*20226000381181*

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Radicado No.: 20226000381181

Fecha: 19/10/2022 10:07:34 a.m.

Bogotá D.C

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. Comisión de Servicios. Radicación: 20222060476872 del 14 de septiembre de 2022.

En atención a la radicación de la referencia, en la cual consulta lo siguiente:

¿La UNGRD debe realizar la cotización y aporte a prestaciones sociales, parafiscales y ARL mientras dure el encargo en el Fondo Adaptación, sobre qué base debe cotizar?

¿La UNGRD debe pagar las comisiones realizadas por el Dr. Javier Pava, en cumplimiento de las funciones como Director General de la UNGRD?

¿El tiempo que dure el encargo, constituye base para la causación de los emolumentos de la UNGRD como primas y bonificaciones?

Se da respuesta en los siguientes términos.

En primer lugar, es importante precisar que conformidad con el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo, efectúa la interpretación general de la normatividad vigente, por lo tanto, la resolución de los casos concretos corresponde a cada entidad, razón por la cual solo se dará información general, respecto del tema objeto de consulta.

El Decreto 1844 de 2022, establece que la erogación por concepto de asignación básica mensual y demás emolumentos se hará con cargo al presupuesto del Fondo Adaptación a partir de la fecha de posesión.

De otra parte, artículo 18 del Decreto 2400 de 1968, establece:

“[...]

ARTÍCULO 18. Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: en uso de licencia o permiso; en comisión; ejerciendo las funciones de un empleo por encargo; prestando servicio militar obligatorio, o en servicio activo [...]”. (Subrayado fuera de texto)

Respecto del encargo, se indica que cuando dentro de una entidad se deba proveer un empleo de carrera administrativa en vacancia temporal o definitiva, el mismo, se proveerá a través de encargo, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, que dispone:

“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos, si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.”

De conformidad con lo anterior, se tiene entonces que mientras se lleve a cabo un proceso de selección, los empleados de carrera administrativa, tendrán derecho a ser encargados en los empleos que se encuentren en vacancia temporal o definitiva, siempre y cuando acrediten los requisitos para su ejercicio, posean las aptitudes y habilidades para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente.

Por su parte el Decreto 1083 de 2015, dispuso lo siguiente en relación a la figura de encargo:

“ARTÍCULO 2.2.5.4.7. Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, en los términos señalados en el siguiente capítulo.

(...)

ARTÍCULO 2.2.5.5.41. Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.

(...)

ARTÍCULO 2.2.5.5.45. Encargo interinstitucional. Hay encargo interinstitucional cuando el Presidente de la República designa temporalmente a un empleado en otra entidad de la Rama Ejecutiva, para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante del cual él sea el nominador, por falta temporal o definitiva de su titular.

El encargo interinstitucional puede recaer en un empleado de carrera o de libre nombramiento y remoción que cumpla con los requisitos para el desempeño del cargo.”.

(...).”

De lo previsto en la normativa transcrita, se tiene que, en caso de vacancia temporal o definitiva de un empleo de libre nombramiento y remoción, es procedente efectuar un encargo para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

De igual forma, se tiene que, procede el encargo interinstitucional cuando el presidente de la República designa temporalmente a un empleado en otra entidad de la Rama Ejecutiva, para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante del cual él sea el nominador, por falta temporal o definitiva de su titular.

En ese sentido, el presidente de la República podrá efectuar encargos interinstitucionales, siempre que él sea el nominador de los dos empleos, y, procederá en caso de vacancia temporal o definitiva del empleo.

Ahora bien, de conformidad con lo manifestado en su escrito, se deduce que quien ejerce el cargo de Gerente de la Unidad de Gestión de Riesgo ha sido nombrado por el presidente de la República mediante encargo del empleo como Gerente del Fondo Adaptación, sin desprenderse de las funciones de su empleo, adicionalmente, determina el decreto mediante el cual se realiza la designación en encargo que la remuneración y demás emolumentos (elementos salariales y prestacionales) deben ser reconocidos y pagados por el Fondo Adaptación.

En consecuencia, y como quiera que el acto administrativo mediante la cual se realiza el encargo determina en forma expresa que será el Fondo Adaptación la entidad que realice el reconocimiento y pago de la remuneración, así como los demás emolumentos (elementos salariales y prestacionales) propios de la relación laboral, en criterio de esta Dirección Jurídica, será el fondo adaptación el facultado para efectuar el reconocimiento y pago de todos los elementos salariales y prestacionales, como es el caso de la asignación mensual, primas, bonificaciones y vacaciones del gerente encargado, pues así lo determinó el acto administrativo mediante la cual se realiza el encargo objeto de consulta.

De otra parte, sobre la comisión de servicios es importante indicar que es la situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular; no genera vacancia del empleo; puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con la comisión y el comisionado tiene derecho a la remuneración del cargo del cual es titular.

Es así como el Decreto 1083 de 2015, previamente referido, establece:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.21 Comisión. El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior.

