*20246000144981* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000144981 

Fecha: 07/03/2024 08:53:47 p.m. 

Bogotá D.C. 

 

REFERENCIA. EMPLEO. Provisión. RAD. 20249000150742 del 17 de febrero de  2024. 

Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública.  

En atención a la comunicación de la referencia mediante la cual consulta si es viable  utilizar la lista de elegibles vigente de la personería municipal para proveer una vacancia  de la alcaldía municipal, me permito dar respuesta en los siguientes términos: 

Inicialmente es imperante manifestar que de conformidad con lo establecido en el  Decreto 430 de 2016¹ este Departamento Administrativo tiene como objeto el  fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y  organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

Por lo anterior, no es de nuestra competencia intervenir en situaciones particulares de las  entidades, actuar como ente de control o de investigación, como tampoco inmiscuirnos en  asuntos internos de la entidad como lo es la provisión de los empleos y los trámites que  deben adelantarse para tal efecto; no obstante, de manera general sobre el tema objeto  de consulta es preciso referir: 

Orden para la provisión definitiva de los empleos de carrera: 

El Decreto 1083 de 2015² en el Artículo 2.2.5.3.2, en relación con la provisión de los  cargos de carrera dispone: 

 

“ARTÍCULO 2.2.5.3.2 Orden para la provisión definitiva de los empleos de carrera. La provisión definitiva de  los empleos de carrera se efectuará teniendo en cuenta el siguiente orden: 

1. Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial. 
2. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de la Ley 387 de 1997, una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 
3. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente Decreto y de acuerdo con lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 
4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para la respectiva entidad. 

Si agotadas las anteriores opciones no fuere posible la provisión del empleo deberá adelantarse proceso de  selección específico para la respectiva entidad. 

PARÁGRAFO 1. Una vez provistos en período de prueba los empleos convocados a concurso con las listas de  elegibles elaboradas como resultado de los procesos de selección, tales listas, durante su vigencia, sólo podrán  ser utilizadas para proveer de manera específica las vacancias definitivas que se generen en los mismos empleos  inicialmente provistos, con ocasión de la configuración para su titular de alguna de las causales de retiro del  servicio consagradas en el Artículo 41 de la Ley 909 de 2004. 

PARÁGRAFO 2. Cuando la lista de elegibles elaborada como resultado de un proceso de selección esté  conformada por un número menor de aspirantes al de empleos ofertados a proveer, la administración, antes de  efectuar los respectivos nombramientos en período de prueba y retirar del servicio a los provisionales, deberá  tener en cuenta el siguiente orden de protección generado por: 

1. Enfermedad catastrófica o algún tipo de discapacidad. 
2. Acreditar la condición de padre o madre cabeza de familia en los términos señalados en las normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia. 
3. Ostentar la condición de prepensionados en los términos señalados en las normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia. 
4. Tener la condición de empleado amparado con fuero sindical.”

Así las cosas, si un empleo de carrera administrativa está en vacancia definitiva, le  corresponde a la entidad empleadora verificar los mecanismos de provisión definitiva  señalados en la disposición transcrita y proveer el respectivo empleo en el orden  correspondiente. 

Uso de las listas de elegibles:

 

Sobre las listas de elegibles, la Ley 909 de 2004³, establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 31. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN O CONCURSO. El proceso de selección comprende: 

1. Convocatoria. La convocatoria, que deberá ser suscrita por la Comisión Nacional del Servicio Civil, el Jefe de la entidad u organismo, es norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración, como a las entidades contratadas para la realización del concurso y a los participantes. 

(...) 

4. Listas de elegibles. Con los resultados de las pruebas la Comisión Nacional del Servicio Civil o la entidad contratada, por delegación de aquella, elaborará en estricto orden de mérito la lista de elegibles que tendrá una vigencia de dos (2) años. Con esta y en estricto orden de mérito se cubrirán las vacantes para las cuales se  efectuó el concurso. 

(...)” (Subrayado fuera de texto) 

Por su parte, la Ley 1960 de 2019⁴, consagra: 

“ARTÍCULO 6. El numeral 4 del Artículo 31 de la Ley 909 de 2004, quedará así: 

“ARTÍCULO 31. El proceso de selección comprende: 

1. Convocatoria. La convocatoria, que deberá ser suscrita por la Comisión Nacional del Servicio Civil, el Jefe de la entidad u organismo, es norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración, como a las entidades contratadas para la realización del concurso y a los participantes. 

2 (...) 

3 (...) 

4 Con los resultados de las pruebas la Comisión Nacional del Servicio Civil o la entidad contratada por delegación  de aquella elaborará en estricto orden de mérito la lista de elegibles que tendrá una vigencia de dos (2) años. Con  esta y en estricto orden de méritos se cubrirán las vacantes para las cuales se efectuó el concurso y las vacantes  definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con posterioridad a la convocatoria de concurso en  la misma Entidad.” 

