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Radicado No.: 20226000178731

Fecha: 15/05/2022 08:45:22 p.m.

Referencia: PRESTACIONES SOCIALES - AUXILIO DE CESANTIAS. ¿Es procedente solicitar un anticipo de cesantías para el pago de una libranza? Radicación No. 20229000198572 del 12 de mayo de 2022

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta procedente solicitar un anticipo de cesantías para el pago de una libranza, me permito informarle que:

El artículo 37 del Decreto Ley 1014 de 2000 establece que las normas de administración de personal de la Registraduría Nacional del Estado Civil, son las contenidas en las normas especiales y en su defecto las establecidas en las normas generales que rigen para la rama ejecutiva.

Sobre la normatividad aplicable en materia de cesantías tenemos que las siguientes son normas que aplican para los empleados de la Registraduría General de la Nación:

Sea lo primero señalar que la Ley 33 de 1985 “Por la cual se dictan algunas medidas en relación con las Cajas de Previsión y con las prestaciones sociales para el Sector público establece:

ARTICULO 7. Las entidades que en la actualidad pagan cesantías a través de la Caja Nacional de Previsión, asumirán directamente el pago de dicha prestación a partir del 1o. de enero de 1985. Sin embargo, la Caja pagará cesantías a los empleados oficiales de dichas entidades hasta concurrencia del valor de las transferencias que éstas hubieren efectuado.

Quienes a partir del 1o. de enero de 1985, ingresen a la Rama Jurisdiccional, el Ministerio Público, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del Estado Civil y las Notarías, se regirán por la norma del decreto extraordinario 3118 de 1968 y las que lo adicionen y reglamenten, en lo relacionado con la liquidación y el pago de sus cesantías.

La Ley 1071 de 2006, “Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley 244 de 1995, se regula el pago de las cesantías definitivas o parciales a los servidores públicos, se establecen sanciones y se fijan términos para su cancelación”, señala como causales para el retiro de cesantías, los siguientes:

«ARTÍCULO 3. RETIRO PARCIAL DE CESANTÍAS. Todos los funcionarios a los que hace referencia el artículo 2o de la presente norma podrán solicitar el retiro de sus cesantías parciales en los siguientes casos:

1. Para la compra y adquisición de vivienda, construcción, reparación y ampliación de la misma y liberación de gravámenes del inmueble, contraídos por el empleado o su cónyuge o compañero(a) permanente.

2. Para adelantar estudios ya sea del empleado, su cónyuge o compañero(a) permanente, o sus hijos.

ARTÍCULO 4. TÉRMINOS. Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud de liquidación de las cesantías definitivas o parciales, por parte de los peticionarios, la entidad empleadora o aquella que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de las cesantías, deberá expedir la resolución correspondiente, si reúne todos los requisitos determinados en la ley.

PARÁGRAFO. En caso de que la entidad observe que la solicitud está incompleta deberá informársele al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, señalándole expresamente los documentos y/o requisitos pendientes.

Una vez aportados los documentos y/o requisitos pendientes, la solicitud deberá ser resuelta en los términos señalados en el inciso primero de este artículo. […]»

Así las cosas, la norma contempla que las cesantías podrán ser retiradas para los usos establecidos en la misma, es decir, para la adquisición de vivienda, construcción, reparación y ampliación de la misma y liberación de gravámenes del inmueble, para adelantar estudios ya sea del empleado su cónyuge o compañero(a) permanente, o sus hijos.

Conforme a lo anterior, esta Dirección Jurídica considera que la entidad no podrá aprobar el reconocimiento de un anticipo de las cesantías para el pago de una libranza.

Ahora bien, en relación con la liquidación definitiva y el descuento de una libranza, se deben tener en cuenta los artículos 55 y 56 del Decreto Ley 1481 de 1989¹, que establecen:

ARTICULO 55.- OBLIGACION DE EFECTUAR Y ENTREGAR RETENCIONES.- Toda persona natural, empresa o entidad pública o privada estará obligada a deducir o retener, de cualquier cantidad que deba pagar a sus trabajadores o pensionados, las sumas que éstos adeuden al fondo de empleados, que consten en los estatutos, reglamentos, libranzas, pagarés o cualquier otro documento firmado por el asociado deudor, quien para el efecto deberá dar su consentimiento previo.

Las sumas retenidas a favor de los fondos deberán ser entregadas a éstos en las mismas fechas en que se efectúen los pagos respectivos a los trabajadores o pensionados, Si por culpa del retenedor no lo hicieren, serán responsables antes los fondos de su omisión y quedarán solidariamente con el empleado deudores antes aquellos de las sumas dejadas de entregar, junto con los intereses de la obligación contraída por el deudor.

ARTÍCULO 56.- LÍMITE DE RETENCIÓN.- Las obligaciones de retención a que se refiere el artículo inmediatamente anterior no tendrán límite frente a las cesantías, primas y demás bonificaciones especiales, ocasionales o permanentes, que se causen a favor del trabajador, todas las cuales podrán gravarse por el asociado a favor del fondo de empleados y como garantía de las obligaciones contraídas para con éste.

La retención sobre salarios podrá efectuarse a condición de que con éste y los demás descuentos permitidos por la ley laboral, no se afecte el ingreso efectivo del trabajador y pueda recibir no menos del cincuenta 50% del salario.

Con fundamento en la normativa expuesta, Tratándose de obligaciones adquiridas con un fondo de empleados que consten en los estatutos o reglamentos del fondo, o en libranzas, pagarés o cualquier otro documento firmado por el asociado deudor, podrá descontarse de cualquier cantidad que devengue el empleado, quien para el efecto debe dar su consentimiento previo. En este caso no hay límite en cuanto a los descuentos sobre cesantías, primas y bonificaciones. [Artículo 56 Decreto Ley 1481 de 1989].

Por consiguiente, y atendiendo puntualmente su consulta, esta Dirección Jurídica Se considera procedente que la entidad descuente de la liquidación definitiva del empleado el porcentaje autorizado por el mismo, con el fin de pagar una libranza siempre y cuando existe el consentimiento previo del empleado, lo anterior de conformidad con el art. 55 y 66 del Decreto Ley 1481 de 1989.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Sandra Barriga Moreno

Revisó y aprobó: Dr. Armando López Cortes

11.602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 «Por el cual se determinan la naturaleza, características, constitución, regímenes interno de responsabilidad y sanciones, y se dictan medidas para el fomento de los fondos de empleados.»