*20216000456081*

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Radicado No.: 20216000456081

Fecha: 20/12/2021 02:32:42 p.m.

 

Bogotá D.C.,

 

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual plantea los siguientes interrogantes:

 

1. ¿quién debe realizar la entrega del cargo y presentar el acta de informe de gestión, la funcionaria titular del cargo  que se encuentra en licencia de maternidad hasta marzo de 2022 o la funcionaria que estaba nombrada para  cubrir la vacancia temporal por licencia?

 

2. ¿Es posible oficiar a la funcionaria para que informe en donde reposan estos documentos o no es posible  teniendo en cuenta que se encuentra en licencia de maternidad?

 

Por lo anterior, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

 

Respecto de la designación del jefe de control interno en las entidades u organismos públicos del nivel territorial, la Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los  mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del  control de la gestión pública”, señala lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 8. DESIGNACIÓN DE RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO. Modifíquese el artículo 11 de la Ley 87 de 1993,  que quedará así:

 

Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República designará en las entidades  estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien  será de libre nombramiento y remoción.

 

Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad  administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años, en la mitad del  respectivo período del alcalde o gobernador.

 

PARÁGRAFO 1. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno.

 

PARÁGRAFO 2. El auditor interno, o quien haga sus veces, contará con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del  organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La selección de dicho personal no implicará  necesariamente aumento en la planta de cargos existente.”

 

Es preciso señalar que, en criterio de esta Dirección Jurídica, el cargo de jefe de la oficina de  control interno, corresponde a un cargo de período institucional y no personal, así las cosas,  quien sea designado para ese cargo, lo ejercerán para un período de cuatro años, y quien  eventualmente tuviere que remplazarlo lo hará para terminar lo que haga falta del mismo.

 

En ese sentido, se precisa que el período de los jefes de control interno para las entidades u  organismos públicos del nivel territorial finalizará el 31 de diciembre de 2021, así las cosas, se  colige que el jefe de control interno finaliza en la precitada fecha y dejará automáticamente el  cargo, así se encuentre en licencia de maternidad como lo es su caso puntual.

 

Con relación a la presentación de informes, y recolección de información, la Contraloría General  de la República, mediante la Circular No. 11 del 27 de julio de 2006, impartió instrucciones a los  destinatarios de la Ley 951 de 2005, esto es, a todas las ramas del poder público, legislativa,  ejecutiva y judicial en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en  calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que manejen fondos o  bienes del Estado; en los siguientes términos:

 

“1. Deber de presentar Acta de Informe de Gestión

 

La Ley 951 de 2005 creó la obligación para los servidores públicos en su calidad de titulares y representantes legales y particulares que administren fondos o bienes del Estado, de presentar a quienes los sustituyan un acta de informe  de gestión de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y  administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Si no existe designación inmediata del  reemplazo, entregará a quien su superior jerárquico haya determinado para tal efecto.

 

Igualmente, creó la obligación para quien asume el cargo de recibir el acta de gestión y de revisar su contenido. 3. Servidores públicos o particulares que deben presentar el Acta de Informe de Gestión”

 

En este sentido, es necesario que, para la correcta ejecución de las actividades, dichas  actividades deben ser realizadas conforme a los lineamientos anteriormente enunciados y los  internos adoptados por la entidad en su manual de funciones, y así mismo en cumplimiento de  las obligaciones particulares de cada servidor público. Así las cosas, quien se encuentre  ocupando el cargo al 31 de diciembre de 2021, es quien deberá realizar el acta de Informe de  Gestión.

 

Ahora bien, con relación a la pregunta No. 2, ¿Es posible oficiar a la funcionaria para que informe en  donde reposan estos documentos o no es posible teniendo en cuenta que se encuentra en licencia de  maternidad?, conforme al Artículo 2.2.21.5.2 del Decreto 1083 de 2015, el cual establece:

 

ARTÍCULO 2.2.21.5.2 Manuales de procedimientos. Como instrumento que garantice el cumplimiento del control  interno en las organizaciones públicas, éstas elaborarán, adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se  documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales.

 

Por lo anterior, esta Dirección Jurídica informa que es directamente la entidad pública, la que  debe dirigirse a los manuales de procedimiento establecidos cuyo fin garantizará el  cumplimiento del desarrollo de las funciones y deberes de la persona que se encuentra  supliendo el cargo de Jefe de Control Interno.

 

Finalmente, me permito indicarle que, para mayor información relacionada con los temas de este  Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página  web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre  otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyecto: Camila Villa.

 

Revisó. Harold Herreño.

 

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