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*20185000130131*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20185000130131

 

Fecha: 25/05/2018 03:50:46 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: Aclaración sobre lineamientos para formular el plan de acción agrupados los 12 planes relacionados con las políticas de gestión y desempeño institucional. Radicado No. 20189000118942 del 25 de abril de 2018 y el Radicado: 20182060125712 del 04 de mayo del 2018.

 

Respetada Doctora:

 

De acuerdo a su solicitud de la referencia me permito dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

Hemos leído con atención los decretos 611 y 612 del 4 de abril de 2018 y tenemos algunas inquietudes que consideramos sería importante aclarar con ustedes.

 

Según el Decreto 612, los doce (12) planes que deben ser incorporados al plan de acción tienen objetivos, alcances, metodologías, contenidos y formas muy diferentes. Mientras en el plan de acción se recogen todos los proyectos de inversión derivados de los programas y proyectos del plan de desarrollo 2016? 2019 para una determinada anualidad, en los otros doce planes se definen actividades a realizar en un año con relación al tema del que trata, bien sea seguridad de la información, compras, previsión de recursos humanos, incentivos institucionales, anticorrupción, riesgos de seguridad de la información, capacitación, seguridad y salud en el trabajo, entre otros.

 

La heterogeneidad de estos planes institucionales y estratégicos no permite que sea tan sencillo su integración con el plan de acción. Tampoco parece evidente la forma como se incorporarán en el plan de acción las estrategias y acciones a través de las cuales las entidades facilitarán y promoverán la participación de las personas en los asuntos de su competencia, en los términos establecidos en la ley 1757 de 2015, como se indica en el parágrafo 2 del Decreto No. 612 de 2018.

 

Tratando de obtener claridad sobre este asunto, el pasado 16 de abril realizamos una reunión con la doctora Johana Palacio del DAFP en la Gobernación de Antioquia, quien aclaró que no tiene conocimiento de la existencia de alguna herramienta para realizar la integración de estos planes, por lo cual cada entidad podría proceder a realizarla en la forma que lo considere pertinente. (Ver documento adjunto de acta de reunión y lista de asistencia). Tampoco pudo aclarar la doctora Palacio si se emitirá un decreto reglamentario para orientar a las entidades sobre la forma de proceder en este asunto.

 

Por lo anterior, muy comedidamente le solicito aclarar la forma (procedimiento, mecanismo, formato, metodología, etc) cómo se va a hacer la integración de los doce planes institucionales y de las estrategias de participación con el plan de acción de cada entidad, con el fin de poder cumplir el plazo de transición definido en el artículo 2 del mismo decreto (31 de julio de 2018).

 

RESPUESTA:

 

En primera instancia cabe señalar que el Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” determinó en cuanto al MECI y su evaluación lo siguiente:

 

ARTÍCULO 2.2.23.1 Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.

 

El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno -MECI

 

ARTÍCULO 2.2.23.2 Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación Y Gestión MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento Y aplicación para las entidades Y organismos a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993. (Subrayado fuera de texto)

 

PARÁGRAFO. La Función Pública, previa aprobación del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, podrá actualizar Y modificar los lineamientos para la implementación del MECI.

 

Como producto de lo anterior, se define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, el cual le permite a todas las entidades del estado, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción de los ciudadanos.

 

Ahora bien, sobre la alineación de la planeación institucional y la incorporación de los lineamientos de gestión y desempeño, me permito informarle que el Decreto 612 de 2018 “Por el cual se fijan directrices para a Integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”, busca unificar la fecha para que las entidades formulen y adopten como parte del plan de acción institucional los siguientes planes:

 

1.            Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR

 

2.            Plan Anual de Adquisiciones

 

3.            Plan Anual de Vacantes

 

4.            Plan de Previsión de Recursos Humanos

 

5.            Plan Estratégico de Talento Humano

 

6.            Plan Institucional de Capacitación

 

7.            Plan de Incentivos Institucionales

 

8.            Plan de trabajo anual en Seguridad y Salud en el Trabajo

 

