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*20206000283911*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000283911

 

Fecha: 06/07/2020 01:50:31 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REFERENCIA: COMISIÓN DE PERSONAL – Conformación. Radicados No. 20202060267512 de fecha 25 de junio de 2020 y 20202060271412 del 26 de junio de 2020.

 

Reciban un cordial saludo por parte de Función Pública. En atención a su comunicación de la referencia, donde previa a algunas consideraciones particulares relacionadas con la comisión de personal, consultan: 1. En la gama de situaciones laborales actuales de la entidad, ¿Cuáles servidores, claramente aparte de los tres (3) registrados en carrera, pueden inscribirse como candidatos para conformar la respectiva comisión de personal? 2. En la gama de situaciones laborales actuales de la entidad, ¿cuáles servidores, claramente aparte de los tres (3) registrados en carrera, pueden participar como votantes en las elecciones que se realizan para conformar la respectiva comisión de personal? 3. En el caso de que se asuma como solución a este evento, que sean los provisionales restantes los que puedan completar el número de inscritos para las elecciones, ¿Cómo se recompondría la comisión personal en caso que uno o varios de sus miembros pierda su condición de provisional por el avance del actual curso de provisión de cargos en periodo de prueba? (Sic) y en radicado del 26 de junio consulta; como se considera se debe adelantar el proceso de convocatoria y elección de los representantes de los empleados, sin afectar el derecho efectivo de voto secreto y de participación para aquellos que por la condición actual no asisten de manera presencial o constante a la entidad; me permito manifestarle lo siguiente:

 

1. INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS PARA CONFORMAR LA COMISIÓN DE PERSONAL

 

Respecto a la conformación de la comisión de personal, el Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” establece:

 

ARTÍCULO 2.2.14.1.1 Conformación de la Comisión de Personal. En todos los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004 deberá existir una Comisión de Personal conformada por dos (2) representantes del organismo o entidad, designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa.

 

Los dos representantes que para el efecto designe el jefe del organismo o entidad serán empleados públicos de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa.

 

Los dos representantes de los empleados serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular. En las votaciones que se adelanten para la elección de los representantes de la Comisión de Personal, podrán participar todos los servidores que ocupen empleos de carrera administrativa independientemente de su forma de vinculación y los empleados vinculados en empleos que conforman las plantas temporales.

 

En igual forma se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de los organismos o entidades.

 

PARÁGRAFO. Las Comisiones de Personal establecerán su reglamento de funcionamiento.

 

(Artículo modificado por el Art. 3 del Decreto 498 de 2020)

 

ARTÍCULO 2.2.14.2.3 Calidades de los representantes de los empleados. Los aspirantes a ser representantes de los empleados en la Comisión de Personal deberán acreditar las siguientes calidades:

 

1. No haber sido sancionados disciplinariamente durante el año anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura; y

 

2. Ser empleados de carrera administrativa.

 

ARTÍCULO 2.2.14.2.4 Inscripciones. Los candidatos a ser representantes de los empleados ante la Comisión de Personal deberán inscribirse y acreditar las calidades exigidas en el artículo anterior, ante el Jefe de la Unidad de Personal o ante quien haga sus veces en la respectiva entidad o en la dependencia regional o seccional, dentro de los cinco (5) días siguientes a la divulgación de la convocatoria. Si dentro de dicho término no se inscribieren por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditaren los requisitos exigidos, este término se prorrogará por un lapso igual. (Subrayas propias)

 

De las anteriores disposiciones se colige que dentro de la conformación de la comisión de personal deben ser parte dos (02) empleados de carrera administrativa que representen a los funcionarios, de la misma forma la norma establece que deben inscribirse por lo menos cuatro (04) candidatos, esto es, cuatro (04) funcionarios de carrera administrativa; ahora bien, teniendo en cuenta lo expuesto en su consulta, donde actualmente solo hay tres (3) funcionarios inscritos en el registro público de carrera, es viable darle aplicación al artículo 2.2.14.2.16 ibídem, el cual indica;

 

ARTÍCULO 2.2.14.2.16 Participación de provisionales como electores o participantes. En las entidades en las cuales no haya personal de carrera administrativa, o el número de empleados de carrera no haga posible la conformación de la Comisión de Personal podrán participar como electores o aspirantes, las personas que se encuentren vinculadas en calidad de provisionales. (Subraya propia)

 

Así las cosas, en el caso bajo análisis y de manera excepcional los servidores públicos que se encuentren vinculados en calidad de provisionales pueden inscribirse como candidatos para conformar la respectiva comisión de personal.

