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Radicado No.: 20216000069971

Fecha: 26/02/2021 05:25:20 p.m.

Bogotá

REF: REF: EMPLEOS. Funciones. Empleados de planta facultados con el fin de ejercer las funciones de supervisión concretamente el jefe de control interno de una entidad territorial puede ser supervisor de un contrato de apoyo a la gestión. Radicación No. 20212060051142 de fecha 2 de febrero de 2021.

De acuerdo con la primera solicitud de referencia, mediante la cual consulta sobre si el jefe de control interno de una entidad, puede ejercer a supervisión de un contrato de apoyo a la gestión, y si la comisaria de familia siendo funcionaria del nivel profesional puede ejercer la supervisión de la Psicóloga y trabajadora social quienes son contratistas, me permito manifestarle lo siguiente:

Sobre el tema de supervisión de contratos este Departamento Administrativo en otras oportunidades ha concluido que es viable que a los empleados se les asignen otras funciones, diferentes a las establecidas en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad, siempre que se realice dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, y las mismas se ajusten a las fijadas para el cargo; lo contrario conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la cual éste se creó.

Respecto de la función de supervisión de contratos la Procuraduría General de la Nación en fallo dentro del proceso disciplinario No. 162-97771 de 2004, conceptuó lo siguiente:

“Sea lo primero recordar que con la contratación administrativa las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, que colaboran con ellas en el cumplimiento de esos fines (art. 3 Ley 80/93), y que para obtener el buen servicio debe haber continuidad en su prestación, razón por la cual la citada Ley 80 en el Art. 14, dota a las entidades estatales de medios para lograr el eficaz cumplimiento del objeto contractual, encaminado a obtener la satisfacción del interés público colectivo que le ha sido encomendado.

Es así como en virtud de tales poderes la Entidad, ejerce la dirección, control y vigilancia del contrato. Por ello, cuando (sic) el interventor o supervisor del contrato, según sea el caso, tiene el deber legal de asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación de los servicios, que pretende satisfacer con el objeto contratado.

En este sentido es claro que la vigilancia del supervisor y/o Director de (…) se dirige a que debe examinar permanentemente el estado de ejecución del objeto contratado, así el cumplimiento de las funciones propenden y garantizan el aseguramiento jurídico de las actividades involucradas por la naturaleza del objeto contractual en ejecución, su normal desarrollo y el cabal cumplimiento de lo contratado.

La supervisión formal consiste en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado. La supervisión material consiste en la comprobación y certificación de la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado y el informe anexo al certificado de cumplimiento, es el sustento del debido pago de las obligaciones contraídas.

Al (…) y supervisor, por mandato legal le correspondía cumplir y hacer cumplir el objeto y todas y cada una de las cláusulas contractuales y en especial las obligaciones contraídas.

Sobre este último aparte es necesario destacar la importancia de la actividad que debe desplegar el supervisor del contrato, en cumplimiento de las funciones señaladas, concretamente referidas a la responsabilidad que adquiere de ejercer un seguimiento permanente y continuo que le permita verificar la ejecución normal del contrato para prevenir, situaciones de dilación, demoras o, incumplimientos parciales que a la postre conlleven a un incumplimiento total que motive dar por terminada la relación contractual en forma anticipada y por ende, a declarar la caducidad del contrato.

La supervisión se ejerce básicamente mediante el control sobre las especificaciones y condiciones en que se dirige la ejecución del contrato y que inciden en la oportuna y adecuada obtención de resultados satisfactorios. El empeño de la entidad no se limita al cumplimiento del objeto y a su calidad. La ejecución contractual debe ajustarse en todo a las exigencias que el entorno le requiera, a los riesgos connaturales al ejercicio de las actividades en consideración del contexto espacial en el que la misma se desenvuelva, no sólo por proteger sus propios intereses sino por mantener el desarrollo del contrato en condiciones normales de ejecución que aseguren su realización. (...)” (Subrayado nuestro)

Adicionalmente, sobre la responsabilidad de los servidores públicos respecto de la función de supervisor, la Ley 80 de 1993, Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, dispone:

“ARTICULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio:

1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. (…)”

De conformidad con lo anterior, se concluye que la supervisión es uno de los medios para que las entidades ejerzan la dirección, control y vigilancia de sus contratos, con el fin de lograr el objeto contractual. Por consiguiente, el supervisor, de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, tiene la obligación de desarrollar las actividades que impliquen la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de los contratos. Función que puede ser asignada a un empleado público siempre que se ajusten a las fijadas para el cargo.

Frente a la asignación de la función de supervisión al Jefe de Control Interno, señalamos que este Departamento a través de la Dirección Jurídica, ha manifestado en varias oportunidades que en virtud de lo contemplado en el Artículo 12 de la Ley 87 de 1993, el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, no puede participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones, y les está prohibido participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases de dicho proceso o el ejercicio del control Previo.

De conformidad con lo anterior y de acuerdo con el objeto y las funciones de asesoría y evaluación que cumple la oficina de control interno y de la autonomía para el desempeño de esas funciones, se concluyó que los Jefes de la Oficina de Control Interno no pueden ser supervisores de contratos de la entidad.

Ahora bien, en el caso de los contratos de prestación de servicios cuyo objeto se desarrolla en la Oficina de Control Interno y que corresponden a las funciones asignadas a dicha oficina, se considera que será necesario establecer si la función de supervisión puede ser realizada por una persona diferente a los miembros de la Oficina de Control Interno, atendiendo la naturaleza de las funciones del empleo que desempeña y al objeto contractual.

En caso que no haya un empleado distinto a los miembros de la Oficina de Control Interno que ejerzan la supervisión de los contratos, se considera que es viable asignar de forma excepcional, la función de supervisión de ese contrato a uno de los miembros de la Oficina de Control Interno, considerando que el objeto del contrato se desarrolla y tiene que ver con las funciones de dicha Oficina, y que de esta manera se desarrollará la función de supervisión del contrato de forma tal que se dé cumplimiento al objeto del contrato.

Lo anterior, con fundamento en lo establecido en la Ley 80 de 1993, que dispone que los servidores y entidades deben vigilar la correcta ejecución del objeto contratado, y en que la supervisión es uno de los medios para que las entidades ejerzan la dirección, control y vigilancia de sus contratos con el fin de lograr el objeto contractual. Por consiguiente, la supervisión es la forma de asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación de los servicios que se pretende satisfacer con el objeto contratado.

Con respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Luis Fernando Nuñez.

Revisó. Jose Fernando Ceballos

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