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Radicado No.: 20226000384031

Fecha: 18/10/2022 03:52:04 p.m.

Bogotá D.C.

REF: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. Radicado 20222060480972 de fecha 19/09/2022

En atención a la comunicación de la referencia remitida por usted, donde consulta si es procedente que se le encargue de un empleo que se encuentra vacante, sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:

Es importante indicarle que, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

La resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal.

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde la valoración de los casos particulares.

Ahora bien, con el fin de resolver su consulta, es importante señalar que la ley 909 de 2004, menciona lo siguiente:

ARTÍCULO 24. Encargo. (Modificado por el Art.1 de la Ley 1960 de 2019) Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicara para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.

De acuerdo con lo señalado, el encargo es una situación administrativa, que presenta un doble carácter; constituye a la vez una situación administrativa y también una modalidad transitoria de provisión de empleos, el encargo puede ser total o parcial, lo que indica que, en el primer caso, el empleado se desliga de las funciones que le son propias y asume todas las del nuevo empleo, para el segundo caso, continua con las funciones de su empleo.

De igual manera es importante señalar que corresponde al jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento en encargo, verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño del empleo, tanto por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales.

Del mismo modo el decreto 1083 de 2015 respecto al encargo menciona:

“ARTÍCULO 2.2.5.1.4. Requisitos para el nombramiento y ejercer el empleo. Para ejercer un empleo de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, se requiere:

1. Reunir los requisitos y competencias que la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales exijan para el desempeño del cargo.

(...)

ARTÍCULO 2.2.5.1.5. Procedimiento para la verificación del cumplimiento de los requisitos. Corresponde al jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento:

1. Verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño del empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales.

2. (...)

ARTÍCULO 2.2.5.4.1. Movimientos de personal. A los empleados que se encuentren en servicio activo se les podrá efectuar los siguientes movimientos de personal:

1. Traslado o permuta.

2. Encargo.

3. Reubicación

4. Ascenso.

ARTÍCULO 2.2.5.4.7. Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, en los términos señalados en el siguiente capítulo.

ARTÍCULO 2.2.5.5.42. Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera.

ARTÍCULO 2.2.5.5.41. Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.

Por su parte, la Ley 1952 de 2019 establece:

ARTÍCULO 38. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

(...)

10. Acreditar los requisitos exigidos por la ley para la posesión y el desempeño del cargo.

(...)

A manera de una primera conclusión, se tiene que para materializar la figura del encargo se deberá tener en cuenta los siguientes parámetros:

- Cumplir con los requisitos exigido por el empleo

- No haber sido sancionado disciplinariamente en el último año

- Haber obtenido evaluación sobresaliente en su última evaluación de desempeño laboral

- Encontrarse desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

Ahora bien, puntualmente frente al caso consultado tenemos que se refiere que el manual de funciones no ha sido actualizado con las disposiciones del Decreto 1083 de 2015 y los núcleos básicos del conocimiento, frente al particular es importante anotar que el Parágrafo 4 del artículo 2.2.2.4.9 señala: “Los procesos de selección que se encontraban en curso al 17 de septiembre de 2014, continuarán desarrollándose con sujeción a los requisitos académicos establecidos en los respectivos manuales específicos de funciones y de competencias laborales vigentes a la fecha de la convocatoria. Para las nuevas convocatorias que se adelanten a partir del 18 de septiembre de 2014, se deberán actualizar los manuales respectivos a las disposiciones del presente Título.”

De acuerdo con lo señalado, el manual de funciones de la secretaría de hacienda de Duitama debería encontrarse ajustado con dicha disposición y los requisitos que deberían exigirse para la provisión de los empleos, a partir del año 2014, serían los correspondientes a los núcleos básicos del conocimiento que allí se establecieran; ahora bien, toda vez que según los hechos narrados, no se ha realizado esa actualización y el concurso de méritos fue realizado en el año 2012, no resultaría viable proveer los empleos vacantes (ya sea por encargo, nombramiento provisional o periodo de prueba), si el aspirante no cumple con los requisitos que expresamente señale el manual de funciones, esto teniendo en cuenta que los artículos 2.2.2.6.1 y siguientes del Decreto 1083 de 2015 establecen:

“Expedición. Los organismos y entidades a los cuales se refiere el presente Título expedirán el manual específico de funciones y de competencias laborales describiendo las funciones que correspondan a los empleos de la planta de personal y determinando los requisitos exigidos para su ejercicio.

La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante resolución interna del jefe del organismo o entidad, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente Título.

Corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, en cada organismo o entidad, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de competencias laborales y velar por el cumplimiento de las disposiciones aquí previstas.

PARÁGRAFO 1. La certificación de las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga delegada esta competencia.

PARÁGRAFO 2. El Departamento Administrativo de la Función Pública brindará la asesoría técnica necesaria y señalará las pautas e instrucciones de carácter general para la adopción, adición, modificación o actualización de los manuales específicos.

(...)

ARTÍCULO 2.2.2.6.2. Contenido del manual específico de funciones y de competencias laborales. El manual específico de funciones y de competencias laborales deberá contener como mínimo:

1. Identificación y ubicación del empleo.

2. Contenido funcional: que comprende el propósito y la descripción de funciones esenciales del empleo.

3. Conocimientos básicos o esenciales.

4. Requisitos de formación académica y de experiencia”

En este orden de ideas y respondiendo puntualmente su interrogante, toda vez que la convocatoria realizada para la provisión del empleo señalado en su consulta se realizó en el año 2012, los requisitos a tenerse en cuenta no debían ser los relacionados con los núcleos básicos del conocimiento, toda vez que los mismos se hicieron exigibles desde el año 2014; no obstante, en caso de que la entidad haya realizado la actualización de su manual con posterioridad a esa fecha e incluyendo los núcleos básicos del conocimiento, para la provisión de los empleos en todo caso, se deberá cumplir con los requisitos que el manual de funciones de la respectiva entidad exige, por lo que, en criterio de esta dirección jurídica, si el empleo en el cual aspira a ser encargado no contempla el núcleo básico del conocimiento de la administración y su profesión no se encuentra dentro de las expresamente señaladas en el manual, usted no cumplirá con el requisito del título profesional por lo que no podría ser encargado del empleo vacante.

Finalmente, de acuerdo con lo señalado, corresponde en todo caso al jefe de la unidad de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial verificar y certificar que la persona aspirante a ejercer un empleo público cumple con los requisitos y competencias exigidos.

En caso de requerir información adicional respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo puede ingresar a la página web de la entidad, al enlace https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo, en el que podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

Director Jurídico

Proyectó: Cristian Camilo Torres de la Rosa.

Revisó. . Maia Borja Guerrero

Aprobó: Armando López

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2. “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”

3. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

4. “Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario”.