*20246000029111* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000029111 

Fecha: 18/01/2024 11:43:48 a.m. 

Bogotá D.C 

Referencia: Asignación de Funciones  Supervisor de contrato. Nivel asistencial. RAD 20232061092532 del 11 de diciembre de 2023. 

En atención a la radicación de la referencia, remitido por la CNSC la cual consulta si un  empelado inscrito en carrera administrativa del nivel asistencial están obligadas a cumplir  obligaciones de supervisores de contratos de prestación de servicios, frente a lo anterior,  me permito manifestarle lo siguiente: 

Inicialmente es importante indicarle que, de acuerdo con lo establecido en el  Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo tiene como objeto el  fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y  organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

En ese sentido, la resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad  empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y  documentada la situación particular de su personal. 

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la  interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde  la valoración de los casos particulares. Por lo cual no es posible que este Deportante se  pronuncie de fondo sobre su inquietud. No obstante, a manera de orientación general  lfrente a sus inquietudes le manifestamos lo siguiente: 

Sobre el particular, es necesario indicar que el Artículo 122 de la Constitución Política, en  relación con el concepto de asignación de funciones, establece: 

“No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento. y para proveer los  de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus  emolumentos en el presupuesto correspondiente. “(Subrayado fuera de texto) 

A su vez, la Ley 909 de 2004, “por la cual se expiden normas que regulan el empleo  público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”,  señala: 

“ARTÍCULO 19.- El empleo público. 

1. El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el  cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 
2. El diseño de cada empleo debe contener: a) La descripción del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular; b) El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con las exigencias funcionales del contenido del  empleo; c) La duración del empleo siempre que se trate de empleos temporales.”

En ese sentido, el empleo debe ser entendido no solo como la denominación, el grado y el  código que se asignan para su identificación sino como el conjunto de funciones, tareas y  responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para  llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo  y los fines del Estado. Por tanto, y atendiendo lo dispuesto en el Artículo 122 de la Carta  Política, cada empleo debe tener definidas sus funciones claramente. 

Por consiguiente, corresponde a cada entidad establecer un manual específico de  funciones y competencias laborales donde se identifiquen los perfiles requeridos y las funciones propias de cada empleo que se encuentre en la planta de personal para el  cumplimiento de los objetivos institucionales. 

Ahora bien, sobre el tema de la asignación de funciones, el Decreto 1083 de 2015²,  establece: 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que se  encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del  ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño  de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza. 

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está  desempeñando otro empleo. 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y  no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular.” 

Por su parte, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, sección  segunda, subsección “B”, consejero ponente: Carmelo Perdomo Cuéter, 28 de septiembre  de 2016, radicado número 25000-23-25-000-2010-01072-01(4233-13), expresa: 

“Aunque el sistema normativo prevé que en las entidades públicas se pueden impartir órdenes a los empleados para que realicen ocupaciones que si bien no corresponden a las que normalmente  desarrollan son necesarias para la prestación del servicio, estas deben estar acordes con su perfil y  las calidades que se requieren para cumplirlas, dado que no es dable encargarlas si atañen a un  nivel superior al que se encuentra el trabajador. 

En otras palabras, pese a que el sistema normativo permite encomendar a los servidores públicos  actividades que cotidianamente no realizan, estas no deben involucrar tareas que pertenezcan a un  nivel superior al que ocupan, pues de ser así se originaría un enriquecimiento sin justa causa de la  administración, porque pagaría un salario inferior por labores que son más onerosas, y un detrimento  de los derechos laborales de los trabajadores.” 

De acuerdo con lo anterior, resulta procedente que el jefe inmediato asigne funciones  específicas, siempre que estas se encuentren circunscritas al nivel jerárquico, naturaleza  jerárquica y área funcional del empleo. 

Así mismo, la Corte Constitucional, respecto de la asignación de funciones en  sentencia C-428 de 1997, ha señalado lo siguiente: 

«De la Asignación de Funciones: 

La generalidad debe ser que las funciones de los distintos empleos públicos se encuentren  detalladas o precisadas, en la forma más completa posible, en el Manual Específico de Funciones de  cada entidad y, la excepción, la fijación de otras por parte de los superiores jerárquicos, para  evitar abusos tanto de la administración como del mismo empleado. 

