Episodio

Episodio 2 | Trámites: menos es más

Fernando Grillo: El ciudadano no es el mensajero del estado, no podemos hacerlos ir de una entidad a otra para finalizar un trámite. 

Juan Montes: Con estas palabras, Fernando Grillo, como director de Función Pública, presentó en 2018 el programa Estado Simple, Colombia Ágil. 

Yo soy Juan Montes, y este es un nuevo episodio de Frecuencia Pública, el podcast del Departamento Administrativo de la Función Pública.  

En el marco de Estado Simple, Colombia Ágil, se han implementado más de 3.000 acciones de racionalización, que corresponden a:  

• Más de 2.000 trámites que han sido simplificados, automatizados, virtualizados o eliminados, 

• Más de 300 barreras entre entidades oficiales y ciudadanos han sido derribadas 

• Y más de 600 mejoras normativas, entre las que se cuentan normas obsoletas que fueron depuradas e intervenciones en normas de alto impacto. 

Para comprender mejor qué representan estas cifras en nuestro día a día, Lina Moncaleano, asesora de la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano de Función Pública, explica a continuación el significado de cada uno de estos términos: 

• Trámite: está definido como ese conjunto de pasos y requisitos que un ciudadano tiene que hacer frente a una entidad pública acceder a un derecho o cumplir con una obligación que está en la ley. La clave está y el reto está en que las entidades lo simplifiquen, que sea lo más sencillo posible. 

• Acción de racionalización: toda acción que la entidad genere para simplificar un trámite, siempre y cuando genere un beneficio directo al ciudadano. 

• Barrera: todas estas situaciones que limitan el acceso de los ciudadanos o de los empresarios a su ejercicio de los derechos y al cumplimiento de una actividad. O sea, que le genera un obstáculo para el adecuado desarrollo de su actividad o de su acceso a derechos. 

• Norma de alto impacto: normas que limitan el acceso de los empresarios o de los ciudadanos a los derechos y que pueden llegar a ser obsoletas y requieren una actualización. 

• Mejora normativa: se puede definir como una política pública y busca usar herramientas y buenas prácticas regulatorias para que esas normas que se generen cumplan con parámetros de calidad técnica y jurídica y, al final, que sean simples, coherentes, que sean eficientes, que la norma sea tan clara y tan sencilla que no dé lugar a dobles interpretaciones, que no sea redundante con otras normas que ya existen o que no vaya en contravía de otras normas que ya existen. 

Juan Montes: Pero, puntualmente, ¿en qué consiste Estado Simple, Colombia Ágil? José Manuel Restrepo, ministro de Comercio, Industria y Turismo lo explica a continuación: 

José Manuel Restrepo: Tal vez lo primero es señalar que Estado Simple, Colombia Ágil ha sido una estrategia de gobierno desde el 8 de agosto de 2018, que ha buscado simplificar, racionalizar, eliminar o digitalizar trámites innecesarios y que logramos de hecho, ya la meta total de Gobierno Nacional, a tal punto que tuvimos que incrementar la meta para llegar a 4.000 trámites intervenidos. Pero, esta estrategia contempla varios caminos para promover esta simplificación, primero lograr difundir y acompañar técnicamente e incluso hasta financieramente a entidades territoriales o entidades del estado para que justamente apalanquen intervenciones de alto impacto. En segundo lugar, algo esencial que era trabajar de la mano de todos, lograr que está fuera una política de estado donde las entidades territoriales, nacionales... todas trabajaran en esta misma dirección, luego hemos logrado de la mano de la Función Pública integrar actores. En tercer lugar, con jornadas de socialización, dándole a conocer a los ciudadanos, a los empresarios las bondades de esta estrategia para hacer de Colombia un país más productivo y un país más competitivo. Tiene también dos elementos adicionales: mucho de acompañamiento técnico a esas autoridades correspondientes nacionales o territoriales, con quienes hacemos un diagnóstico e incluso levantamos el estado de los tramites, priorizamos cuales deben ser intervenidos y así definimos la manera adecuada de la intervención, y finalmente una gran dosis de virtualización, de digitalización, de inyectarle tecnología porque es allí donde encontramos que hay beneficios para el ciudadano y para el empresario. 

