El artículo 1 del Decreto 3820 de 2005, por el cual se modifica el artículo 8 del decreto 1227 de 2005, determina:

"La Comisión Nacional del Servicio Civil podrá autorizar encargos o nombramientos provisionales sin previa convocatoria a concurso cuando por razones de reestructuración, fusión, transformación o liquidación de la entidad o por razones de estricta necesidad del servicio lo justifique el jefe de la entidad. En estos casos el término de duración del encargo y del nombramiento provisional no podrá exceder de seis (6) meses, salvo cuando por circunstancias debidamente justificadas ante la Comisión Nacional del Servicio Civil ésta autorice su prórroga hasta que se supere la circunstancia que dio origen a la misma. El nombramiento provisional procederá de manera excepcional siempre que no haya empleados de carrera que cumplan con los requisitos para ser encargados y no haya lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada para proveer la respectiva vacante.

Los nombramientos provisionales efectuados de conformidad con el artículo 8 del decreto 1227 de 2005, podrán ser prorrogados en los términos y condiciones previstas en el anterior inciso".

Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma citada, esta Comisión determina el siguiente procedimiento de autorización de encargos y nombramientos provisionales en vacancias definitivas, así:

Las solicitudes de autorización de provisión de vacancias definitivas mediante nombramiento provisional, deberán contener como mínimo:

-. Justificación técnica de la necesidad de provisión de las vacantes atendiendo los planes, programas y proyectos institucionales, señalando la relación de procesos que se apoyan respecto de los compromisos institucionales.

-. Constancia expedida por la autoridad nominadora de haber agotado el orden de provisión de empleos de carrera administrativa establecido en el artículo 7 del decreto 1227 de 2005.

-. Descripción del procedimiento utilizado para la selección del candidato a ocupar el empleo en el cual recae la autorización del nombramiento.

-. Certificación de que en la planta de personal no existe empleado de carrera administrativa que cumpla con los requisitos y calidades para ser encargado.

Cuando la solicitud de autorización obedezca a vacantes generadas por procesos de reestructuración, fusión, transformación o liquidación de entidades se requiere aportar:

-. El acto administrativo que soporta la respectiva reforma institucional.

-. Relación de la planta de personal indicando los empleos de carrera provistos mediante incorporación con empleados de carrera, vacantes temporales, encargos realizados y vacantes definitivas objeto de autorización.

Cuando se solicite prórroga del encargo o nombramiento provisional se deberá anexar:

-. Estudio técnico justificando las razones para la prórroga del nombramiento o del encargo.

La Comisión Nacional del Servicio Civil oficiará a las entidades en el evento de que las solicitudes de autorización de nombramientos provisionales o de encargos no cumplan los requerimientos establecidos en la presente Circular para que éstas alleguen la documentación faltante. Si pasados treinta (30) días calendario no se allegue la información solicitada, la Comisión entenderá que la entidad desiste de la solicitud de autorización.

La Comisión Nacional del Servicio Civil podrá dar respuesta a las solicitudes de autorización por correo electrónico, motivo por el cual las entidades deberán indicar en la solicitud de autorización la dirección electrónica de la entidad.

La presente Circular deja sin efectos la Circular No. 03 de 2005 emitida por esta Comisión.

Cordialmente,