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Radicado No.: 20236000271571

Fecha: 30/06/2023 09:05:02 a.m.

Bogotá D.C

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Comisión de Servicios. Radicación: 20232060656202 de fecha 29 de junio de 2023.

En atención a la comunicación de la referencia, en la cual reitera la solicitud visto bueno para otorgar comisión de servicios a JULIAN LEONARDO RENDON ACOSTA quien se desempeña como asesor del despacho del Director Nacional de la ESAP para asistir como delegado de la Dirección Nacional a la ciudad de (Niza- Francia) durante los días comprendidos entre el 5 de julio al 8 de agosto de 2023 con el fin de acompañar a un grupo de estudiantes de la Escuela a la jornada de estancia lingüística a llevarse a cabo en las fechas antes indicadas, frente a lo anterior, me permito manifestarle lo siguiente:

Para centrarnos en la situación indicada en su comunicación el Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, con relación a la comisión, establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.21 Comisión. El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior.

ARTÍCULO 2.2.5.5.22. Clases de comisión. Las comisiones pueden ser:

1. a) De servicio,

(...)”.

De conformidad con lo anterior, se tiene entonces que el empleado de carrera, provisional o de libre nombramiento y remoción; cuando así lo determine la administración, ejercerá sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atenderá transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular.

De otra parte, el citado decreto 1083 de 2015 con relación a las comisiones de servicio, en su artículo 2.2.5.5.25 establece lo siguiente:

ARTÍCULO 2.2.5.5.25. Comisiones de servicios. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.

PARÁGRAFO. Se podrá otorgar comisión de servicios a los líderes sindicales debidamente acreditados por las organizaciones sindicales firmantes del Acuerdo Colectivo de contenido general, para que puedan participar en foros, congresos, cursos al interior o al exterior en materias relacionadas con su actividad, de acuerdo con las disponibilidades presupuestales de cada entidad."

En virtud de la norma, se debe mencionar que la comisión de servicios es aquella situación donde el empleado, por motivos de necesidad debe adelantar funciones propias del su cargo en un lugar diferente a la sede habitual.

Es así como, la situación administrativa de comisión de servicios se puede otorgar a los empleados de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo.

De otra parte, es importante traer a colación el Decreto 444 de 2023¹, por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2023 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación dispone:

Artículo 6. Prelación de encuentros virtuales. Las entidades deberán promover y dar prelación a los encuentros virtuales y no presenciales sobre las actividades que impliquen desplazamiento físico de los servidores públicos, de manera que estos sean mínimos y plenamente justificados, indicando el rol que se cumplirá y la relación directa con las funciones. Esta prelación deberá ser evaluada y sustentada para lo establecido en los artículos 7, 8, 9 Y 10 del presente decreto.

(...).

Artículo 8. Reconocimiento de viáticos. Las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación deberán aplicar las siguientes medidas para el reconocimiento de los viáticos:

a) Cuando la totalidad de los gastos para manutención y alojamiento que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos. b) Cuando los gastos por concepto de viáticos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se podrá reconocer la diferencia en forma proporcional a criterio de la entidad, y con fundamento en la normativa aplicable a la materia. c) Cuando la comisión de servicios no requiera que el servidor público pernocte en el lugar de la comisión, la administración podrá reconocer un valor menor al cincuenta por ciento (50%) a que hacen referencia los decretos salariales para lo cual tendrán en cuenta los costos del lugar al que se desplaza el servidor.

Artículo 9. Delegaciones oficiales. En los casos de delegaciones oficiales las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional deberán conferir comisión de servicios a los servidores públicos cuya participación sea estrictamente necesaria por la relación de las funciones del empleo que desempeñan con el objeto de esta.

Corresponde a las entidades soportar documentalmente la razonabilidad y necesidad de la asistencia del número plural de sus servidores, individualizando la justificación por cada uno de ellos, según el empleo que desempeña, sus funciones, el objeto de la comisión, y que no se afectará la prestación del servicio.

Artículo 10. Autorización previa al trámite de comisiones al exterior. Toda comisión de servicios y de estudios al exterior de servidores públicos de entidades que pertenecen a la rama ejecutiva del orden nacional, debe justificar la exigencia de la presencia física y deberá contar con la autorización previa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

Toda comisión de servicios otorgada a servidores públicos de los órganos que hacen parte del Presupuesto General de Nación, para cumplir compromisos en representación del Gobierno colombiano con organismos o entidades internacionales de las cuales Colombia haga parte, deberá comunicarse previamente al Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de actuar coordinadamente en el exterior y mejorar la gestión diplomática del Gobierno nacional.

De lo anterior se tiene entonces que, en virtud de la norma de austeridad del gasto 2023 para el otorgamiento de comisiones de servicio, gastos de viajes, y viáticos, los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación deberán conferir comisión de servicios a los servidores públicos cuya participación sea estrictamente necesaria por la relación de las funciones del empleo que desempeñan con el objeto de esta.

En consecuencia, y en respuesta a solicitud para que un asesor de despacho acompañe un viaje de carácter académico a Niza, con el propósito de verificar las condiciones en las que se desarrollará una instancia lingüística, comprendido entre el 7 de julio al 7 de agosto de 2023, el marco del memorando de entendimiento suscrito en la Escuela Superior de Administración Pública â¿ ESAP y Francophonia, de manera respetuosa me permito informar que, no es posible acceder a su solicitud debido a que dicha actividad no se enmarca en las funciones asignadas al asesor de despacho de acuerdo a la normativa vigente.

Lo anterior teniendo en cuenta que en el Manual de Funciones de la entidad, al Asesor de Despacho le corresponde de manera específica: realizar seguimiento y reporte del Estado de ejecución de los compromisos adquiridos por la dependencia, el asesoramiento diario al Director Nacional, la revisión del cumplimiento de los objetivos establecidos, el desarrollo de actividades especializadas encomendadas por la Dirección Nacional, el asesoramiento en la formulación y aplicación de políticas, el apoyo a los procesos de mejoramiento continuo y el ejercicio de autocontrol en todas las funciones asignadas.

La labor del Asesor de Despacho se enfoca en actividades de seguimiento, reporte, asesoramiento y apoyo de tipo administrativo.

Si bien destacamos la importancia de promover instancias de aprendizaje y desarrollo académicos en el exterior, la función de verificar las condiciones de calidad de la misma, no se encuentra directamente relacionada con las funciones y responsabilidades del Asesor de Despacho.

Quedamos a su disposición para cualquier consulta adicional o requerimiento que se ajuste a las funciones y responsabilidades del Asesor de Despacho.

Atentamente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Luis Fernando Nuñez Rincon.

Revisó: Maia Valeria Borja Guerrero.

Aprobó: Armando López Cortés.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2023 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación.