Concepto 290581 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 04 de julio de 2020
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Manual de Funciones
Si una entidad requiere vincular a personal para desempeñar funciones de archivística, su vinculación deberá ajustarse a las competencias y requisitos exigidos para el empleo en el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales.
*20206000290581*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20206000290581
Fecha: 04/07/2020 06:54:43 p.m.
Bogotá D.C.
Referencia: EMPLEO – Manual de funciones. Radicado: 20202060268872 del 25 de junio de 2020.
Me refiero a su comunicación, por medio de la cual consulta si las funciones de archivística en las cuales se desempeña un empleado de carrera en el cargo de Técnico Administrativo, son de un empleo del nivel técnico o profesional, para manifestarle lo siguiente:
Los requisitos para desempeñar los cargos de la planta de personal de una entidad u organismo del Estado deben encontrarse establecidos en el manual específico de funciones y requisitos de la respectiva entidad u organismo, que deben regularse por las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 785 de 2005 para el nivel territorial.
Las unidades de personal de cada entidad u organismo son la estructura básica de la gestión de los recursos humanos en la administración pública, y dentro de sus funciones asignadas se encuentra la de elaborar los proyectos de plantas de personal, así como los manuales de funciones y requisitos, contando con la asesoría del Departamento Administrativo de la Función Pública, universidades públicas o privadas, o de firmas especializadas o profesionales en administración pública;
De acuerdo con lo anterior y según su consulta, corresponde a cada entidad definir los requisitos para el ejercicio de los empleos de su planta de personal en el manual de funciones y competencias laborales, lineamientos señalados para el Nivel Técnico en el artículo 13 del Decreto 785 de 20051, en los siguientes términos:
“ARTÍCULO 13. Competencias laborales y requisitos para el ejercicio de los empleos. De acuerdo con la categorización establecida para los Departamentos, Distritos y Municipios y de conformidad con el reglamento que expida el Gobierno Nacional, las autoridades territoriales deberán fijar en los respectivos manuales específicos las competencias laborales y los requisitos, así:
13.2.4. Nivel Técnico
13. 2.4.1. Para los empleos de los Departamentos, Distritos y Municipios de categorías: Especial, primera, segunda y tercera:
Mínimo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por el título de formación técnica profesional o tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior en formación profesional y experiencia.”
Para asignar las funciones de cada empleo se deben tener en cuenta los requisitos anteriormente expuestos, y en lo referente al contenido del manual especifico de funciones y de competencias laborales el artículo 2.2.2.6.2 del Decreto 1083 de 2015 dispuso:
“ARTÍCULO 2.2.2.6.2 Contenido del manual específico de funciones y de competencias laborales. El manual específico de funciones y de competencias laborales deberá contener como mínimo:
1. Identificación y ubicación del empleo.
2. Contenido funcional: que comprende el propósito y la descripción de funciones esenciales del empleo.
3. Conocimientos básicos o esenciales.
4. Requisitos de formación académica y de experiencia.”
Para la adopción, adición, modificación o actualización del Manual de Funciones de una entidad u organismo, el inciso 2 y 3 del artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015 dispone que se efectuará mediante resolución interna del jefe del organismo o entidad, y corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de competencias laborales
Concretamente frente a su consulta, esta Dirección considera que un empleado que ostenta derechos de carrera administrativa cuenta con una relación legal y reglamentaria con el empleo que supero previamente mediante concurso de méritos, por lo tanto, aquellas funciones en las que se desempeña el empleado son las mismas que dispone el manual de funciones de la respectiva entidad para su empleo, sin que puedan ser otras diferentes.
Por lo tanto, si el empleado es titular de un empleo del nivel técnico, se entenderá, que las funciones que desempeña son de este nivel y su experiencia se certificará con base a estas, ahora bien, acudiendo su segundo interrogante, la Resolución 0629 de 20182 tiene como objeto según su artículo 1º, determinar los perfiles de competencias que se requieren para el desempeño de los empleos que tengan como funciones de archivística en las entidades, dispuestas en el artículo 3º ibidem, las cuales de acuerdo al periodo de transición que se le adjudica a la presente resolución, su incorporación en los respectivos Manuales Específicos de Funciones y de Competencias Laborales de las entidades debió surtirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su vigencia.
Así las cosas, si una entidad requiere vincular a personal para desempeñarse en funciones de archivística, su vinculación deberá ajustarse a las competencias y requisitos exigidos para el empleo en el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales.
Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: Valeria B.
Revisó: José Fernando Ceballos Arroyave.
Aprobó: Armando López Cortes.
11602.8.4
NOTAS DE PIE DE PAGINA
1. “por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.”
2. “Por la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria de archivista”