*20246000068561* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000068561 

Fecha: 21/02/2024 12:27:00 p.m. 

Bogotá  

 

Referencia: RESERVA LEGAL – HABEAS DATA. Radicación No.  20249000061382 del 22 de enero de 2024 

Acuso recibo de la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta, si es  procedente que la administración suministre información del personal que se encuentra en  carrera administrativo, provisional, libre nombramiento o remoción, para lo cual me  permito informarle: 

En relación con el derecho al acceso a la información la Constitución Política prevé en su  artículo 74, lo siguiente: 

“Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos  que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.” 

De otra parte, respecto del derecho a la intimidad y a la información, incluyendo la  protección de los datos personales, el estatuto superior señala: 

“Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen  nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,  actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en  archivos de entidades públicas y privadas. 

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías  consagradas en la Constitución.”

 

En el ámbito legal, se encuentran diferentes disposiciones relacionadas con el manejo de  la información y los datos personales; por ejemplo, Ley 1266 de 2008¹ en relación con el  habeas data señala;  

“Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: 

e) Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas  o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales  no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se  haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden  ser públicos, semiprivados o privados; 

f) Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución  Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley.  Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales  debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las  personas; 

g) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y  cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de  personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de  servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. 

h) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 

Artículo 4. Principios de la administración de datos. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la  presente ley, se tendrán en cuenta, de manera armónica e integral, los principios que a continuación  se establecen: 

(...) 

c) Principio de circulación restringida. La administración de datos personales se sujeta a los límites  que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la presente ley y de los  principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad  de la información y la finalidad del banco de datos.” 

Por su parte, la Ley 1437 de 2011², establece:  

“Artículo 24. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente  sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial: 

1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales. 
2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas. 
3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica. 

 

4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que  realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos  documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados  a partir de la realización de la respectiva operación. 
5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria  1266 de 2008. 
6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las  empresas públicas de servicios públicos. 
7. Los amparados por el secreto profesional. 
8. Los datos genéticos humanos. 

PARÁGRAFO. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los  numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o  por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información. 

En relación con la protección de datos personales, la Ley 1581 de 2012³, establece:  

“Artículo 4. Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y  aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (...) 

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso  e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa  autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; (...) 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se  derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la  Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el  Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros  medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable  para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la  presente ley; 

(...) 

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos  personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la  información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el  Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello  corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la  misma. 

(...) 

Artículo 5. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles  aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,  tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones  religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o  que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de  partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos  biométricos. 

 

Artículo 6. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto  cuando:  

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley  no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;  

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre  física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su  autorización;  

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías  por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya  finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus  miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos  eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;  

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa  de un derecho en un proceso judicial;  

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán  adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.” 

De otra parte, la Ley 1712 de 2014⁴ prevé:  

“Artículo 6. La información pública clasificada es aquella información que estando en poder o  custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal,18 pertenece al ámbito propio, particular y privado  o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o  exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos  particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley. 

Artículo 18. “Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda  aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera  motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos: 

a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de  servidor público, en concordancia con lo estipulado. 

b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad. 

c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales. 

PARÁGRAFO. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la  persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien  cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar  bajo el régimen de publicidad aplicable”. 

En cuanto a la información que se exceptúa del derecho a la información, por daño a los  intereses públicos, indica: 

Artículo 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos. Es toda aquella información  pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por  una norma legal o constitucional: 

a) La defensa y seguridad nacional; 

b) La seguridad pública; 

c) Las relaciones internacionales; 

d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no  se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso; e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales; 

f) La administración efectiva de la justicia; 

g) Los derechos de la infancia y la adolescencia; 

h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país; 

i) La salud pública. 

Parágrafo. Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que  formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos. 

Continúa, señalando la información clasificada y reservada: 

Artículo 20. Los sujetos obligados deberán mantener un índice actualizado de los actos, documentos  e informaciones calificados como clasificados o reservados, de conformidad a esta ley. El índice  incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal  calificación. 

Respecto a la protección de todas las bases de datos, serán aplicables los principios  instituidos en la citada ley para los documentos sujetos a reserva legal incluidos en las  hojas de vida, para lo cual debe tenerse en cuenta el principio de libertad desarrollado en  el artículo 4 de la Ley 1581 ibídem, que establece: “El Tratamiento sólo puede ejercerse  con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no  podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato  legal o judicial que releve el consentimiento.” (Subrayado nuestro). 

En este orden de ideas y respondiendo puntualmente su interrogante, no resultará viable  suministrar información relativa a datos sensibles entendiéndose por estos, aquellos que  afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales  como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las  convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,  de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que  garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos  relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, la única excepción frente a la  prohibición de suministrar datos sensibles de los servidores públicos es que exista una  orden judicial. 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del  sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos,  me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por  esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente, 

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyecto: Sandra Barriga Moreno  

Revisó: Maia Borja  

Aprobó: Dr. Armando López Cortes 

11.602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en  bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y  se dictan otras disposiciones 

2 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

3 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

4 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se  dictan otras disposiciones