Juan Montes: ¿Y cómo se determina qué trámites deben racionalizarse? 

Lina Moncaleano: La idea es que anualmente todas las entidades públicas tienen que formular una estrategia de simplificación de trámites, un plan de racionalización de trámites. Esto está dado por diferentes normas. El estatuto anticorrupción establece esa elaboración del plan anual del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y allí uno de los componentes es el de trámites. ¿Qué esperamos desde Función Pública? Que las entidades, para ese ejercicio de planeación de cuáles son los trámites que vayan a simplificar, previo a ello hagan todo un ejercicio de diagnóstico para saber cuáles deberían ser precisamente esos trámites prioritarios para comenzar a simplificar.  

Entonces, parte de esa priorización y de ese diagnóstico, la idea es que se haga usando diferentes herramientas y diferentes fuentes. Una de ellas es que se realicen ejercicios de diálogo o ejercicios de consulta o de participación ciudadana, para que uno de los primeros insumos que tengan las entidades para saber qué trámites tienen que mejorar sea esa voz de la ciudadanía. Entonces, ahí vienen esa articulación entre la política de trámites y la política de participación ciudadana: ¿Cómo la entidad promueve ejercicios de participación ciudadana para conocer qué es lo que más le está doliendo al ciudadano y, a partir de ahí, tener eso como insumo de priorización? 

Lo que les decimos nosotros desde Función Pública es que pueden existir diferentes puntos para priorizas. Uno de ellos puede ser los trámites más demandados por los ciudadanos. Entonces, las entidades tienen unas estadísticas sobre cantidad de solicitudes para cada uno de los trámites, entonces que pudieran hacer un Pareto y ordenen de mayor a menor los trámites con mayor y menor demanda y se centren en aquellos que son más demandados. 

Otro criterio de priorización puede ser los trámites que hoy en día son más costosos para el ciudadano, que implica una mayor cantidad de requisitos, de interacciones entre el ciudadano y la entidad. Aquel que implique un mayor costo de transacción es el que la entidad debería priorizar para revisar cómo puede simplificar el proceso. También aquel trámite que internamente le cuesta mucho más a la entidad.  

Otro criterio que también promovemos mucho son los trámites que apoyen la implementación del Acuerdo de Paz; sin embargo, cada entidad, internamente, puede tener criterios adicionales para saber qué es más complejo y qué no. Digamos: planes relacionados con el Plan Nacional de Desarrollo (PND). Puede que el PND en cada cuatrienio establezca prioridades diferentes y las entidades tengan compromisos específicos en el cumplimiento de ese plan y tengan que priorizar planes que lo faciliten o también hay muchos documentos Conpes que establecen compromisos con las entidades respecto a temas y las entidades, en ese caso, deberían usar esas líneas de política del documento Conpes como criterios para priorización.  

Y, en materia de Sistema de Administración del Territorio qué trámites están relacionados con estos temas de catastro, acceso a la propiedad, de que el ordenamiento social del territorio esté adecuado y se priorice esta forma.  

Estás esos tres grandes que son: Plan Nacional de Desarrollo, documentos Conpes y leyes que pueden generar alertas para que las entidades incluyan en su priorización. Y criterios adicionales que la entidad considere que son importantes. 

Juan Montes: Además, existen distintos tipos de acciones de racionalización. 

Lina Moncaleano: Hay tres formas en las cuales las entidades pueden mejorar un trámite:  

• Acciones de racionalización administrativa 

• Acciones de racionalización normativas 

• Acciones de racionalización tecnológicas 

Si bien, un año después de que se dispusieran protocolos de distanciamiento social como medida ante la pandemia del Covid-19, la digitalización de procesos, se ha normalizado en varios aspectos: desde el trabajo en casa, hasta citas médicas por videollamada, por mencionar solo un par de ejemplos, los logros en materia de racionalización de trámites por parte de las entidades públicas corresponden a un trabajo que tiene un origen previo a esta coyuntura global. 

