normas sobre la materia no podrán ser compensados por experiencia u  otras calidades, salvo cuando la ley así lo establezca.  

En lo que tiene que ver con la asignación de funciones adicionales a las señaladas en el  respectivo manual específico de funciones y de competencias laborales, se debe tener en  cuenta lo señalado por la Corte Constitucional en sentencia C-447 de 1996⁴, en la cual  sostuvo lo siguiente: 

"... Las funciones concretas o específicas que le corresponde cumplir a cada uno de esos  empleos en el ente gubernamental al que pertenezca el cargo, son fijadas por el jefe del  organismo respectivo en el llamado Manual Específico de Funciones que, dicho sea de  paso, no puede violar normas de superior jerarquía, esto es, la Constitución y las leyes. ~(.  ..) Nada impide que mediante reglamentos se asigne por parte del Presidente de la  República, del jefe de la entidad respectiva, e inclusive de los jefes inmediatos o de  cualquier otra autoridad competente del mismo organismo, funciones a los empleados de  un determinado ente público (...) siempre ~y cuando no se desconozcan los  lineamientos generales señalados en el Manual General de Funciones y no se  desvirtúen los objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el  empleo." 

Por consiguiente, las funciones adicionales que se asignen a un empleo deben responder a  la naturaleza del mismo, por ejemplo, si el empleo está ubicado en el nivel técnico, no se  le pueden asignar funciones que correspondan al nivel profesional o a cualquier otro  nivel jerárquico, así el servidor acredite requisitos para desempeñar funciones  propias de un cargo de otro nivel.” (Negrilla fuera de texto) 

 

En la misma línea, en Sentencia T – 105 de 2002⁵, señaló: 

“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como  usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través  del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe  jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la  administración del personal civil al servicio del Estado. 

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como  en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función  que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las  entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente  señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”. 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser  ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y  concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del  cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su  descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones  diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y  Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos  propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario  y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado. 

Sobre este mismo particular la Comisión Nacional del Servicio Civil en el concepto 02- 005664 del 21 de abril de 2009, consideró: 

“(...) 

2.2 Asignación de funciones - Diferencia entre empleo y empleado. En oportunidades  anteriores y con relación a la asignación de funciones, el Despacho se ha pronunciado en  los siguientes términos: 

La legislación colombiana se ha referido a la asignación de funciones a los empleos y no a  los empleados. En el artículo 2° del Decreto 2400 de 1968, se define el empleo público  como el conjunto de funciones señaladas por la Constitución, la ley y el reglamento o  asignadas por autoridad competente. El artículo 2° del Decreto 1042 de 1978 y los  Decretos 1569 y 2503 de 1998, definen al empleo como el conjunto de funciones que una  persona natural debe desarrollar. 

Estas definiciones separan el empleo del empleado e ilustran acerca de la eventualidad de  tener empleos sin empleados, pero no éstos sin aquellos. 

 

Por su parte, la Ley 909 de 2004 en el artículo 19, al definir Empleo Público como el  conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona, también  hace la distinción claramente, entre empleo y empleado y evidencia que las funciones se  asignan al empleo y no a su titular. (...) 

En primer lugar, es dable recordar que a cada empleo le corresponde un manual específico  de requisitos y funciones en el cual se detallan las competencias laborales requeridas para  su desempeño y las funciones que se le asignan. Sin embargo, la entidad, con observancia  de los principios que rigen la función administrativa, podrá asignar al empleado funciones  diferentes a las establecidas en el manual de requisitos y funciones, siempre y cuando  sean afines a la naturaleza del empleo que desempeña, cuando la entidad considere que  sea necesario para cumplir los planes de desarrollo y las finalidades a su cargo. Por tanto, 

las nuevas funciones deberán estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de  responsabilidades del empleo en aras del cumplimiento de los fines, planes y programas  de la entidad. (Subrayado fuera del texto). 

De acuerdo con lo señalado, la figura de la “Asignación de Funciones” no es una  institución creada en la ley; no obstante, por necesidades del servicio y/o cumplimiento de  los fines propios de la entidad, se podrá efectuar dicha asignación; no obstante, su  aplicación no podrá desvirtuar la naturaleza jurídica definida por la ley para cada uno de  los niveles jerárquicos de los empleos, ni podrá descontextualizar las funciones asignadas  en el manual especifico de funciones y requisitos para el cargo respectivo. 

A la asignación de funciones se puede acudir cuando surjan funciones adicionales que  por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la  planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o  cuando la entidad necesita que se cumpla con algunas de las funciones de un cargo  vacante temporal y/ o definitivamente pero siempre que las mismas tengan relación con  las del cargo al que se le asignan. En cuanto al término de duración de la asignación de  funciones, se encuentra que esta figura no tiene una reglamentación para determinar por  cuánto tiempo se pueden asignar las funciones adicionales a un empleado, ni cuántas  funciones se le pueden asignar; sin embargo, debe tenerse en cuenta lo indicado en el  desarrollo de la consulta. 

En conclusión. la asignación de funciones, es una figura de administración de personal en  el sector público a la que puede acudir la administración cuando, como consecuencia de la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público, que no genere  vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones, se  genere un necesidad del servicio, que haga necesario la asignación de funciones  adicionales, que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados  a los cargos de la planta de personal de la entidad; sin que se transforme el empleo de  quien las recibe, siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le  asignan.

Conforme a lo anterior y dando respuesta a la inquietud planteada en su consulta esta  Dirección Jurídica, considera procedente la asignación de funciones específicas. 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo  público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio  de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el  siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo,  donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección  Técnica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,  

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyecto: Gustavo Parra Martínez  

Revisó. Maia Borja.  

11602.8.4

NOTAS DE PIE  DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2 Corte Constitucional en Sentencia T - 105 de 2002expediente T-507135, M.P. Jaime Araujo Rentería 

3 por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a  los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la Ley 909 de  2004.

4 Corte Constitucional, sentencia C-447 de 1996, Referencia: Expediente D-1231 M.P. Carlos Gaviria Díaz 

5 Corte Constitucional, Sentencia T – 105 de 2002, Expediente T-507135, M.P. Jaime Araujo Rentería