ARTÍCULO 2.2.5.5.22 Clases de comisión. Las comisiones pueden ser:

1. De servicios.

2. Para adelantar estudios.

3. Para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción o de periodo, cuando el nombramiento recaiga en un empleado con derechos de carrera administrativa.

4. Para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales.

ARTÍCULO 2.2.5.5.25 Comisión de servicio. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.

ARTÍCULO 2.2.5.5.26 Duración de la comisión de servicios. Las comisiones al exterior, se conferirán por el término estrictamente necesario para el cumplimiento de su objeto, más uno de ida y otro de regreso, salvo en los casos en que quien autoriza la comisión, considere que éstos no son suficientes para el desplazamiento al sitio donde deba cumplirse y su regreso al país, en cuyo caso podrá autorizar el término mínimo que considere necesario.

La comisión de servicios al interior se otorgará hasta por el término de treinta (30) días hábiles, prorrogable por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días hábiles más.

No estará sujeta al término antes señalado la comisión de servicio que se otorgue para cumplir funciones de inspección o vigilancia y las que por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, a juicio del nominador.

Queda prohibida toda comisión de servicio de carácter permanente.»

ARTÍCULO 2.2.5.5.27 Derechos del empleado en comisión de servicios. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional.

Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad.

Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia.” (subrayado fuera de texto)

De conformidad con lo anterior, y teniendo como precepto que en la comisión de servicios el empleado ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del cual es titular, en criterio de esta Dirección Jurídica, habrá lugar a otorgarla en virtud del encargo en los términos definidos en la norma.

A la luz de los preceptos anteriores se da respuesta a cada uno de sus interrogantes así:

¿La UNGRD debe realizar la cotización y aporte a prestaciones sociales, parafiscales y ARL mientras dure el encargo en el Fondo Adaptación, sobre qué base debe cotizar?

La base para la cotización del empleado encargado, teniendo en cuenta la información relacionada en su comunicación, será la que corresponde al encargo en el empleo de Director General, siendo aplicables todos los elementos salariares y prestaciones correspondientes al empleo.

Así mismo, y como quiera que el acto administrativo mediante la cual se realiza el encargo determina en forma expresa que será el Fondo Adaptación la entidad que realice el reconocimiento y pago de la remuneración, así como los demás emolumentos (elementos salariales y prestacionales) propios de la relación laboral, en criterio de esta Dirección Jurídica, será el fondo adaptación quien deba efectuar el reconocimiento y pago de todos los elementos salariales y prestacionales, como es el caso de la asignación mensual, primas, bonificaciones y vacaciones del gerente encargado.

¿La UNGRD debe pagar las comisiones realizadas por el Dr. Javier Pava, en cumplimiento de las funciones como Director General de la UNGRD?

Teniendo como fundamento que la comisión de servicios se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado, y dado que en su comunicación indica que hay un encargo, en criterio de esta Dirección Jurídica, hay lugar al otorgamiento de comisiones en los términos de la norma, siempre y cuando sean para las situaciones contempladas en el ordenamiento.

Por lo tanto y teniendo como precepto que, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1844 de 2022, previamente citado, se estableció que la erogación por concepto de asignación básica mensual y demás emolumentos se hará con cargo al presupuesto del Fondo Adaptación a partir de la fecha de posesión, se precisa que, no corresponde la UNGRD, pagar lo que corresponda a las comisiones del empleado objeto de consulta.

3-. ¿El tiempo que dure el encargo, constituye base para la causación de los emolumentos de la UNGRD como primas y bonificaciones?

Frente al particular se reitera que la norma dispuso que el empleado encargado tendrá derecho al salario señalado por el empleo que desempeña temporalmente, siempre que no deba ser percibido por su titular, en consecuencia y basándose en la información relacionada en su comunicación, como el encargo es producto de la renuncia del titular del empleo, en criterio de esta Dirección Jurídica, habrá lugar al pago de los elementos salariales y prestacionales correspondientes al empleo de Director General, mientras dure el encargo.

En consecuencia, y como quiera que el acto administrativo mediante la cual se realiza el encargo determina en forma expresa que será el Fondo Adaptación la entidad que realice el reconocimiento y pago de la remuneración, así como los demás emolumentos (elementos salariales y prestacionales) propios de la relación laboral, en criterio de esta Dirección Jurídica, dicha entidad será quien efectué el reconocimiento y pago de todos los elementos salariales y prestacionales mientras se encuentre en encargo.

Por último, se indica que frente al tema consultado esta Dirección Jurídica emitió concepto bajo el radicado 20226000350531 del 21 de septiembre de 2022, el cual se adjunta al presente escrito.

Finalmente, me permito indicarle que, para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web en el link https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/gestor-normativo -“Gestor Normativo”-, donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Anexo: 20226000350531 del 21 de septiembre de 2022.

Proyectó: Janne Alexandra Guzmán Quintero.

Revisó: Maia Valeria Borja.

Aprobó: Armando López Cortés.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

2. Por el cual se acepta una renuncia y se efectúa un encargo en el Fondo Adaptación.

3. Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.

4. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

5. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.