Elizabeth Blandón: La pandemia dinamizó, aceleró... pero el proceso de transformación ya venía... solo hizo eso, acelerarlo, ponerle un ritmo necesario al que teníamos que llegar, mejor dicho, nos hizo poner al día, pero ya venía, la transformación digital viene desde hace mucho rato y esos marcos regulatorios han estado establecidos a través del Gobierno Nacional desde hace mucho rato, antes de 2008. O sea, siempre hemos estado listos, hemos estado avanzando y hemos estado prestos a estos procesos de transformación y cambio. 

Juan Montes:  Ella es Elizabeth Blandón, directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA 

Esta entidad, así como otras ocho, fue reconocida el pasado 2 de marzo durante un evento llevado a cabo de manera conjunta por el Ministerio de Comercio y Función Pública, en el que se hizo un balance de Estado Simple, Colombia Ágil. 

En el caso puntual del SENA, gracias a la simplificación de trámites se generó un total de $12.238 millones en ahorros a los ciudadanos, la mayor cifra reportada por una entidad del orden nacional. 

Vale la pena recordar que la racionalización de trámites es una de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Y que, además, es un lineamiento del Gobierno Nacional. 

Fernando Velásquez: Para el año 2020 lo que también se tuvo en cuenta fue el Decreto 2106 [Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública] Ahí encontramos algunos trámites que de acuerdo a esas directrices de gobierno se deberían racionalizar. 

Juan Montes: Lo comenta, Fernando Velásquez, coordinador del grupo para la transparencia y anticorrupción de la oficina asesora de planeación de la Superintendencia Financiera de Colombia, entidad del orden nacional que durante el evento del 2 de marzo fue destacada por presentar la mayor cantidad de acciones de racionalización de trámites relacionadas con notificación electrónica, envío de documentos o respuestas por medios electrónicos. 

Y, desde la Alcaldía de Dosquebradas, que fue reconocida como entidad del orden municipal con mayores ahorros generados a los ciudadanos, la secretaria de Planeación, Sandra Lucía Ospina aborda otro aspecto fundamental y previo a la simplificación de trámites. 

Sandra Lucía Ospina: Básicamente reducir trámites en los procesos, para nosotros implica un cambio cultural, y ese cambio de cultura organizacional aplicada apropiadamente implica asegurar que las instituciones permanezcan comprometidas en reducir las barreras regulatorias. No es solo el talento humano, es el uso adecuado de las herramientas tecnológicas que tengamos, de esa buena comunicación, de ese fortalecimiento en las capacidades humanas a través de capacitaciones, de asistencia técnica, de ayudarle al otro a construir ciudad, de ayudarle al otro a pensar en la administración pública, en lo que es ser servidor público que nos debemos hacia un ciudadano y generar esa cultura organizacional, que nosotros podamos tener como funcionarios públicos en nuestros puestos de trabajo a nuestros ciudadanos atendiéndolos, dándoles así pues el principio de administración pública que es la eficiencia en todos los sentidos. 

Y esto, es algo en lo que coincide Elizabeth. 

Elizabeth Blandón: La renovación cultural ha sido una de las grandes lecciones aprendidas como buena práctica, porque se han vuelto el soporte de cualquier proceso de gestión de cambio institucional, la renovación cultural es fundamental, es soporte de cualquier proceso de gestión del cambio de cualquier proceso transformador de cualquier nuevo ejercicio de innovación dentro de la entidad, se vuelve fundamental. 

Y, además, existe un elemento básico en toda estrategia de racionalización: 

Tecnologías de la Información. 

José Manuel Restrepo: Entendemos que los procedimientos virtuales traen muchos beneficios, reducen los costos al ciudadano y al empresario, son más ágiles, esto también implica costos de transacción y de tiempo para el ciudadano o para el empresario y, además, reducen los riesgos de corrupción. 

