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Radicado No.: 20236000250311

Fecha: 21/06/2023 09:45:32 a.m.

Bogotá D.C.

REF: REMUNERACIÓN. Viáticos. RAD. 20232060269652 del 08 de mayo 2023.

En atención a su comunicación de la referencia, trasladada a nosotros por parte del Ministerio de Hacienda y mediante la cual consulta sobre el reconocimiento de viáticos por comisión fuera del país, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

El Decreto 1083 de 2015¹, con referencia a la comisión señala lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.21 Comisión. El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior”.

“ARTÍCULO 2.2.5.5.22 Clases de comisión. Las comisiones pueden ser:

1. De servicios

(...)”

“ARTÍCULO 2.2.5.5.25. Comisiones de servicios. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento”. (Resaltado y subrayas fuera de texto).

De ésta manera y conforme a lo anteriormente descrito, los empleados podrán ejercer sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular, cuando así lo determine la administración; razón por la cual, se considera procedente otorgar la respectiva comisión en la misma u otra entidad, alguna de sus sedes y dentro o fuera de la ciudad.

Continuando con el tema y referente a las condiciones exigidas para el reconocimiento de los viáticos, el Decreto Ley 1042 de 1978² establece:

“ARTÍCULO 61. De los viáticos. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos”.

De acuerdo a las disposiciones legales sobre la materia, la comisión de servicios, puede originar el pago de viáticos y gastos de transporte al empleado en comisión, dependiendo del lugar y tiempo que dure la misma, situación que determina se le otorgue al servidor público por parte de la administración, los elementos materiales que le permitan cumplir con las actividades asociadas al ejercicio de su empleo, cuando éste deba desplazarse fuera de la sede; así mismo, corresponde a la entidad reglamentar al interior de la misma, las circunstancias que dan lugar al reconocimiento y pago de gastos de transporte, cuando los empleados se deban desplazar fuera de la sede de la entidad, para cumplir con las funciones a su cargo.

Ahora bien, el Decreto 908 de 2023³, fija la escala de viáticos de los empleados públicos referidos en los literales a), b) y c) del Artículo 1° de la Ley 4 de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país así:

“ARTÍCULO 1. Escala de viáticos. A partir de la vigencia del presente decreto, fíjese la siguiente escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1 de la Ley 4a. de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país (...)”.

De igual manera, el mencionado Decreto establece en sus artículos 2 y 3 lo siguiente:

ARTÍCULO 2. Determinación del valor de viáticos. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.

Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.

ARTÍCULO 3. Autorización de viáticos. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en el literal i) del artículo 45 del Decreto Ley 1045 de 1978.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

PARÁGRAFO 1. Los viáticos y gastos de viaje se les reconocen a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, y cubren los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando previo acto administrativo, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo.”

(...)

PARÁGRAFO 2. No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en los aspectos previstos en el artículo 2 de este Decreto, cuando en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad. (Resaltado y subrayas fuera de texto)

Así las cosas, de acuerdo a lo enunciado anteriormente y para responder a su solicitud mediante la cual consulta:

“(...) En relación con el pago de viáticos para una comisión de servicios fuera del país para un funcionario público me pueden indicar, por favor, lo siguiente:

1. ¿El pago de viáticos relacionados con pasajes aéreos, hospedaje y alimentación se puede hacer a un tercero de manera directa? Por ejemplo, agencia de viajes”
2. ¿Se debe suscribir algún tipo de contrato con la entidad que prestará los servicios o se puede hacer un pago directo por medio de un acto administrativo motivado, antes de realizar la comisión de servicios?

Se considera que el empleado en comisión de servicios, en una sede diferente a la habitual, tendrá derecho al pago de los respectivos viáticos, así como a los gastos de transporte, cuando estos se ocasionen fuera del perímetro urbano, sin embargo, es importante tener en cuenta, que el pago de los viáticos “se les reconocen a los empleados públicos”, y procederá, siempre y cuando previamente se haya expedido el respectivo acto administrativo que autoriza tanto la comisión como el pago correspondiente; de tal manera que solo se cancelará el valor determinado por los días estipulados de duración de la comisión y que serán reconocidos antes de dar inicio a la misma.

Por lo tanto, el pago de viáticos y gastos de viaje la entidad expedirá un acto administrativo reconociéndolos al empleado público.

Los pasajes pasajes aéreos la entidad los debe suministrar y para elo previamente debe contar con un contrato de suministro de tiquetes, no siendo procedente el pago al empleado público o a un tercero que no haya celebrado previamente un contrato en los términos establecidos en la ley.

Como lo indica en su comunicación es necesario suscribir contrato de suministro de tiquetes con la entidad que prestará los servicios.

Se reitera no se puede hacer un pago directo al empleado o a un tercero que no haya sido contratado en los términos establecidos en la ley.

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el siguiente vínculo de la internet https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo, donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Técnica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Alessandro Saavedra Rincón

Revisó.Maia Borja.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

2 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones

3 Por el cual se fijan las escalas de viáticos.