“ARTÍCULO 7. La presente Ley rige a partir de su publicación, modifica en lo pertinente la Ley 909 de 2004 y el  Decreto-Ley 1567 de 1998, y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.” (Subrayado y negrilla fuera  de texto) 

Conforme a lo señalado en el numeral 4 del Artículo 31 de la Ley 909 de 2004, la lista de  elegibles únicamente se puede utilizar en estricto orden de mérito para proveer las  vacantes para las cuales se efectuó el concurso de mérito. Esta disposición aplica a  los concursos iniciados bajo su vigencia. 

 

Con la modificación que el Artículo 6 de la Ley 1960 de 2004, la lista de elegibles obtenida  en un concurso de mérito, se podrá utilizar en estricto orden de mérito para proveer las  vacantes para las cuales se efectuó el concurso de mérito y las demás vacantes  definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con posterioridad a la  convocatoria del concurso en la misma entidad, siempre y cuando la convocatoria se  inicie en vigencia de la Ley 1960 de 2019. 

No obstante, lo anterior, en relación con el tema objeto de consulta, es imperante referir  que mediante escrito del 16 de enero de 2020 el Presidente de la Comisión Nacional del  Servicio Civil, modificó el inciso primero de la página 3 del criterio unificado denominado  “Uso de listas de elegibles en el contexto de la Ley 1960 de 27 de junio de 2019”,  precisando lo siguiente: 

“las listas de elegibles conformadas por la CNSC y aquellas que sean expedidas el marco de los procesos de  selección aprobados con anterioridad al 27 de junio de 2019, deberán usarse durante su vigencia para proveer las  vacantes de los empleos que integraron la Oferta Pública de Empleos de Carrera –OPEC– de la respectiva  convocatoria y para cubrir nuevas vacantes que se generen con posterioridad y que correspondan a los "mismos  empleos", entiéndase con igual denominación código, grado, asignación básica mensual, propósitos,  funciones, ubicación geográfica y mismo grupo de aspirantes; criterios con los que en el proceso de  selección se identifica el empleo con un número de OPEC.” 

De acuerdo con el pronunciamiento de la CNSC, en adelante las listas de elegibles  conformadas en el marco de los procesos de selección aprobados con anterioridad al 27  de junio de 2019, deberán usarse durante su vigencia para proveer las vacantes de los  empleos que integraron la Oferta Pública de Empleos de Carrera –OPEC– de la  respectiva convocatoria y para cubrir nuevas vacantes que se generen con posterioridad y  que correspondan a los mismos empleos en la misma entidad. 

Finalmente, es importante anotar que, en último pronunciamiento de la Comisión Nacional  del Servicio Civil5, se anotó: 

“¿Cómo se hace uso de las Listas de Elegibles? 

Las Listas de Elegibles se pueden usar para los casos en que haya un mismo empleo o empleos equivalentes en  una vacante y en estos casos, es importante tener presentes los lineamientos impartidos a través de los criterios  unificados de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así: 

Mismo empleo: 

En cuanto al uso de las listas de elegibles de nuevas vacantes correspondientes al “mismo empleo” se debe  tener en cuenta que, el Criterio Unificado del 16 de enero de 2020 señala que “las listas de elegibles conformadas  por la CNSC y aquellas que sean expedidas en el marco de los procesos de selección aprobados con anterioridad  al 27 de junio de 2019, deberán usarse durante su vigencia para proveer las vacantes de los empleos que  integraron la oferta pública de empleos de carrera -OPEC- de la respectiva convocatoria y para cubrir nuevas  vacantes que se generen con posterioridad y que correspondan a los “mismos empleos”. 

Se define mismo empleo como aquel con igual denominación, código, grado, asignación básica mensual,  propósito, funciones, mismos requisitos de estudio y experiencia reportados en la Oferta Pública de Empleo de  Carrera OPEC, ubicación geográfica y mismo grupo de aspirantes; criterios con los que en el proceso de  selección se identifica el empleo con un número de OPEC. 

En caso de existir vacantes correspondientes a los “mismos empleos” ofertados, es deber de las  entidades hacer el reporte a través del portal SIMO 4.0. 

Empleo equivalente: 

Con relación al uso de las listas para empleos equivalentes, la Comisión Nacional del Servicio Civil emitió el  Criterio Unificado “Uso de listas de elegibles para empleos equivalentes” del 22 de septiembre de 2020 el cual  define a los empleos equivalentes “como aquellos que pertenezcan al mismo nivel jerárquico, tengan grado  salarial igual, posean el mismo requisito de experiencia, sean iguales o similares en cuanto al propósito principal o  funciones, requisitos de estudios y competencias comportamentales y mismo grupo de referencia de los empleos  de las listas de elegibles.” 