 

2. FUNCIONARIOS QUE PUEDEN PARTICIPAR COMO ELECTORES EN LAS ELECCIONES PARA CONFORMAR LA COMISIÓN DE PERSONAL

 

Respecto de los funcionarios que pueden participar como electores de los dos (02) representantes de los empleados ante la Comisión de Personal, el parágrafo 3° del artículo 2.2.14.1.1 preceptuó;

 

Los dos representantes de los empleados serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular. En las votaciones que se adelanten para la elección de los representantes de la Comisión de Personal, podrán participar todos los servidores que ocupen empleos de carrera administrativa independientemente de su forma de vinculación y los empleados vinculados en empleos que conforman las plantas temporales. (Negrilla propia)

 

Conforme a lo anterior, pueden participar como electores los funcionarios que se encuentran vinculados de manera provisional, ocupando los cargos de los elegibles que han solicitado prórroga para la posesión y los que están en cargos que no cuentan con lista de elegibles. Así mismo, podrán participar como electores los funcionarios que se encuentren en periodo de prueba, debido a que todos los anteriores están ocupando empleos de carrera administrativa; si existiere planta temporal, aquellos funcionarios también tienen derecho a votar.

 

3. PROCEDIMIENTO EN CASO DE FALTA TEMPORAL O ABSOLUTA POR PARTE DE LOS REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADOS

 

Como ya se indicó, en el caso bajo análisis es posible que la comisión de personal este integrada por funcionarios vinculados en calidad de provisionales, así mismo es latente la posibilidad que algunos de ellos sean retirados del servicio por los nombramientos en periodo de prueba, por lo cual el Decreto 1083 anticipándose a estas situaciones, previo;

 

ARTÍCULO 2.2.14.2.14 Faltas. Las faltas temporales de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal serán llenadas por los suplentes. En caso de falta absoluta de un representante de los empleados el suplente asumirá tal calidad hasta el final el período. En caso de que por alguna circunstancia el número de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal no se ajuste a lo establecido en la Ley 909 de 2004, se convocará a elecciones dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se tenga conocimiento de tal hecho.

 

En tratándose de faltas temporales o absolutas, el suplente asumirá el rol de representante principal, ahora bien, si tanto el principal como suplente llegaren a tener falta absoluta, será aplicable la parte final del artículo expuesto, es decir, se convocará a elecciones en los términos ya indicados.

 

4. CONVOCATORIA Y ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADOS EN EL MARCO DE LA EMERGENCIA SANITARIA OCASIONADA POR EL COVID – 19

 

Con relación a la convocatoria, el Decreto precitado establece:

 

ARTÍCULO 2.2.14.2.2 Convocatoria. La convocatoria se divulgará ampliamente y contendrá por lo menos la siguiente información:

 

(…)

 

Sobre la elección de los representantes de los empleados, la norma en cita dispuso:

 

ARTÍCULO 2.2.14.2.8 Votaciones. Las votaciones se efectuarán en un solo día y se abrirán y se cerrarán en las horas previstas en la convocatoria.

 

Cerrada la votación, uno de los miembros del jurado leerá en voz alta el número total de sufragantes y se dejará constancia en el acta de escrutinio y en la lista general de sufragantes.

 

Surtido el anterior trámite la urna se abrirá públicamente y se contarán uno a uno los votos en ella depositados sin desdoblarlos; si el número de ellos superare el número de empleados públicos que sufragaron, se introducirán de nuevo en la urna y se sacarán al azar tantos votos cuanto sean los excedentes y sin desdoblarlos se incinerarán en el acto. De tal evento se dejará constancia en el acta de escrutinio.

 

Por otra parte, el Decreto 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, establece el su artículo 3°;

 

ARTÍCULO 3. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades. Para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

Teniendo en cuenta la normatividad expuesta, en criterio de esta Dirección Jurídica la convocatoria se podrá realizar utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones, dado que estas cumplen con el propósito de ser divulgadas ampliamente; con relación a las votaciones, se debe atener el procedimiento dispuesto en la norma citada, debido a que no existe regulación excepcional sobre el particular, por ende corresponde a la entidad recurrir a las estrategias que permitan cumplir con las disposiciones sobre la materia.

 

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011¹.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: César Pulido.

 

Aprobó. Armando López Cortes

 

12602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

1. Artículo sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015