Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20236000126911

Fecha: 29/03/2023 12:02:09 p.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: CONCURSO. Empleo. Provisión definitiva de cargos

RADICACION: 20239000110252 del 17 de febrero de 2023.

Respetado señor, reciban un cordial saludo.

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consultan:

“1. ¿Puede una entidad del Orden Nacional, de la Rama Ejecutiva OFERTAR una vacante que esta definitiva, por la causa de muerte del Servidor público que la ocupaba, sin que medie la Resolución Cancelación del RPCA expedida por la CNSC?

¿Es obligatorio de la entidad, garantizar que el RPCA, del servidor fallecido este cancelado y su resolución ejecutoriada emanada por la CNSC?, antes de sacar a concurso una vacante definitiva de un Servidor público Fallecido titular del cargo y que queda vacante.

Circular Externa No. 0011 de 2020; Las causales de cancelación están establecidas en las siguientes normas: Ley 27 de 1992, Ley 443 de 1998, Ley 909 de 2004 y el Decreto 1083 de 2015; dichas causales se recogen en la Circular 0011 de 2020. En esta se señalan los documentos a radicar según corresponda el caso. ¿ Qué consecuencias conlleva el sacar una vacante definitiva que se origina por el fallecimiento del servidor público titular, sin haber esperado a que la CNSC, dentro sus competencias hayan generado la respectiva cancelación en debida forma del RPCA, del servidor fallecido titular en derecho de la vacante.?” Me permito dar respuesta en los siguientes términos:

Frente a lo anterior, sea lo primero señalar que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, por lo tanto no somos competentes para pronunciarnos sobre el actuar de las entidades como consecuencia de cada caso particular.

De otra parte, la resolución de los casos particulares, como resulta apenas obvio, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal, y, además, en desarrollo de los principios de la especialización y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

En ese sentido, este Departamento en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales, por tal motivo nos permitimos responder de manera general, así:

Sobre el empleo público, el artículo 125 de la Constitución Política de Colombia consagra:

“ARTICULO 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley.

Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público.

El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes.

El retiro se hará: por calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo; por violación del régimen disciplinario y por las demás causales previstas en la Constitución o la ley.

En ningún caso la filiación política de los ciudadanos podrá determinar su nombramiento para un empleo de carrera, su ascenso o remoción”.

De acuerdo al precepto constitucional transcrito, los empleos públicos de carrera administrativa deberán proveerse de forma definitiva mediante el sistema de mérito, considerado como un instrumento óptimo basado en la meritocracia y constituye uno de los ejes determinantes de la Constitución Política, relacionada con el acceso a los cargos públicos de acuerdo con las capacidades y competencias de las personas en virtud de la igualdad, estabilidad y demás garantías dispuestas en el artículo 53 de la Constitución Política.

Por su parte, el Decreto 1083 de 2015 estableció las formas de provisión de empleo para vacancias definitivas de la siguiente manera:

“ARTÍCULO 2.2.5.3.1 Provisión de las vacancias definitivas. Las vacantes definitivas en empleos de libre nombramiento y remoción serán provistas mediante nombramiento ordinario o mediante encargo, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo.

Las vacantes definitivas en empleos de carrera se proveerán en periodo de prueba o en ascenso, con las personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, de conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera, según corresponda.

Mientras se surte el proceso de selección, el empleo de carrera vacante de manera definitiva podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras del encargo o del nombramiento provisional, en los términos señalados en la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera.”

De acuerdo con el precepto anterior, es viable concluir que los cargos de libre nombramiento y remoción serán provistos mediante nombramiento ordinario o encargo. Por su parte, los empleos de carrera administrativa deberán proveerse de manera definitiva haciendo uso de la lista de elegibles que se conforme tras adelantar un concurso público de méritos y, mientras se surte el mismo, la vacante se podrá proveer mediante encargo o nombramiento provisional. En este sentido, en el evento que se presenten vacancias definitivas en empleos considerados de carrera administrativa, estos se deben proveer mediante concurso de méritos, o a través de la figura del encargo para los empleados públicos con derechos de carrera administrativa.

