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Radicado No.: 20236000094431

Fecha: 06/03/2023 02:33:37 p.m.

Bogotá D.C

Referencia: EMPLEO. Nombramiento Ad Hoc. Radicación: 20232060072662 del 2 de febrero de 2023.

En atención a la radicación de la referencia, en la cual consulta: “Como en estos momentos no se cuenta con un secretario general para el periodo de 2023, según nuestro reglamento interno se nombró un secretario ad hoc perteneciente a un concejal, ¿Cuánto tiempo debe asumir este cargo como secretario ad hoc? ¿Cómo proceder, si a través de acto administrativo y como fundamentar el no pago de su salario al funcionario que venía en el cargo de secretario general?” ¿El concejo municipal de Jericó puede realizar una convocatorio de carácter transitoria para elegir un nuevo secretario general, mientras se resuelve el trámite con el funcionario que tiene el nombramiento, o como poder suplir desde lo legal este cargo sin violar los derechos del funcionario, pero poder llevar a cabo las funciones de los mismos corporados? Se da respuesta en los siguientes términos.

Es importante destacar que respecto a la figura denominada AD HOC, no se tiene mayor desarrollo en las normas que regulan el empleo público y las diferentes situaciones administrativas, sin embargo, el Diccionario de la Lengua Española (DRAE) la define como una locución latina que significa “literalmente para esto'. Así mismo, el Diccionario de Cabanellas, respecto al significado del término Ad hoc, dispone lo siguiente:

“Ad hoc es una locución latina que significa literalmente «para esto». Generalmente se refiere a una solución elaborada específicamente para un problema o fin preciso y, por tanto, no es generalizable ni utilizable para otros propósitos. Se usa pues para referirse a algo que es adecuado sólo para un determinado fin. En sentido amplio, ad hoc puede traducirse como «específico» o «específicamente».

Como término jurídico, ad hoc puede ser interpretado como "para fin específico". Por ejemplo, un "abogado ad hoc" significa que es un abogado nombrado o designado para ese caso concreto.”

Frente a este tema, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Quinta, consejero ponente: Alberto Yepes Barreiro del 12 de agosto de 2013, Radicación: 11001-03-28-000-2012-00034-00 se pronunció indicando lo siguiente:

“Según el Diccionario Jurídico de Guillermo Cabanelas de Torres¹, la locución latina ad hoc es una expresión adverbial que significa “para esto, para el caso. Lo que sirve a un fin determinado.” No obstante, en la Resolución 464 de 2010, el Consejo Nacional Electoral no dispuso cuál o cuáles eran las funciones que debían cumplir estos servidores ad hoc. “Recuérdese que la figura del funcionario ad hoc, está prevista en el artículo 30 del CCA.²como garantía del principio de imparcialidad dentro de las actuaciones administrativas, y que la intervención ad hoc de personas ajenas al ejercicio de la función pública es excepcional, máxime si se trata de cargos a los que se accede por elección popular, pues el funcionario ad hoc tiene las mismas competencias, en lo correspondiente, que el reemplazado³, por ello, una vez desaparecido el fundamento de hecho de su designación, el ad hoc cesa en el ejercicio de sus funciones y la competencia retorna a quien por disposición constitucional o legal la ejerce como titular en forma permanente⁴. (...)” (Subraya fuera de texto)

De conformidad con lo anterior, podemos entender que esta figura jurídica se desarrolla en virtud del principio de imparcialidad, igualdad, moralidad, eficacia, objetividad, transparencia y publicidad, evitando que se presente un conflicto de interés, así lo estableció el Consejo de Estado⁵, en sentencia donde expresó:

“En este contexto, no escapa a la Sala la existencia del artículo 30 del CCA cuya adopción se justifica por virtud de deberes como los de imparcialidad, que gobiernan el ejercicio de la función pública en general, y de la administrativa en particular, y que tiene por finalidad garantizar la prevalencia del interés general, ante circunstancias que representen conflicto de intereses que lleven a que los empleados públicos revestidos de cualquier clase de autoridad, deban apartarse del conocimiento de algunos asuntos manifestando impedimento.”

El artículo 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Anterior art. 30 del CCA), dispone en su inciso 2, en el evento de la presentación de un impedimento por parte de un servidor público:

De conformidad con lo anterior, esta Dirección Jurídica considera que la figura del funcionario Ad hoc, es utilizada para designar a una persona que cumpla un determinado fin, o para que conozca de un asunto especifico, que debiera resolver un empleado que se declare impedido para pronunciarse de ese tema, el cual, de acuerdo con el Consejo de Estado, deberá tener las mismas competencias, en lo correspondiente, que el reemplazado.