En ese sentido, se reitera que para la provisión definitiva de empleos equivalentes únicamente aplicarán aquellas  listas de elegibles conformadas en el marco de los procesos de selección aprobados con posterioridad al 27 de  junio de 2019. 

En caso de que las entidades cuenten con vacantes que sean equivalentes a los empleos ofertados y que su  proceso de selección haya sido aprobado con posterioridad al 27 de junio de 2019, deberán solicitar autorización  de uso de las listas a la CNSC, a través de la Ventanilla Única en www.cnsc.gov.co, para que se emita un  concepto técnico respecto a la viabilidad sobre el uso. 

Para autorizar el uso de las listas de elegibles, es deber de la entidad reportar correctamente y radicar todos los  Actos Administrativos emitidos en lo relativo a la provisión de las vacantes ofertadas, conforme a las directrices  impartidas en la Circular Externa 008 de 2021. Una vez las novedades contenidas en los documentos registrados  sean aprobadas por parte de la CNSC, el sistema habilitará al siguiente elegible en posición meritoria para que el  Jefe de la Unidad de Personal, o quien haga sus veces, realice el correspondiente trámite de nombramiento en  periodo de prueba y demás orientados a la provisión definitiva. 

Vale la pena indicar que las entidades habrán de ajustarse a lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, Decreto 1083 de  2015, Acuerdo 0165 de 2020 modificado por el Acuerdo 013 de 2021 y demás criterios y circulares emitidas  relacionadas con el uso de las listas de elegibles” 

Así las cosas, esta Dirección Jurídica concluye: 

1. Para la provisión de una vacancia definitiva de un cargo de carrera administrativa, la entidad deberá acatar y respetar el orden de provisión contemplado en el Artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015. 
2. Con la modificación que el Artículo 6 de la Ley 1960 de 2004, la lista de elegibles obtenida en un concurso de mérito, se podrá utilizar en estricto orden de mérito para proveer las vacantes para las cuales se efectuó el concurso de mérito y las demás  vacantes definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con  posterioridad a la convocatoria del concurso en la misma entidad, siempre y cuando la  Convocatoria se inicie en vigencia de la Ley 1960 de 2019.

 

3. De acuerdo con el pronunciamiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, efectuado a partir de enero de 2020, las listas de elegibles conformadas en el marco de los procesos de selección aprobados con anterioridad al 27 de junio de 2019, deberán  usarse durante su vigencia para proveer las vacantes de los empleos que integraron la  Oferta Pública de Empleos de Carrera –OPEC– de la respectiva convocatoria y para  cubrir nuevas vacantes que se generen con posterioridad y que correspondan a los  mismos empleos. 
4. Con relación al uso de las listas para empleos equivalentes, la Comisión Nacional del Servicio Civil emitió el Criterio Unificado “Uso de listas de elegibles para empleos equivalentes” del 22 de septiembre de 2020 el cual define a los empleos equivalentes  “como aquellos que pertenezcan al mismo nivel jerárquico, tengan grado salarial igual,  posean el mismo requisito de experiencia, sean iguales o similares en cuanto al propósito  principal o funciones, requisitos de estudio y competencias compartamentales y mismo  grupo de referencia de los empleos de las listas de elegibles” 

En ese sentido, se reitera que para la provisión definitiva de empleos equivalentes  únicamente aplicarán aquellas listas de elegibles conformadas en el marco de los  procesos de selección aprobados con posterioridad al 27 de junio de 2019. 

En caso de que las entidades cuenten con vacantes que sean equivalentes a los empleos  ofertados y que su proceso de selección haya sido aprobado con posterioridad al 27 de  junio de 2019, deberán solicitar autorización de uso de las listas a la CNSC, a través de la  Ventanilla ünica en www.cnsc.gov.co, para que se emita un concepto técnico respecto a  la viabilidad sobre el uso. 

En este orden de ideas y puntualmente frente a su interrogante, donde se pretende  proveer un cargo vacante de la planta de personal de la Alcaldía Municipal, se considera  que no es viable utilizar la lista de elegibles de la Personería Municipal, por ser entidades  diferentes. 

Me permito indicarle que, para mayor información relacionada con los temas de este  Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web  www.funcionpublica.gov.co/eva  en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre  otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico  

Proyectó: Sonia Estefanía Caballero Sua

Revisó: Maia Valeria Borja G 

Aprobó: Armando López Cortés

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública. 

2 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

3 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

4 Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones.

5 https://www.cnsc.gov.co/como-se-hace-uso-de-las-listas-de-elegibles-0