DECRETO 998 DE 1997

(Abril 8)

Derogado por el art. 23, Decreto Nacional 1515 de 2013.

Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1985.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

En el ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del articulo 189 de la Constitución Política, y

CONSIDERANDO

Que el articulo 2 de la Ley 80 de 1980 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptua; fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva.

Que el articulo 8 del Decreto 1777 de 1990 establece las funciones de la Junta Directiva y su literal c) dispone: expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencia, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivistico a nivel Nacional.

Que en desarrollo de la facultad anterior, la Junta Directiva adopto y expidió el reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivistico del país, mediante Acuerdo 07 del 29 de Junio de 1994.

Que el artículo 2 del Decreto 1382 de 1995, ordeno a los secretarios generales de los organismos nacionales efectuar la transferencia de la documentación histórica al Archivo General de la Nación.

ARTICULO 1. De conformidad con lo señalado en el artículo 2 del Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artículos 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, deberá tranferirse al Archivo General de la Nación, bajo responsabilidad de los Secretarios Generales, toda la documentación de fondos acumulados existentes en los archivos históricos hasta el año 1970 en las entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, entendiéndose por tales: la Presidencia de la República, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias. Ver art. 2 Decreto Nacional 1382 de 1995

PARAGARAFO: El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de Seguridad, el Departamento Nacional de Estadística y el Departamento Administrativo de la Función Publica, por la naturaleza de la función que manejan y por estar regidos por normas especiales, solo estarán obligados a transferir la documentación de los fondos documentales existentes en sus archivos históricos que tengan cincuenta (50) o más años de antigüedad, previo acuerdo con el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 2. Los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos administrativos, transferirán la documentación histórica a su respectivo archivo creado en cada una de las entidades.

ARTICULO 3. La documentación producida por los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos administrativos, cuyo campo de acción sean los Departamentos o Municipios, transferirá la documentación histórica a sus respectivos archivos históricos creado en cada una de las entidades y en su defecto en custodia a los archivos del orden departamental o municipal con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histórico documental d la respectiva región.

ARTICULO 4. Los Organismos del orden Nacional de las ramas del poder publico Legislativa, Ejecutiva, Judicial y los organismos autónomos y de control transferirán la documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al Archivo General de la Nación, al archivo del orden departamental, municipal o Distrital, según el caso.

ARTICULO 5. Para la transferencia de la documentación histórica de los fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales del Sector Central de la Rama Ejecutiva al Archivo General de la Nación, deberá seguirse los siguientes lineamientos:

1. La Entidad que transfiere deberá elaborar en forma conjunta con el archivo General de la Nación, el plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por aquel.

2. La Entidad que transfiere deberá asignar a uno de sus funcionarios de planta para que actúe como coordinador de la transferencia y en la aplicación de los procesos técnicos de valoración, selección y eliminación. Como garantía de las condiciones optimas estos procesos se podrán ejecutar en las instalaciones del Archivo General de la Nación.

3. La documentación transferida solo se incorporara al acervo documental del Archivo General de la Nación cuando sobre la misma se agoten las etapas de valoración, selección, eliminación y organización. Como constancia de lo anterior se levantara un acta firmada por las entidades intervinientes y se elaborara un inventario definitivo donde se consigne el numero e identificación de carpetas, procedencia, asunto o contenido, fechas extremas y numero de folios.

ARTICULO 6. El presente decreto rige a partir de su publicación.