Dicho lo anterior, y para dar respuesta a su consulta, se indica que una vez finalice la situación que da origen a la designación se entenderá que su nombramiento Ad Hoc, ha terminado.

En cuanto a su segunda pregunta, respecto de la remuneración a favor de los servidores públicos, el Decreto 1083 de 2015 6, establece:

"ARTÍCULO 2.2.5.5.56. Pago de la remuneración de los servidores públicos. El pago de la remuneración a los servidores públicos del Estado corresponderá a servicios efectivamente prestados, los cuales se entenderán certificados con la firma de la nómina por parte de la autoridad competente al interior de cada uno de los organismos o entidades.

El jefe inmediato deberá reportar al jefe de la Unidad de Personal o a quien haga sus veces, la inasistencia a laborar del personal a su cargo. La ausencia de este reporte será sancionada de conformidad con lo señalado en la Ley 734 de 2002, y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

La Unidad de Personal o quien haga sus veces requerirá al servidor público que no concurra a laborar sin previa autorización de la autoridad competente para que informe, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al hecho que genera la ausencia, los motivos que la ocasionaron. El jefe del organismo o en quien este delegue evaluará si hubo justa causa para no asistir.

Cuando los motivos dados por el servidor no constituyan justa causa de conformidad con las normas legales o no justifiquen la inasistencia, el jefe del organismo o en quien este delegue, informara al servidor para que presente los recursos a que haya lugar.

Si el jefe del organismo o en quien este delegue decide que la ausencia no está justificada deberá proceder a descontar el día o los días no laborados.

El descuento se hará sin perjuicio de las actuaciones que se deriven del incumplimiento de los deberes inherentes a la condición de servidores públicos, previsto en la normativa vigente."

De acuerdo con lo anterior, el reconocimiento y pago de la remuneración a los servidores públicos del Estado corresponderá a servicios efectivamente prestados, los cuales se entenderán certificados con la firma de la nómina por parte de la autoridad competente al interior de cada una de las entidades, de manera que, si no hay prestación del servicio, no habrá lugar al pago de la asignación correspondiente al empleo.

En cuanto a su ultimo interrogante, el artículo 37 de la ley 136 de 1994, establece:

“ARTÍCULO 37.- Secretario. El Concejo Municipal elegirá un secretario para un período de un año, reelegible a criterio de la corporación y su primera elección se realizará en el primer período legal respectivo (...)”.

Así mismo, se tiene que los Concejos Municipales y Distritales deben elegir a sus Secretarios para el período institucional de un año dentro de los diez (10) primeros días del mes de enero del año 2019 previo concurso público de méritos, tal como lo señala el parágrafo transitorio del artículo 12 de la Ley 1904 de 2018

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 37 de la ley 136 de 1994, el Secretario del Concejo Municipal es elegido dentro de los diez días del mes de enero, previo concurso de méritos que corresponde a un empleo de período fijo dentro de la respectiva Corporación Municipal y, en tal sentido, ostenta la calidad de empleado público.

Es importante destacar que el Secretario será elegido para un período de un año, reelegible a criterio de la Corporación y su primera elección se realizará en el primer período legal respectivo, y en caso de falta absoluta habrá nueva elección para el resto del período, y en caso de falta temporal, está vacante deberá proveerse a través del encargo.

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Janne Alexandra Guzmán Quintero.

Revisó: Maia Valeria Borja Guerrero.

Aprobó: Armando López Cortés.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹CABANELAS DE TORRES Guillermo, Diccionario Jurídico elemental. Décimo segunda edición, Ed. Heliasta, página 25.

² Dice la norma: “(...) La autoridad ante quien se manifieste el impedimento decidirá en el término de diez (10) días y en forma motivada, sin que contra la decisión quepa recurso; y al decidir señalará quién debe continuar el trámite, pudiendo si es preciso designar funcionario ad hoc; en el mismo acto ordenará la entrega del expediente al designado que ha de sustituir al separado del conocimiento. (...)”

³ Consejo de Estado, Sección Primera, sentencia de 24 de mayo de 2012, Rad. 52001233100020040206602.

⁴ Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, auto de 25 de febrero de 1997, Rad. C-343.

⁵ Sentencia de febrero 7 de 2013, C.P. Alberto Yepes Barreiro, Radicación número: 11001-03-28-000-2011-00041-00.

⁶ Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.