Que el literal a) del Articulo 3 del Decreto 1777 establece dentro de los objetivos del Archivo General de la Nación el de: Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la formulación de la política archivistica a nivel nacional.

Que el numeral c) del artículo 4 del Decreto 1777 establece dentro de las funciones del Archivo General de la Nación la de: seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo General de la Nación así como el que le confíe en custodia.

De conformidad con los anteriores objetivos y funciones del Archivo General de la Nación y teniendo en cuenta que en los fondos de los archivos se encuentra documentación de gran importancia para la investigación histórica y que en algunos casos tales documentos vienen acompañados de mapas, planos, dibujos e ilustraciones, que además del valor histórico, poseen un alto valor estético.

Que tales documentos gráficos en algunas ocasiones se encuentran en grandes formatos, lo origina muchos dobleces, circunstancia que atenta contra la adecuada conservación del documento, produciendo el deterioro a corto plazo de los mismos y ocasionando traumas a los demás.

ARTICULO 1. El material gráfico que se encuentra entre las unidades de conservación deben extraerse dejando en su lugar un testigo y llevarse aquella sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en distintos formatos.

PARAGRAFO. Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones, pictografias, prensa entre otros.

ARTICULO 2. El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el documento gráfico, debe indicar las características del mismo, nombre de la unidad archivistica a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor, numero del folio y señalar la referencia de su actual ubicación en la sección de gráficos.

ARTICULO 3. Cuando se requiera la reproducción por cualquier medio técnico o electrónico del documento que contenía originalmente algún material gráfico, debe traerse a la sección correspondiente dejando allí el respectivo testigo y una vez se haya efectuado este procedimiento, se debe devolver el documento a la sección de material gráfico.

ARTICULO 4. El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material gráfico que se encuentre en los archivos, bien sea que este mezclado con la documentación textual o que se halle de manera independiente.

ARTICULO 5. Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se encuentre en los protocolos notariales, siempre y cuando tenga una antigüedad de cincuenta a o más años.

ARTICULO 6. El presente acuerdo rige a partir de su publicación.