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Radicado No.: 20174000089661

Fecha: 11/04/2017 05:14:19 p.m.

Bogotá D.C.,

Referencia: Orientación aplicación Decreto 415 de 2016

Radicado No. 20172060102132 - 10/04/2017

Me permito dar respuesta a la comunicación de la referencia, enviada a este Departamento Administrativo, en donde nos indica “... solicito el favor de brindarnos apoyo con las indicaciones o procedimientos necesarios para la creación de un nuevo cargo en la planta de personal de nuestra entidad. Estamos requiriendo con urgencia contar con el área de tecnologías y sistemas de información, tal como lo establece el Decreto 415 de 2016, con el fin de aprovechar todas las bondades que esta dependencia pueda brindar al cumplimiento de nuestra misión, planes y programas con el uso eficiente de las Tic´s.”

Cabe resaltar que el Decreto 415 de 2016 parte de la consideración de que actualmente las tecnologías de la información no generan el valor suficiente al desarrollo misional y estratégico de los diferentes sectores del Estado; la desarticulación en su gestión reduce la efectividad en la atención al ciudadano, toda vez que se utilizan prioritariamente como soporte y no como herramienta capaz de transformar la gestión pública.

Es en este contexto, el Decreto en mención imparte lineamientos sobre el rol que deben cumplir los responsables de las dependencias o instancias ejecutoras encargadas del accionar estratégico de las tecnologías y sistemas de la información.

Al respecto entonces surgen dos inquietudes de interés: ¿Qué implica lo anterior en términos de estructura organizacional de las entidades públicas del orden nacional y territorial? ¿Cómo impacta la denominación del empleo correspondiente?

En términos generales, lo que se pretende es que cada organismo o entidad pública, tanto del nivel nacional como territorial, adelante un ejercicio sobre lo considerado y paso seguido, revise cómo está su estructura interna y consecuente planta de personal. Resultado de esta revisión podrá ubicarse en alguno de los siguientes escenarios:

1. La entidad ya cuenta con una dependencia encargada de las tecnologías de la información y las comunicaciones. En este escenario, el área deberá estar adscrita al despacho del representante legal; y a su vez, el director, jefe de oficina, coordinador o funcionario líder del área, deberá hacer parte del comité directivo de la respectiva entidad. (Artículo 2.2.35.4). Así mismo, este líder estratégico deberá tener control pleno sobre el despliegue de los servicios tecnológicos.

En caso de que no exista dicha adscripción, se deberá adelantar la correspondiente modificación a la estructura en los términos del artículo 54 de la Ley 489 de 1998 y ajustar las funciones de la actual dependencia para que estén acordes con los objetivos señalados en el artículo 2.2.35.3. Así mismo, si ya existe el cargo de jefe de oficina o similar, no será necesario modificar la planta de personal para crear el empleo, sino modificar el manual de funciones para que estas estén acorde con las nuevas funciones de la oficina de TI.

En las entidades del Orden Nacional, este proceso debe contar con el concepto técnico favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública y la viabilidad presupuestal por parte del Ministerio de Hacienda aunque se haga a costo cero, pues implica modificar el decreto de estructura que va firmado por el Ministro o Jefe de Departamento Administrativo cabeza de sector, la Directora de Función Pública, el Ministro de Hacienda y el Presidente de la República.

2. Existe más de una dependencia interna que ejerce funciones relacionadas con las tecnologías de la información y las comunicaciones. En este caso, deberá hacerse una evaluación tendiente a mejorar el posicionamiento estratégico de las TIC en la entidad, analizando la conveniencia de reorganizar los roles y competencias de las dependencias, ya sea generando una sola o manteniendo responsabilidades distribuidas siempre y cuando se cuente con un esquema de gobierno de TI que garantice la articulación de las áreas.

3. No existe dependencia de TI pero la entidad está en capacidad de crearla. Al igual que en el escenario anterior, crear un área nueva implica modificar la estructura administrativa y en este sentido la entidad deberá adelantar una justificación técnica, en los términos del artículo 54 de la Ley 489 de 1998. Esta dependencia puede adquirir la connotación de Viceministerio, Gerencia, Oficina, Dirección o Subdirección, según sea la naturaleza jurídica y capacidad de cada entidad.