Así mismo, es preciso resaltar que el nombramiento en provisionalidad procede como un mecanismo de carácter excepcional y transitorio que permite proveer temporalmente un empleo de carrera administrativa, con personal que no fue seleccionado mediante el sistema de mérito, en aquellos casos que no haya empleados de carrera que cumplan con los requisitos para ser encargados y no exista lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada para proveer la respectiva vacante.

De igual manera, es necesario que la entidad adelante todas las diligencias pertinentes para que los empleos de la planta de personal sean provistos a través del sistema de mérito. Por lo tanto, la entidad en donde se presenten vacancias definitivas deberá informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC con el fin de adelantar el concurso de méritos correspondiente.

Por ende y, esta Dirección Jurídica considera que, al presentarse cargos en vacancia definitiva, esta deberá realizar todas las acciones tendientes para su provisión; si se trata de cargos de libre nombramiento y remoción, por medio de un nombramiento ordinario o encargo o, si se trata de cargos de carrera administrativa, por medio de encargo o nombramiento provisional mientras se surte el respectivo concurso de méritos, si bien existiendo los empleos en la planta de personal no se puede aludir ausencia de recursos para evitar su provisión.

En relación con la forma de acceder a un empleo público considerado de carrera administrativa, esta Dirección Jurídica ha sido consistente al indicar que el artículo 125 de la Constitución Política establece que los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera y el ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes.

De acuerdo con lo anterior, podemos concluir que la Constitución Política establece que el ingreso y el ascenso en los cargos de carrera administrativa se debe realizar mediante procesos de mérito; este se considera un óptimo instrumento para la provisión de cargos públicos basado en especial por su relación estrecha con el principio de acceso a desempeño de cargos públicos, la igualdad, la estabilidad y demás garantías contempladas en el artículo 53 de la Constitución.

En este orden de ideas, quienes cumplan con los requisitos de ley y los requisitos establecidos en el manual específico de funciones y requisitos que tenga adoptado la entidad, podrán ser designados en empleos clasificados como de carrera administrativa, previa superación del concurso de méritos y la correspondiente superación del respectivo período de prueba.

Ahora bien, por otra parte, la circular externa â¿ 0011 de 2020 señala en cuanto al proceso de anotación en el Registro Público de Carrera Administrativa:

PROCESO DE SOLICITUD DE ANOTACION EN EL MODULO RPCA - SIMO 4.0.

El jefe de la Unidad de Personal deberá organizar cada solicitud de anotación en el RPCA, antes de ingresar datos del servidor y radicar la solicitud en el MODULO RPCA - SIMO 4.0, para ello se recomienda ejecutar las siguientes acciones:

Tener a la mano la historia laboral del servidor público y sus datos personales actualizados.

Identificar la última anotación en el RPCA y los trámites en proceso a nombre del servidor, en la consulta disponible en el Portal SIMO 4.0.

Revisar la historia laboral del servidor público con el fin de determinar la siguiente movilidad en la carrera administrativa, que debe ser objeto de anotación y que al momento no se encuentra en trámite.

Alistar los documentos requeridos en la presente circular para el tipo de anotación a solicitar. Los documentos se cargarán al Modulo RPCA- SIMO 4.0 de manera individual y en archivo formato PDF.

Para realizar el proceso de solicitud de anotación en el MODULO RPCA, el usuario deberá seleccionar el menú “Radicación” el cual habilitará un formulario con diferentes campos, en donde diligenciará los datos del servidor público y datos relacionados con el trámite a solicitar, allí también Continuación podrá validar la última anotación en el RPCA y los trámites en proceso del servidor público, así como, agregar el número de trámites que requiera, adjuntar en formato PDF los documentos para cada una de las solicitudes y conocer inmediatamente el número del radicado de las mismas.

El usuario en el Módulo RPCA cuenta con dos sitios para efectuar el seguimiento a los radicados, para esto, deberá

elegir el menú “Seguimiento radicados”, el cual se compone de las siguientes opciones:

Respuesta radicado: El jefe de la Unidad de Personal puede consultar el estado de los radicados por tipo de trámite a través de diferentes filtros, verificando el estado de cada uno, así como, la respuesta a la solicitud con la aprobación de las anotaciones, a través de resolución, y la ejecución automática de la anotación.

