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*20146000132901*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20146000132901

 

Fecha: 19/09/2014 03:38:28 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: VARIOS. ¿Cuál es la normativa jurídica que soporta la publicación de las hojas de vida de los contratistas y de los funcionarios en el SIGEP? Radicación No. 20142060123762 del 12 de agosto de 2014

 

En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta sobre la normatividad que obliga a completar la hoja de vida de los contratistas y funcionarios en el Ministerio de Vivienda, inquietud que entendemos va referida a la información que debe ser registrada en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, SIGEP, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

 

Sea lo primero precisar que el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP corresponde al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que tratan las Leyes 489 de 1998 y 909 de 2004, según se dispuso expresamente en el artículo 1º del Decreto 2842 de 2010, y está concebido como una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades públicas en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado, además de suministrar la información necesaria para la formulación de políticas de organización institucional y recursos humanos.

 

Por su parte, el Decreto 2842 del 5 de agosto de 2010 “Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP y se deroga el Decreto 1145 de 2004" estableció:

 

“ARTÍCULO 2°. Campo de aplicación. El presente Decreto se aplica a todos los organismos y las entidades del sector público de las ramas del poder público, organismos de control, organización electoral, organismos autónomos, las corporaciones de investigación científica, las corporaciones autónomas regionales, tanto de los órdenes nacional, departamental, distrital y municipal, el Banco de la República, la Comisión Nacional de Televisión, la Comisión Nacional del Servicio Civil y demás entidades u organismos que pertenezcan al sector público, independientemente del régimen jurídico que se les aplique.”

 

De acuerdo con lo anterior, se concluye que el Decreto 2842 del 5 de agosto de 2010 se aplica a todos los organismos y las entidades del Sector Público de las Ramas del Poder Público y a otros organismos como el Banco de la República, la Comisión Nacional de Televisión, la Comisión Nacional del Servicio Civil y demás entidades u organismos que pertenezcan al sector público, independientemente del régimen jurídico que se les aplique. Esta norma surte efectos a partir del 5 de agosto de 2010. En consecuencia aplica para los servidores y contratistas del Ministerio de Vivienda y Desarrollo Sostenible, entidad pública que hace parte de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

 

De otra parte, el citado Decreto señala:

 

“ARTÍCULO 6°. Subsistemas: El SIGEP está organizado en los siguientes subsistemas:

 

a) Subsistema de Organización Institucional: Este Subsistema está integrado por los módulos que permiten gestionar los datos que identifican y caracterizan las entidades y los organismos del Sector Público, así como las normas de creación, estructuras, planta de personal, sistemas de clasificación de empleos y el régimen salarial y prestacional.

 

b) Subsistema de Recursos Humanos: Este Subsistema contiene la información sobre los servidores públicos y contratistas que prestan servicios personales a las instituciones, desde su vinculación, permanencia y retiro, independiente de la fuente de financiación: presupuesto de inversión, de funcionamiento o aportes en virtud de los convenios suscritos con organismos internacionales.

 

c) Subsistema de Servicio al Cliente: Este Subsistema permite el registro y control de las solicitudes o peticiones y respuestas a la ciudadanía en materia de organización institucional y recursos humanos, igualmente, crea un espacio de interacción con las instituciones públicas, los servidores, los ciudadanos, el Departamento Administrativo de la Función Pública y el SIGEP.

 

La definición de los módulos que componen cada uno de los subsistemas del SIGEP, su alcance, funcionalidad y operación serán definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.”

 

ARTÍCULO 10 .Formato de hoja de vida. El formato único de hoja de vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector público, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

Están obligados a diligenciar el formato único de hoja de vida, con excepción de quienes ostenten la calidad de miembros de las Corporaciones Públicas:

1. Los empleados públicos que ocupen cargos de elección popular y que no pertenezcan a Corporaciones Públicas, de período fijo, de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión.

 

2. Los trabajadores oficiales.

 

3. Los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato.

 

ARTÍCULO 11. Diligenciamiento de las hojas de vida y declaración de bienes y rentas. Hasta tanto las instituciones públicas no se vinculen al SIGEP, de acuerdo con los términos que el Departamento Administrativo de la Función Pública establezca para el efecto, para el diligenciamiento del formato único de hoja de vida y el de la declaración de bienes y rentas se seguirá aplicando el procedimiento establecido. Será responsabilidad de cada servidor público o contratista registrar y actualizar la información en su hoja de vida y declaración de bienes y rentas, según corresponda. La información registrada y su actualización debe ser verificada por el jefe de recursos humanos o de contratos o quienes hagan sus veces. Cuando el Departamento Administrativo de la Función Pública migre del Sistema Único de Información de Personal (SUIP), las hojas de vida registradas, los servidores públicos y contratistas deberán actualizar la información, en los términos y condiciones que establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

Los servidores y contratistas que estén prestando sus servicios y cuyas hojas de vida no se encuentre registradas en el SUIP deberán diligenciar sus datos en el SIGEP, una vez la entidad se integre al Sistema.

 

La información de la hoja de vida y bienes y rentas gozará de reserva en los términos que establece la ley.

 

Como puede observarse, en el Subsistema de Recursos Humanos debe registrarse la información sobre los servidores públicos y contratistas que prestan servicios personales a las instituciones, desde su vinculación, permanencia y retiro, independiente de la fuente de financiación: presupuesto de inversión, de funcionamiento o aportes en virtud de los convenios suscritos con organismos internacionales, de acuerdo con las fases de despliegue del Sistema que fije este Departamento.

 

La anterior obligación fue reiterada mediante el Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración, en los siguientes términos:

 

“ARTÍCULO 227. Reportes al Sistema De Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP.

 

Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP-administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces.

 

Además, los servidores públicos deberán diligenciar la declaración de bienes y rentas de que trata el artículo 122 de la Constitución Política.

 

Por su parte la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones", con base en la cual las entidades invitan a actualizar la hoja de vida de los servidores y contratistas, contempla sobre la obligación de suministrar este tipo de información lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 3°. OTROS PRINCIPIOS DE LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

 

Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.

 

(…)

 

Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.”

 

Respecto del plazo de los seis (6) meses con el fin de cumplir con la publicación de la información de las hojas de vida, establece la citada ley:

 

“ARTÍCULO 12. ADOPCIÓN DE ESQUEMAS DE PUBLICACIÓN. Todo sujeto obligado deberá adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley. El esquema será difundido a través de su sitio Web, y en su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendo boletines, gacetas y carteleras. El esquema de publicación deberá establecer:

 

ARTÍCULO 33. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente ley rige a los seis (6) meses de la fecha de su promulgación para todos los sujetos obligados del orden nacional. Para los entes territoriales la ley entrará en vigencia un año después de su promulgación. La presente ley deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.”

 

La Ley 1712 de 2014, fue promulgada en el Diario Oficial No. 49.084 del 6 de marzo de 2014, en consecuencia, se tiene que para el 6 de septiembre de 2014, las entidades destinatarias ya contaran con la información de acceso a la ciudadanía a través de los canales autorizados.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento

 

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

JOSÉ FERNANDO CEBALLOS ARROYAVE

 

Director Jurídico (E)

 

RMM/JFCA

 

600.4.8.