Las funciones concretas o específicas que le corresponde cumplir a cada uno de esos empleos en el  ente gubernamental al que pertenezca el cargo, son fijadas por el jefe del organismo respectivo en el  llamado Manual Específico de Funciones que, dicho sea de paso, no puede violar normas de superior  jerarquía, esto es, la Constitución y las leyes. (...) Nada impide que mediante reglamentos se asigne  por parte del Presidente de la República, del jefe de la entidad respectiva, e inclusive de los jefes  inmediatos o de cualquier otra autoridad competente del mismo organismo, funciones a los  empleados de un determinado ente público (...) siempre y cuando no se desconozcan los  lineamientos generales señalados en el Manual General de Funciones y no se desvirtúen los  objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el empleo.” 1 

La asignación de funciones no tiene una reglamentación para determinar por cuánto tiempo se pueden asignar  las funciones adicionales a un empleado, ni hasta cuántas de éstas funciones se le pueden asignar, los límites  para esta asignación están en la definición de empleo que trae el artículo 19 de la ley 909 de 2004, por la cual  se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones, que dice: "1. El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto  de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una  persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de  los planes de desarrollo y los fines del Estado.» 

De conformidad con la sentencia en cita, se entiende por empleo el conjunto de funciones  que una persona natural debe desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a  cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines  del Estado. 

A la asignación de funciones se puede acudir cuando surjan funciones adicionales que  por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la  planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o  cuando la entidad necesita que se cumpla con algunas de las funciones de un cargo  vacante temporal y/o definitivamente, pero siempre que las mismas tengan relación con  las del cargo al que se le asignan. 

Conforme a los elementos señalados es posible establecer que cuando se hace una  asignación de funciones, las nuevas funciones no deben desnaturalizar el empleo, es  decir, deben ser compatibles y estar relacionadas con las que ejerce el funcionario en el  cargo del cual es titular y que se encuentran en el respectivo manual de funciones y  competencias laborales. También es necesario tener en cuenta lo señalado por la Corte  Constitucional en el sentido de que no resulta viable asignar todas y cada una de las  funciones, puesto que esa no es la razón de ser de la figura. 

De otro lado, respecto del ejercicio de la supervisión resulta necesario contextualizar esta  función, así como precisar sus funciones y responsabilidades con el fin de determinar si la  misma puede ser ejercida por funcionarios del nivel asistencial.

En ese sentido, la Procuraduría General de la Nación dentro del proceso disciplinario No.  162-97771 de 2004, conceptuó sobre la función del supervisor lo siguiente: 

«Sea lo primero recordar que con la contratación administrativa las entidades buscan el cumplimiento  de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de  los derechos e intereses de los administrados, que colaboran con ellas en el cumplimiento de esos  fines (art. 3 Ley 80/93), y que para obtener el buen servicio debe haber continuidad en su  prestación, razón por la cual la citada Ley 80 en el Art. 14, dota a las entidades estatales de  medios para lograr el eficaz cumplimiento del objeto contractual, encaminado a obtener la  satisfacción del interés público colectivo que le ha sido encomendado. 

Es así como en virtud de tales poderes la Entidad, ejerce la dirección, control y vigilancia del  contrato. Por ello, cuando (sic) el interventor o supervisor del contrato, según sea el caso, tiene el  deber legal de asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación de los servicios, que pretende  satisfacer con el objeto contratado. 

En este sentido es claro que la vigilancia del supervisor y/o Director de (...) se dirige a que debe  examinar permanentemente el estado de ejecución del objeto contratado, así el cumplimiento de las  funciones propenden y garantizan el aseguramiento jurídico de las actividades involucradas por la naturaleza del objeto contractual en ejecución, su normal desarrollo y el cabal cumplimiento de lo  contratado. 

La supervisión formal consiste en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean  necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado. La supervisión  material consiste en la comprobación y certificación de la efectiva y real ejecución y cumplimiento del  objeto contratado y el informe anexo al certificado de cumplimiento, es el sustento del debido pago de  las obligaciones contraídas. 