Lina Moncaleano: El tema del uso de los medios tecnológicos: hay unas disposiciones normativas que obligan a las entidades a implementar sistemas de interoperabilidad entre ellas para que el ciudadano deje de ser el mensajero del Estado y entre entidades sea donde se comparte la información. Ahí hay una cosa que se llama Servicios Ciudadanos Digitales, que son interoperabilidad entre entidades públicas, autenticación digital y carpeta ciudadana. 

Juan Montes: Más allá de lo que ocurra dentro de las entidades, el beneficio de esta simplificación recae en la ciudadanía. Estos son algunos de ejemplos. 

Elizabeth Blandón: Y uno de los principales beneficios es que se evite ese desplazamiento, cuando tú evitas el desplazamiento generas muchas cosas, pero hay dos en particular; una es el ahorro, que tiene el ciudadano frente a temas de transporte, pero también ahorro de tiempo. El ciudadano ahorita valora muchísimo poder realizar un trámite a través de una herramienta que le facilite la vida y sobre todo que sea intuitivo y que sea súper sencillo de manejar. 

Fernando Velásquez: Prácticamente se hicieron 34 trámites que pasaron de la semi presencialidad a una forma totalmente electrónica.  

Sandra Lucía Ospina: Para los ciudadanos es mejorar su calidad de vida, ya que solicitan y obtienen un trámite por correo electrónico, les genera grandes beneficios y en su defecto realizar el trámite y obtener respuesta de forma de inmediata, nosotros tenemos algunos trámites que se venían demorando 15 días y hoy en media hora obtienen el producto final de esa solicitud que se esté adelantando. 

Elizabeth Blandón: En este momento nosotros tenemos más de 754.000 ciudadanos que se han beneficiado y que han podido realizar esa consulta, por ejemplo, estos documentos académicos, todos están en la página web, ellos pueden reexpedir, de hecho, en este momento los certificados, los títulos, las actas. 

Fernando Velásquez: El impacto para nuestros grupos de valor, es que ya no tenían que desplazarse directamente a ‘la Súper’ o las oficinas de la entidad a radicar la documentación, y pues obviamente ya no tenían que tampoco utilizar papel ni imprimir y ahí pues vemos una reducción de gastos tanto en el consumo de papel, tanto en desplazamientos a la entidad, porque esos son gastos, son costos, hay empresas vigiladas que son parte de nuestros grupos de valor, empresas vigiladas que obviamente pagan unos costos por desplazamiento de los mensajeros o de las personas que utilizan para hacer la radicación de los documentos, entonces pues obviamente allí va a haber una reducción de esos gastos. 

Sandra Lucía Ospina: El certificado de estratificación y de nomenclatura, que también se estaban manejando 15 días para la solicitud de trámites, hoy de forma casi que inmediata lo tenemos establecido ocho días, pero hoy la realidad es que en dos días máximo se les está entregando y cumpliendo. 

Elizabeth Blandón: En este momento más de 7.000 empresas con cuota regulada pueden mostrar las novedades en su planta de personal en tiempo real, de forma virtual. 

Fernando Velásquez: En ‘la Súper’ ya no vamos a tener tanto papel y tanta documentación que a veces se vuelve engorrosa porque una vez que es recibida y radicada se vuelve documento de archivo y hay que organizarla en carpetas, en cajas y eso ocupa gran espacio físico. 

Juan Montes: Después de estos dos años es importante destacar los logros, pero también vale la pena repasar algunas de las dificultades que pueden llegar a presentarse durante un proceso de racionalización de trámites. Volvemos con el ministro. 

José Manuel Restrepo: Hay muchas dificultades que uno puede identificar, pero quiero destacar algunas, las más importantes; la primera es que muchas veces se eliminan los trámites y las propias entidades después crean nuevos trámites y de eso no se trata, luego, esto lo que significa es que hay que ser muy juicioso en primero identificar cuáles son los procedimientos o las trabas con que se cuentan, pero simultáneamente también tener unos instrumentos diagnóstico que permitan hallar la viabilidad en nuevos trámites o la ineficiencia de esos nuevos trámites, así buscaríamos evitar nuevos procesos o tramites que, al contrario, entorpezcan la vía del ciudadano o empresario.  

