*20246000014561* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000014561 

Fecha: 11/01/2024 04:07:03 p.m. 

Bogotá D.C. 

REFERENCIA. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. RAD. 20239001034722 del  22 de noviembre de 2023. 

Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública.  

En atención a la comunicación de la referencia mediante la cual consulta si un servidor  público de carrera administrativa que se encuentra encargado en un empleo, debe  renunciar a su encargo para poder acceder a otro encargo en un empleo diferente, me  permito dar respuesta en los siguientes términos: 

Es importante indicarle que, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016¹,  este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades  de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y  funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al  ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de  políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la  capacitación. 

En ese sentido, la resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad  empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y  documentada la situación particular de su personal. 

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la  interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde  la valoración de los casos particulares. 

No obstante, a manera de orientación, se le indicará la normativa aplicable a su inquietud  con el objeto que el consultante adopte las decisiones respectivas sobre el tema. 

El artículo 24 de la Ley 909 de 2004², modificado por el artículo 1 de la Ley 1960 de  2019³, establece: 

“(...) ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera  administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos  para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados  disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente. 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en  quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad  con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo  deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley. 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de  la planta de personal de la entidad. 

(...)” 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3)  meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. 

(...)” 

Realizada la anterior exposición normativa, es necesario considerar que los empleados de  carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos  para su ejercicio contenidos en el manual específico de funciones y de competencias  laborales que tenga adoptado la entidad, poseen las aptitudes y habilidades para su  desempeño, su última evaluación del desempeño sea sobresaliente, no hayan sido  sancionados disciplinariamente en el año anterior y se encuentren desempeñando el  empleo inmediatamente inferior al que se va a proveer, igualmente en el evento en que no  haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en  quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al  satisfactorio. 

Así mismo, en el evento que no existan dentro de la planta de personal empleados de  carrera que puedan ser encargados por no reunir los requisitos, será procedente efectuar  nombramientos provisionales, de manera excepcional. 

Por su parte, respecto a la figura del encargo, es importante señalar que la Corte  Constitucional, mediante sentencia C-428 de 1997, Magistrados Ponentes: Dres. José  Gregorio Hernández Galindo, Alejandro Martínez Caballero y Vladimiro Naranjo Mesa,  señaló lo siguiente: 

“(...) El encargo temporal, es entonces una situación administrativa de creación legal que le permite al Estado  sortear las dificultades que puedan presentarse en los casos de ausencia temporal o definitiva de un empleado  cuya labor es indispensable para la atención de los servicios a su cargo. Se trata realmente, de una medida de  carácter excepcional que igualmente enfrenta situaciones excepcionales o de urgencia y que se cumple en lapsos  cortos. Ella encuentra fundamento en el inciso 2o. del artículo 123 de la Carta Política, que dice: "los servidores  públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la  Constitución, la ley y el reglamento. 

Con fundamento en lo expuesto, transcurridos los tres meses que dispone la Ley para efectos del encargo en un  empleo de libre nombramiento y remoción, éste debe proveerse en forma definitiva. Igualmente, para que la  entidad pueda efectuar el pago de la diferencia salarial al empleado encargado, es necesario que la remuneración  no la esté percibiendo su titular, que exista la respectiva disponibilidad presupuestal, y que los pagos se realicen  mediante rubros separados, en razón a que de lo contrario podría constituirse en pago de doble asignación. 

(...)” (Subrayado fuera de texto) 

Por otro lado, el Decreto 1083 de 2015⁴, señala: 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las  funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o  definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. 

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni  afecta los derechos de carrera del empleado. 

ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren  vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la  modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera. 

ARTÍCULO 2.2.5.5.43 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. Los empleos de libre  nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de  empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su  desempeño. 

En caso de vacancia temporal, el encargo se efectuará durante el término de ésta. 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el  empleo deberá ser provisto en forma definitiva.” 

De otra parte, la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC y el Departamento  Administrativo de la Función Pública DAFP, expidieron la Circular Conjunta 117 del 29 de  junio de 2019, que con relación al tema planteado precisa lo siguiente: 

“Titulares del derecho de encargo: el encargo deberá recaer en el servidor de carrera administrativa que se  encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior, siempre que cumpla con los requisitos para su  ejercicio, posean las aptitudes y habilidades para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente  en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. 

En tal orden, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus veces con el fin de garantizar  el reconocimiento del derecho preferencial de encargo, deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta  de empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica el servidor de carrera que  desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquel que será provisto transitoriamente y que acredite los  requisitos definidos en el Artículo 24 de la Ley 909 de 2004; en ausencia de servidor con evaluación en el nivel  sobresaliente, el derecho se predica respecto del servidor que en el mismo nivel cumpla con los demás  requisitos y cuente con calificación satisfactoria. Este procedimiento deberá realizarse sucesivamente  descendiendo en la planta y en caso de no encontrar un servidor que cumpla con los requisitos ya citados  procederá el nombramiento provisional” (Destacado nuestro) 

Conforme lo señalan las disposiciones normativas citadas, mientras se surte el proceso  de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados con derechos  de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si se encuentran en el  empleo inmediatamente inferior dentro del mismo nivel jerárquico, acreditan los requisitos  para su ejercicio contenidos en el manual de funciones específicas y de competencias  laborales que tenga adoptado la entidad, poseen las aptitudes y habilidades para su  desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última  evaluación del desempeño sea sobresaliente. También señala la ley que, si no hay  empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes  tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio,  de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. 

En consecuencia, resulta procedente que el empleado encargado pueda ser objeto de un  nuevo encargo, pero para ello, y en cumplimiento de la norma precitada, se ha de  entender como empleo inmediatamente inferior del mismo nivel jerárquico, el cargo del  cual es titular de derechos de carrera administrativa y no de aquel que está ocupando en  encargo. En este sentido y dando respuesta a su consulta, se considera que no es  necesario presentar renuncia al encargo que ostenta actualmente para postularse a un  nuevo encargo. 

Po consiguiente, corresponderá a la entidad respectiva la selección del aspirante que  ocupará el empleo vacante, para lo cual debe verificar que quien será encargado cumple  con el perfil y los requisitos exigidos para su desempeño, de conformidad con lo  establecido en el numeral 1 del artículo 2.2.5.1.4 del Decreto 1083 de 2015. 

Me permito indicarle que, para mayor información relacionada con los temas de este  Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web  www.funcionpublica.gov.co/eva  en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre  otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico  

Proyectó: Sonia Estefanía Caballero Sua

Revisó: Armando López Cortés 

Aprobó: Armando López Cortés

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

2 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. 

3 Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones.

4 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.