Al (....)y supervisor, por mandato legal le correspondía cumplir y hacer cumplir el objeto y todas y  cada una de las cláusulas contractuales y en especial las obligaciones contraídas. 

Sobre este último aparte es necesario destacar la importancia de la actividad que debe desplegar el  supervisor del contrato, en cumplimiento de las funciones señaladas, concretamente referidas a la  responsabilidad que adquiere de ejercer un seguimiento permanente y continuo que le permita  verificar la ejecución normal del contrato para prevenir, situaciones de dilación, demoras o,  incumplimientos parciales que a la postre conlleven a un incumplimiento total que motive dar por  terminada la relación contractual en forma anticipada y por ende, a declarar la caducidad del  contrato. 

La supervisión se ejerce básicamente mediante el control sobre las especificaciones y condiciones en  que se dirige la ejecución del contrato y que inciden en la oportuna y adecuada obtención de  resultados satisfactorios. El empeño de la entidad no se limita al cumplimiento del objeto y a su  calidad. La ejecución contractual debe ajustarse en todo a las exigencias que el entorno le requiera, a  los riesgos connaturales al ejercicio de las actividades en consideración del contexto espacial en el  que la misma se desenvuelva, no sólo por proteger sus propios intereses sino por mantener el  desarrollo del contrato en condiciones normales de ejecución que aseguren su realización. 

Por esa razón, de acuerdo con la naturaleza del objeto que se ejecuta, deben seguirse las normas  asociadas a la misma, pero también alrededor de la práctica que ello requiere, es decir, ante el desenvolvimiento cotidiano de la ejecución del contrato que incide en el resultado final de la  ejecución. De esa manera, el supervisor y/o Director de (...) atiende a las condiciones que durante la  ejecución del contrato puedan afectar su normal desarrollo y conducir a resultados insatisfactorios o a  comprometer la responsabilidad de la Entidad, por lo que habrán de tenerse presentes las  condiciones adecuadas frente a todos los elementos relacionados en la ejecución, entre otros se  debía ocupar de vigilar que la documentación necesaria para llevar a cabo las tareas propias del  objeto del contrato, se le suministrara en forma diligente y sin dilaciones a la contratista para que  cumplieran el objeto contratado.» 

Así las cosas, corresponde al supervisor verificar el cumplimiento del objeto del contrato,  así como de todas y cada una de las obligaciones pactadas para cada una de las partes  en el contrato. 

La función de los supervisores o empleados designados por los directivos o jefes  inmediatos para ejercer la supervisión del contrato no cuenta con una regulación  específica en la Ley 80 de 1993, ni en sus decretos reglamentarios, por lo que su ejercicio  encuentra fundamento general en el artículo 26 numeral 1. y el artículo 51 que a la letra  disponen: 

«ARTICULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio: 

1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación,  a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del  contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. 

ARTICULO 51. DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. El servidor público  responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación  contractual en los términos de la Constitución y de la ley.» 

En consecuencia, con fundamento en las normas, la jurisprudencia citadas, en criterio de  esta Dirección Jurídica, se considera que el desempeño de la función de supervisor de un  empleado del nivel técnico o asistencia es viable, atendiendo a la posibilidad de  asignación de funciones diferentes al cargo, siempre y cuando del ejercicio de la  funciones específicamente desarrolladas haya una relación directa con el objeto de  contrato que se busca supervisar o vigilar ya sea por el conocimiento directo de la  actividad o por la experiencia que se tenga en función del contrato o materias del contrato.  Bajo estos términos el ejercicio de la supervisión no implicaría, se anota, la  desnaturalización del ejercicio de las funciones propias del cargo sino más bien de  colaboración con los fines generales que persigue la entidad, la cual deberá ser  desarrollada en los términos de contrato y en la regulación específica que sobre el tema  se haya adoptado en el Manuel Interno de Contratación de la Entidad. 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del  sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos  relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo 

Atentamente, 

ARMANDO LOPEZ CORTES  

Director Jurídico  

Proyectó: Luis Fernando Núñez Rincón.  

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.