Concepto 42241 de 2019 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 13 de febrero de 2019
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Funciones
Le corresponde al jefe de cada órgano, mediante resolución, determinar el responsable del manejo de la caja menor, la cuantía, la finalidad y la clase de gastos quese pueden realizar a través de la misma.
*20196000042241*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20196000042241
Fecha: 13-02-2019 03:26 pm
Bogotá D.C.,
REFERENCIA: ENTIDADES: Responsable de manejo y arqueo de Cajas Menores en una entidad de Servicios Públicos RADICACION: 2019-206-000709-2 del 10 de enero de 2019.
De manera atenta, me permito informarle que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, por lo tanto no somos competentes para pronunciarnos temas relacionados con manejo de cajas menores de las entidades públicas, no obstante lo anterior, es preciso informar lo siguiente:
Para la constitución y funcionamiento de la cajas menores de todos los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, dentro de los que encontramos a las entidades de servicios públicos, se tiene que el Decreto 1068 de 20151, en su título 5, establece los parámetros para la constitución de Cajas Menores, y el manejo de las mismas, de conformidad con lo indicado en el siguiente artículo:
“ARTÍCULO 2.8.5.2. Constitución. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.
Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
En los Ministerios, las cajas menores podrán ser constituidas mediante resolución expedida por cada Director General, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. En el Ministerio de Defensa Nacional las cajas menores podrán ser constituidas por el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de cada una de las Fuerzas y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras.
Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.”
De conformidad con lo indicado le corresponderá al jefe de cada órgano, mediante resolución determinar el responsable del manejo de la caja menor, la cuantía y la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar a través de la misma.
Sera responsabilidad de los ordenadores del gasto el buen y uso de las cajas menores y de dar cumplimiento a las normas que indican la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar a través de cajas menores. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.
De requerir mayor información, le sugerimos que acuda a la Dirección General de Presupuesto, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
JOSE FERNANDO CEBALLOS ARROYAVE
Asesor con funciones de la Dirección Jurídica
11602.8.4
R. González
NOTAS DE PIE DE PÁGINA
1. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda