*20236000100451*

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Radicado No.: 20236000100451

 

Fecha: 10/03/2023 09:41:13 a.m.

 

Bogotá D.C.

REFERENCIA: EMPLEOS / CAMBIO DE DENOMINACIÓN â¿ RADICADO: 20232060066692 del 31 de enero de 2023.

 

Acuso recibo de su comunicación, a través de la cual consulta sobre el cambio del empleo JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y GESTIÓN SOCIAL al de JEFE DE OFICINA DE COMUNICACIONES Y GESTIÓN SOCIAL como también el código mediante acuerdos; del mismo modo presenta varias inquietudes las que serán desarrolladas una a una para mayor entendido de las mismas.

 

Es importante destacar que este Departamento en ejercicio de sus funciones contenidas en el Decreto 430 de 2016¹, realiza la interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con el empleo público y la administración de personal; sin embargo, no le corresponde la valoración de los casos particulares, no funge como ente de control, y carece de competencia para decidir sobre las actuaciones de las entidades del Estado o de los servidores públicos.

 

Así las cosas, solo es dable realizar una interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con la materia de su consulta.

 

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde la valoración de los casos particulares ni pronunciarse sobre la legalidad de las actuaciones internas de las entidades públicas.

 

En primer lugar, es pertinente señalar que quien adopta el Manual de Funciones y de Competencias Laborales es el representante legal de la entidad territorial. Sin embargo, esta modificación debe sustentarse con base en una justificación técnica que argumente el por qué se hizo el ajuste, razón por la cual, debido a la autonomía e independencia que las entidades públicas deben tener para administrar su recurso humano, es competencia de la Unidad de Personal determinar el contenido funcional de todos los empleos de la respectiva entidad.

 

Ahora bien, puntualmente sobre su interrogante sea lo primero señalar que, modificar la denominación de un empleo implica una modificación de planta de personal (supresión de un cargo y creación de otro). Así mismo, el nuevo empleo deberá tener un contenido funcional acorde con el perfil de empleo y los requisitos de formación académica y experiencia exigidos para su ejercicio.

En este sentido, el Decreto Ley 019 de 2012², que modifica el artículo 46 de la Ley 909 de 2004³determina:

 

ARTÍCULO 228. Reformas de planta de personal. Modifíquese el artículo 46 de la Ley 909 de 2004, el cual quedará así:

 

"ARTÍCULO 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de plantas de personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la Administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP-.

 

El Departamento Administrativo de la Función Pública adoptará la metodología para la elaboración de los estudios o justificaciones técnicas, la cual deberá ceñirse a los aspectos estrictamente necesarios para soportar la reforma a las plantas de personal.

 

(...)"

 

Esta disposición fue desarrollada en el Decreto 1083 de 2015⁴, el cual establece:

 

ARTÍCULO 2.2.12.1 Reformas de las plantas de empleos. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

 

PARÁGRAFO. Toda modificación a las plantas de empleos, de las estructuras y de los estatutos de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional deberán contar con el concepto técnico favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

(Decreto 1227 de 2005, art. 95)

 

Artículo 2.2.12.2 Motivación de la modificación de una planta de empleos. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas, de:

 

1. Fusión, supresión o escisión de entidades.

 

2. Cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad.

 

3. Traslado de funciones o competencias de un organismo a otro.

 

4. Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones.

 

5. Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de servicios.

6. Redistribución de funciones y cargas de trabajo.

 

7. Introducción de cambios tecnológicos.

8. Culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad.

9. Racionalización del gasto público.

10. Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas.

PARÁGRAFO 1. Las modificaciones de las plantas a las cuales se refiere este artículo deben realizarse dentro de claros criterios de razonabilidad, proporcionalidad y prevalencia del interés general.

 

Cuando se reforme total o parcialmente la planta de empleos de una entidad, no tendrá la calidad de nuevo nombramiento la incorporación que se efectúe en cargos iguales o equivalentes a los suprimidos a quienes los venían ejerciendo en calidad de provisionales. (Subrayado nuestro, fuera del texto original).

 

(Decreto 1227 de 2005, art. 96)

 

Artículo 2.2.12.3 Estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos:

 

1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo.

 

2. Evaluación de la prestación de los servicios.

 

3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

 

Así las cosas, la modificación de las plantas de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, conforme a lo dispuesto en las normas mencionadas, deberá motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

 

Por lo tanto, resulta pertinente señalar que nuestra competencia en lo que tiene que ver con los procesos de reforma administrativa en este tipo de entidades, es únicamente la de brindar la asesoría correspondiente para la realización de los estudios correspondientes, sin que dicha facultad comprenda la posibilidad de pronunciarse sobre la legalidad de las actuaciones adelantadas.

 

De acuerdo con lo señalado es preciso indicar que no es viable la “modificación” en la denominación, el código y el grado salarial de un cargo o empleo debido a que estos solo se crean o se suprimen; como tampoco resulta viable realizar el cambio de nivel jerárquico que menciona en su consulta de asesor - directivo, y/o directivo - asesor mediante acuerdos.

 

Lo anterior, teniendo en cuenta que la denominación de los empleos y su ubicación dentro de los niveles jerárquicos es una materia de reserva legal, en este sentido el Decreto â¿ Ley 785 de 2005⁵, establece:

 

ARTÍCULO 16. Nivel Directivo. El nivel Directivo está integrado por la siguiente nomenclatura y clasificación específica de empleos:

 

Cód.	Denominación
(...)
006	Jefe de Oficina

 

ARTÍCULO 17. Nivel Asesor. El Nivel Asesor está integrado por la siguiente nomenclatura y clasificación específica de empleos:

 

Cód.	Denominación del empleo
105	Asesor
115	Jefe de Oficina Asesora de Jurídica o de Planeación o de Prensa o de Comunicaciones.

 

De esta manera, en cuanto a sus interrogantes, me permito desarrollarlos uno a uno de acuerdo con los elementos señalados, así:

 

¿Es posible hacerle un nuevo nombramiento a la funcionaria para que ocupe el cargo de JEFE DE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y GESTION SOCIAL, CODIGO 115 de conformidad con lo establecido en nuestro manual de funciones actualizado?

 

Sea lo primero señalar en relación con su interrogante que, el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, es una herramienta de gestión de la entidad en el marco de la carta superior, la cual no señala los empleos de planta creados, suprimidos modificados, por lo cual el acto administrativo que determina la situación actual de la planta de empleados públicos será un acto administrativo independiente del que señala las funciones de los empleos.

 

Ahora bien, el cargo de “jefe de oficina asesora de comunicaciones y gestión social” no existe dentro de la clasificación de denominación de empleos públicos de entidades del orden territorial, tal como se evidenció el Decreto Ley 785 de 2005; por lo que se deberá ajustar dicha denominación, conforme a la nomenclatura vigente.

 

Respecto al “cambio” en la denominación tampoco resulta viable de acuerdo con los elementos señalados, de manera que, el empleo inicial debió ser suprimido para proceder a la creación del empleo en otro nivel diferente, además al ajuste de la estructura de la entidad, la cual debe reflejar el cambio tanto en nivel de la dependencia, como en las funciones de la misma.

 

Por lo anterior, la situación administrativa por usted planteada en la pregunta, no resulta viable dar respuesta, en tanto la entidad debe realizar los ajustes alineados a la normativa vigente en un primer aspecto, en la estructura, posteriormente en planta y finalmente en las funciones al empleo.

 

¿Cuál es la situación actual de la funcionaria que viene ocupando un cargo que no se encuentra descrito en nuestra planta de personal? ¿Qué sucede con los salarios y prestaciones sociales, que se le han venido pagando por el cargo que no está tipificado en nuestra planta de personal?

 

Sobre el particular debe señalarse que, en los términos del artículo 122 constitucional “No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente”, razón por la cual no es viable reconocer el pago de salarios o prestaciones de un empleo que no existe en una planta de personal.

 

En este sentido se reitera lo señalado en la respuesta anterior, de manera que, cuando se reforme total o parcialmente la planta de empleos de una entidad, deberá existir soporte del estudio técnico, así como del acto administrativo producto del documento técnico. Par el caso particular, debe guardar relación el cambio del empleo, del nivel del mismo, la nomenclatura, el salario, el ajuste de la estructura de la entidad y el manual específico de funciones y competencias laborales.

 

¿Al nombrársele en el nuevo cargo de conformidad con nuestro manual de funciones, podría la funcionaria perder la continuidad laboral que ha tenido con la entidad?

 

¿En caso de actualizar el nombramiento de la funcionaria a JEFE DE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y GESTION SOCIAL, CODIGO 115, en virtud del acuerdo No.005 de agosto de 2020, se haría necesario pagar forma retroactiva los conceptos de primas, vacaciones, cesantías, por concepto del incremento del salario?

 

Inicialmente, se reitera que no es viable el pago de salarios y prestaciones de un cargo que no exista en una planta de empleo, de igual manera hasta tanto no se resuelva en términos de actos administrativos, la claridad de existencia en planta del empleo y la correlación con estructura, salarios y funciones, no se puede afirmar que la situación administrativa por usted planteada sea afirmativa.

 

¿Qué clase de responsabilidad tienen el ordenador del gasto, en este caso el gerente de la entidad, por no haber actualizado el nombramiento del JEFE DE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y GESTION SOCIAL, CODIGO 115?

 

En cuanto a su último interrogante, se informa que Función Pública no puede pronunciarse sobre la legalidad o ilegalidad de las actuaciones y de los actos administrativos o acuerdos que en el ejercicio de sus funciones y facultades expidan las demás entidades del Estado, por lo cual se recomienda acudir a los entes de control para que adelanten la investigación e impongan las sanciones, si hay lugar a ellas.

 

Por último, para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el COVID â¿ 19, me permito indicar que en el link https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor normativo y https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

 

Proyectó: Jorge González

 

Revisó: Maia Borja

 

Aprobó: Armando López.

 

11602.8.4.

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

¹“Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública”.

 

²“Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.”

³“Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.

 

⁴“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

 

⁵“por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.”