¿Quién debe cumplir la función de Administrador de gestión del SUIT y administrador de trámites?

El Sistema Único de Información de Trámites – SUIT es un instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites que administra el DAFP en virtud de la Ley 962 de 2005 y del Decreto 019 de 2012; sistema que tiene como propósito final ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía.

Para que este sistema pueda operar en la Institución se hace necesario que la máxima autoridad como responsable de implementar la Política Antitrámites nombre:

  1. A un funcionario como Administrador de gestión del SUIT, quien ejercerá  las siguientes funciones:
  • Gestionar Usuarios
  • Gestionar Formularios
  • Gestionar Inventarios de Trámite  y Otros procedimientos

El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP recomienda que sea la Oficina de Planeación o quien haga sus veces, donde se nombre el Administrador de usuarios, ya que existe una relación directa entre sus funciones y la política anti trámites, y por el conocimiento amplio de la entidad, además existen algunas normas  que hacen referencia a la Política Antitrámites  e involucra a las oficinas de planeación.

Ley 872 de 2003 – Artículo 1: El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas.

NTC GP 1000:2009 – Numeral 7.2.1: Procesos  relacionados con el cliente "La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio", éstos incluyen los relacionados con la política de racionalización de trámites.

Ley 1474 de 2011 - Artículo  73: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.  Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitramites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Decreto 2641de 2012 - Artículo 4: La máxima autoridad de la entidad u organismo velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo.

  1. Nombrar uno o varios funcionarios como Administrador de Trámites, quien ejercerá las siguientes funciones:
  • Registrar, Corregir y Actualizar los Trámites y Otros procedimientos administrativos de cara al usuario en SUIT v3.0

El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP recomienda que el Administrador de Trámites sea un funcionario de planta, en aras de garantizar la continuidad en los procesos de capacitación y asesoría.