Bandeja en requerimiento: Allí el usuario obtiene los correspondientes requerimientos de documentos por parte de la CNSC, el jefe de la Unidad de Personal cuenta con un plazo de quince (15) días calendario, a partir de la fecha del requerimiento para dar respuesta; si no se obtiene respuesta, el trámite se finaliza automáticamente, adquiriendo el estado “devuelto”.

Dicho lo anterior, a partir del 3 de noviembre de 2020 se deberán radicar las solicitudes de anotación de inscripción, actualización, comisión, cancelación, inclusión y corrección en el módulo RPCA de SIMO 4.0, cargando en el sistema los documentos requeridos para cada trámite, de acuerdo con la siguiente tipificación de los mismos:

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA CADA TRÁMITE EN EL REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA.

(…)

CANCELACIÓN.

Por muerte

Acto administrativo que declare la vacancia definitiva del empleo que desempeñaba el servidor público, en caso de haberse realizado.

Certificado de defunción.

Se tiene entonces, que el jefe de la Unidad de Personal deberá organizar cada solicitud de anotación en el RPCA, antes de ingresar datos del servidor y radicar la solicitud en el MODULO RPCA - SIMO 4.0, a partir del 3 de noviembre del 2020 se deberá radicar las solicitudes de anotación de inscripción y actualización, comisión, cancelación, inclusión y corrección del RPCA, para la respectiva cancelación por muerte del empleado de carrera deberá aportar el acto administrativo que declare la vacancia definitiva del empleo que desempeñaba el servidor público y el certificado de defunción correspondiente.

Con relación a su primer interrogante, “1. ¿Puede una entidad del Orden Nacional, de la Rama Ejecutiva OFERTAR una vacante que esta definitiva, por la causa de muerte del Servidor público que la ocupaba, sin que medie la Resolución Cancelación del RPCA expedida por la CNSC?

Respuesta: Como se dejó expuesto anteriormente, la entidad deberá adelantar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil el trámite para poder declarar la cancelación del registro correspondiente y así poder iniciar las diligencias pertinentes para que los empleos de la planta de personal sean provistos a través del sistema de mérito.

Con relación a su segundo y tercer interrogante, 2. ¿Es obligatorio de la entidad, garantizar que el RPCA, del servidor fallecido este cancelado y su resolución ejecutoriada emanada por la CNSC?, antes de sacar a concurso una vacante definitiva de un Servidor público Fallecido titular del cargo y que queda vacante.

3. Circular Externa No. 0011 de 2020; Las causales de cancelación están establecidas en las siguientes normas: Ley 27 de 1992, Ley 443 de 1998, Ley 909 de 2004 y el Decreto 1083 de 2015; dichas causales se recogen en la Circular 0011 de 2020. En esta se señalan los documentos a radicar según corresponda el caso. ¿ Qué consecuencias conlleva el sacar una vacante definitiva que se origina por el fallecimiento del servidor público titular, sin haber esperado a que la CNSC, dentro sus competencias hayan generado la respectiva cancelación en debida forma del RPCA, del servidor fallecido titular en derecho de la vacante.?”

Respuesta: El jefe de la Unidad de Personal deberá organizar cada solicitud de anotación en el RPCA, antes de ingresar datos del servidor y radicar la solicitud en el MODULO RPCA - SIMO 4.0, a partir del 3 de noviembre del 2020 se deberá radicar las solicitudes de anotación de inscripción y actualización, comisión, cancelación, inclusión y corrección del RPCA, para la respectiva cancelación por muerte del empleado de carrera deberá aportar el acto administrativo que declare la vacancia definitiva del empleo que desempeñaba el servidor público y el certificado de defunción correspondiente.

En caso de tener inquietudes adicionales con relación a la inscripción del registro público de Carrera Administrativa y las eventuales consecuencias por no adelantar los trámites señalados, deberá elevar su solicitud directamente ante la Comisión Nacional de Servicio Civil.

Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web de la entidad en el link www.funcionpublica.gov.co/web/eva/gestor-normativo, «Gestor Normativo», donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente.

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Yaneirys Arias.

Reviso: Maia V. Borja

Aprobó: Dr. Armando López C

11602.8.4