Si se crea una dependencia también será necesario crear el cargo de jefe de oficina de TI (o viceministro, gerente, director o subdirector, acorde con el nombre de la dependencia). En este sentido, la creación de empleos conlleva a una modificación de la planta de personal, la cual debe hacerse en los términos del artículo 46 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 228 del Decreto Ley 019 de 2012, y reglamentado en el Decreto 1083 de 2015 (Libro 2, Parte 2, TÍTULO12 REFORMAS DE LAS PLANTAS DE EMPLEOS).

Por lo anterior se deberá elaborar la respectiva justificación técnica que contenga al menos los siguientes elementos:

1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo.

2. Evaluación de la prestación de los servicios.

3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos. (Artículo 2.2.12.3 del Decreto 1083 de 2015)

En este escenario, la entidad del Orden Nacional deberá contar con una constancia emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en donde se indique que está atendiendo a las políticas de Austeridad en el Gasto adoptadas por el Gobierno Nacional, y que el estudio técnico mediante el cual modifica la planta de personal, contempla los lineamientos definidos en la Directiva Presidencial 01 de febrero 10/2016, entre los cuales se encuentra que las propuestas de reestructuración y modificación de las plantas de personal, se realizarán a costo cero (0) es decir, que no deben generar gastos de funcionamiento adicionales, incluyendo la totalidad de los costos directos e indirectos asociados a la nómina, es decir, la carga prestacional (costos pensionales) y el impacto de los gastos generales de la entidad.

4. En la entidad no se cuenta con una oficina de TI ni está en capacidad de crearla. El Decreto 415 de 2016 no menciona la obligatoriedad de establecer una dependencia que cumpla con esas funciones en la organización. Tanto así que su artículo 2.2.35.5 habla de un director, jefe de oficina o coordinador. En este sentido, las entidades que no tengan capacidad de crear la dependencia de TI, deberán garantizar que el proceso se cumpla con base en los objetivos del fortalecimiento institucional, por parte de un funcionario que puede ser del nivel directivo, asesor o profesional, vía modificación del manual de funciones (artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015).

Si la entidad opta por este tercer escenario, deberá identificar un cargo que esté adscrito al despacho del representante legal y modificar el perfil del empleo, adicionándole las funciones que le permitan a la entidad dar cumplimiento al Decreto 415 de 2016, y estableciendo los requisitos de estudio y experiencia acordes con la descripción funcional.

Para apoyar la labor, se sugiere consultar la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales, disponible en nuestra página web, www.funcionpublica.gov.co/guias, o en el siguiente link: Guía para Establecer o Modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales

Así las cosas, las consideraciones en materia de tamaño del área de tecnología, nivel y tipo de cargo deberían tener en cuenta los siguientes criterios:

- Complejidad de la organización: La entidad cuenta con un número importante de áreas y/o procesos que requieren soportarse en Tecnologías de la Información para el logro de los objetivos misionales de la entidad.

- Presupuesto: La entidad cuenta con una asignación presupuestal para temas relacionados con tecnologías de la información.

- Rol de la entidad: La entidad pertenece a los organismos cabeza de sector y por tanto debe ejercer el rol de “orientador” según artículo 2.2.35.5 del Decreto 415 de 2016.

En conclusión, sin importar la denominación dada a la dependencia encargada de llevar a cabo las funciones relacionadas con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se deberán ajustar las funciones de la misma, siempre y cuando estén acordes con los objetivos señalados en el artículo 2.2.35.3.

De otro lado, con el fin de implementar el Decreto 415 de 2016, de acuerdo con el escenario en el que se ubique la entidad, puede comunicarse con la Dirección de Estándares y Arquitectura de TI del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, al teléfono 3443460 extensión 2382, para recibir el acompañamiento técnico al respecto.

Finalmente, para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el vínculo “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por las Direcciones Técnicas de esta Entidad.

El anterior concepto se emite en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ALEJANDRO BECKER ROJAS

Director Desarrollo Organizacional

E. Torres C. / M. De Guzmán S.

400.4.9