Lo segundo es muy importante, es entender que los trámites se dan en un contexto, un contexto sociológico, un contexto cultural, esto significa o esto tiene que ver con la forma como unos perciben el trámite versus la forma como en realidad se adelante, y esto lo que significa es que es muy importante que en la eliminación de los trámites tengamos en consideración lo que el usuario necesite, también entender el punto débil, el punto que se le hace más difícil en el procedimiento a ese usuario y allí si intervenir en la simplificación. 

Y lo tercero es avanzar en estandarizar procesos, yo creo que eso es muy importante, un ejemplo, los permisos de construcción, se entiende perfectamente la autonomía territorial, pero debe haber una cierta armonía y una cierta claridad, entonces no tiene sentido que ese proceso sea uno en un municipio y uno totalmente distinto en otro, generándole una complicación adicional al sector empresarial. 

Juan Montes: ¿Y qué tipo de acompañamiento pueden encontrar las entidades? 

José Manuel Restrepo: El primer acompañamiento es técnico y es desde las entidades coordinadoras, nosotros tenemos un equipo de gente experta, experta en estos temas de racionalización, de mejora, de depuración normativa, y ahí lo que podemos hacer es orientar a las entidades, creo que además logramos dar un elemento adicional y es acompañamiento a los empresarios de los gremios ante las dificultades que se presentan en materia de trámites. Nosotros hacemos un seguimiento y, de esa manera, tenemos más información que les sirve a las entidades correspondientes, y en algunos casos también avanzamos en socialización, un ejemplo es en la Alcaldía de Dosquebradas, con quien celebramos un convenio para aunar esfuerzos para incentivar y promover la puesta en marcha de una plataforma para la consulta y generación del concepto de uso de sueldo en ese territori. Generamos instrumentos de socialización para que el ciudadano incluso se vuelva protagonista en este proceso. 

Juan Montes: Y, ¿qué viene para Estado Simple, Colombia Ágil? 

José Manuel Restrepo: Nos habíamos propuesto llegar a cerca de 3.400 trámites intervenidos, lo logramos, en todo el gobierno. Vamos por 4.000, nos hemos puesto una meta más amplia pensando en competitividad de las regiones, pero también pensando en la reactivación económica porque esto también es un instrumento de competitividad y de reactivación. 

Todo ese tema de virtualización de procedimientos asociados a la cadena de trámites en la apertura de empresas, ahí tenemos una gran prioridad de actuación porque creemos que con eso Colombia puede ser más competitiva, también lo tenemos en como acelerar y virtualizar procedimientos en el sector de la construcción en varios entes territoriales, ese es otro camino esencial. 

Vamos a continuar también con los temas de radicación electrónica, expandiendo ese aplicativo a otras ciudades y creo que esperaremos que en el 2021 se implementen 18 oficinas de registro en esta materia. Y vamos a implementar cerca de cuatro mil verificaciones preliminares de informe de cumplimiento ambiental del ICA al año, creo que con estos son solamente algunos ejemplos de compromisos que tenemos para este año 2021, pero que van encaminados de nuevo a lograr que Colombia sea más competitivo, mejore además en la relación con los ciudadanos y con los empresarios y que le hagamos la vida fácil a ellos porque entre otras lo que queremos es que, por ejemplo, esos empresarios hagan negocios y no se dediquen a hacer filas. 

Juan Montes: Para conocer más sobre Estado Simple, Colombia Ágil, visita www.colombiaagil.gov.co 

Agradecemos al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, al SENA, a la Superintendencia Financiera y a la Alcaldía de Dosquebradas por participar en este episodio. 

Escríbenos a frecuenciapublica@funcionpublica.gov.co