9.            Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

 

10.         Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETI

 

11.         Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información

 

12.         Plan de Seguridad y Privacidad de la Información

 

Es importante señalar que el decreto no pretende agrupar instrumentos ni metodologías para la formulación de los diferentes planes, solamente unifica su fecha de presentación y su propósito es orientar a las entidades a que de manera articulada definan todo lo necesario para hacia la consecución de los objetivos y metas institucionales, de modo tal que los responsables puedan desagregar cada uno de los temas en rutas de acción detalladas, de forma articulada y orientada al direccionamiento estratégico de la entidad. Lo anterior con el propósito de mejorar el impacto que estos temas tienen en las entidades y que dejen de verse como operativos, sino que se eleve su importancia y se tomen las decisiones al más alto nivel de la entidad.

 

Para MIPG, el plan de acción recoge los requerimientos de todas las políticas, estrategias e iniciativas de gobierno, en materia de Gestión y desempeño Institucional sin desconocer que muchas de ellas poseen metodologías e instrumentos propios. Por lo tanto, a través de una planeación integral se busca orientar las capacidades de las entidades hacia el logro de los resultados y simplificar y racionalizar la gestión de las entidades en lo referente a la generación y presentación de planes, reportes e informes.

 

Así las cosas, el plan de acción integral que deberá publicarse a 31 de julio de 2018 y en adelante a 31 de enero de cada vigencia, contendrá las líneas estratégicas relacionadas con los 12 planes citados, lo que permitirá desarrollar las políticas de gestión y desempeño correspondientes de forma articulada y con una clara orientación hacia la consecución de las metas y objetivos institucionales, esencia del MIPG.

 

En consecuencia, a 31 de julio, atendiendo el artículo 2 del decreto al que nos hemos venido refiriendo, deberán publicar las líneas estratégicas de los 12 planes ya señalados, información a partir de la cual internamente cada líder podrá estructurar al detalle la desagregación de cada uno de estos planes, teniendo en cuenta el lineamiento estratégico definido, en cuanto a los tiempos para cada uno, es importante que revisen la normatividad y metodologías propias de cada uno, a fin de definir las fecha máximas para su definición y avanzar en su ejecución de forma articulada. En este punto es relevante señalar que el proceso de planeación es un ejercicio permanente y se aborda en el marco del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), lo que hace necesaria una visión sistémica de los temas, en el entendido que su ejecución es articulada y debe permitir a la entidad alcanzar su misión y objetivos institucionales.

 

En cuanto al formato, cada entidad acorde con sus características podrá definirlo, lo que es claro frente a esta publicación es que debe contener líneas estratégicas de cada uno y no necesariamente el nivel de detalle o desagregación, dado que como hemos expresado internamente cada líder tendrá la responsabilidad de desplegar sus actividades al detalle para su correspondiente ejecución y seguimiento.

 

Cabe señalar que la Ley 1474 de 2011, la cual define la publicación del Plan de Acción, en su artículo 74 establece lo siguiente:

 

ARTÍCULO 74. PLAN DE ACCIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. (Subrayado fuera de texto)

 

(…)

 

Acorde con lo anterior, es posible analizar que en la estructura para la publicación es viable incluir objetivos y metas institucionales, asociar en lo que corresponda los planes definidos en el decreto con estrategias, metas, responsables y presupuesto asignado, como elementos básicos a ser incluidos. En este caso, se debe reiterar que tales aspectos los debe definir su entidad, acorde con sus necesidades y complejidad.

 

Deben tener en cuenta que el seguimiento a las acciones es permanente por parte de cada líder y su equipo, y en el marco del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, establecido en el Decreto 1499 de 2017, se deben analizar sus avances, dificultades, a fin de tomar las decisiones correspondientes y generar las mejoras a que haya lugar.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente, 

 

MARIA DEL PILAR GARCIA GONZALEZ

 

Directora de Gestión y Desempeño Institucional

 

Jenny Mendoza/ Myriam Cubillos

 

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