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Radicado No.: 20226000310911

Fecha: 24/08/2022 10:34:27 a.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: EMPLEO. MOVIMIENTO DE PERSONAL â¿ Traslado Interinstitucional. RADICADO N. 20229000400292 del 8 de agosto de 2022

En atención a su comunicación de la referencia, mediante el cual presenta interrogantes relacionados con Movimiento de Personal â¿ Traslado Interinstitucional, me permito dar respuesta a los mismos, en el mismo orden de su presentación y en atención a las facultades y competencias que se le atribuyen a este Departamento Administrativo, en los siguientes términos:

En primer lugar, es importante señalar que a este Departamento Administrativo de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016¹, le compete formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia intervenir y/o definir situaciones particulares de las entidades, su estructura o funcionamiento.

En ese sentido, la resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal.

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde la valoración de los casos particulares.

No obstante, a manera de información general respecto de la situación planteada por usted, procedemos a pronunciarnos respecto de sus interrogantes en el siguiente sentido:

En relación a los movimientos de personal el artículo 2.2.5.4.1 del Decreto 1083 de 2015²establece que podrán efectuarse siempre y cuando el empleado se encuentre en servicio activo; encontrándose en el traslado o permuta.

“(...) ARTÍCULO 2.2.5.4.2 Traslado o permuta. - Hay traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría y para el cual se exijan requisitos mínimos similares.

También hay traslado cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño.

Los traslados o permutas podrán hacerse dentro de la misma entidad o de un organismo a otro, con el lleno de los requisitos previstos en el presente Decreto

Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce.

Los reglamentos de las carreras especiales, en lo referente a los traslados y permutas, se ajustarán a lo que se dispone en este decreto.

El traslado o permuta procede entre organismos del orden nacional y territorial. (...)

“(...) ARTÍCULO 2.2.5.4.3 Reglas generales del traslado. El traslado se podrá hacer por necesidades del servicio, siempre que ello no implique condiciones menos favorables para el empleado.

El traslado podrá hacerse también cuando sea solicitado por los empleados interesados, siempre que el movimiento no afecte el servicio.

(...) ARTÍCULO 2.2.5.4.5 Derechos del empleado trasladado. El empleado público de carrera administrativa trasladado conserva los derechos derivados de ella y la antigüedad en el servicio.

Cuando el traslado implique cambio de sede, el empleado tendrá derecho al reconocimiento y pago de los gastos que demande el traslado, es decir, tendrá derecho al reconocimiento de pasajes para él y su cónyuge o compañero (a) permanente, y sus parientes hasta en el primer grado de consanguinidad, así como también los gastos de transporte de sus muebles. (...)” (Subrayas y negrilla nuestras)

De acuerdo con la norma transcrita, para dar aplicación a la figura del traslado debe existir un cargo vacante definitivamente (sin provisión temporal), con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para el cual se exijan requisitos mínimos similares; así mismo, debe obedecer a necesidades del servicio o por solicitud del empleado, en este último evento, siempre que el movimiento no cause perjuicios al servicio ni afecte la función pública.

Ahora bien, con el fin de determinar si un empleo tiene funciones afines a otro, se hace necesario acudir a lo dispuesto en el Decreto Ley 785 de 2005³que, frente a las funciones de los niveles de empleos del nivel territorial, señala:

“(...) ARTÍCULO 3°. Niveles jerárquicos de los empleos. Según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de las entidades u organismos a los cuales se refiere el presente decreto se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel Asistencial.

ARTÍCULO 4°. Naturaleza general de las funciones. A los empleos agrupados en los niveles jerárquicos de que trata el artículo anterior, les corresponden las siguientes funciones generales:

4.1. Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos.

4.2. Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección territorial.

4.3. Nivel Profesional. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.

4.4. Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología.

4.5. Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. (...)”

Para atender los anteriores presupuestos, se considera pertinente que las entidades revisen las funciones generales contenidas en el manual especifico de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la entidad, las cuales deberán guardar armonía con las funciones generales dispuestas en el capítulo 2 del título 2 del Decreto 1083 de 2015.

De acuerdo con lo anterior, al estudiar la solicitud de traslado o permuta de empleados, la administración deberá revisar que las funciones de los respectivos empleos sean afines o que se complementen.

Respecto de las funciones afines o similares, el Consejo de Estado se ha pronunciado en los siguientes términos:

“(...) Es válido que la administración establezca el perfil que se requiere cumplir para que se pueda acceder a determinado cargo o empleo público. Uno de esos requisitos puede ser el de acreditar que el aspirante ha tenido en el pasado otros empleos o cargos o actividades que guarden cierta similitud con las funciones que debería desempeñar en caso de que fuera nombrado en el cargo para el cual se ha presentado. Empero, no se trata de que deba demostrarse que ha cumplido exactamente las mismas funciones, pues ello implicaría que la única manera de acreditar experiencia relacionada, sería con el desempeño del mismo cargo al que se aspira, lo que resulta a todas luces ilógico y desproporcionado. Pero sí se debe probar que existe una experiencia en cargos o actividades en los que se desempeñaron funciones similares (...)” (Subraya fuera de texto)

En síntesis, al momento de evaluar si las funciones de un cargo son similares a otro, el jefe de la unidad de talento humano, o quien haga sus veces, debe analizar la complejidad y el contenido temático de tales funciones, es decir, que éstas sean semejantes o complementarias, que haya un hilo conductor entre ellas, y el área de desempeño en que se desarrolla cada empleo.

De acuerdo con lo anterior, se precisa que para determinar si un empleo tiene asignadas funciones afines, similares o complementarias a otro empleo del mismo nivel, se hace necesario revisar la clasificación contenida en el artículo 3 del Decreto 785 de 2005; así como las comprendidas en el artículo 4 del mismo decreto y en el manual específico de funciones y competencias laborales que tenga adoptado la entidad, respecto de cada empleo.

En ese sentido, un empleo tiene funciones afines o complementarias a otro empleo cuando se han asignado similares funciones para el ejercicio del cargo y realizan actividades similares relacionadas con su nivel.

Por su parte, el Consejo de Estado, mediante concepto No.1047 del 13 de noviembre de 1997, donde señaló:

"(...) El traslado... procede por necesidades del servicio, “siempre que ello no implique condiciones menos favorables para el empleado”; también a solicitud del funcionario interesado, sí el movimiento no perjudica al servicio. Es decir, cuando el traslado se origina en la administración no puede conllevar condiciones desfavorables al servidor, y cuando proviene de la iniciativa del empleado interesado, no puede serlo en detrimento del servicio.

Las normas que regulan el régimen de traslados son comunes tanto para los funcionarios de libre nombramiento y remoción como para los de carrera administrativa, en lo que no resulte incompatible con los estatutos de carreras especiales, porque se trata de disposiciones sobre administración de personal y no propiamente de carrera. (...)” (Subrayas fuera del texto).

De conformidad con la norma y jurisprudencias en cita, esta dirección indica que, para efectuar traslados Interinstitucionales o permutas de empleados públicos, primero debe existir un empleo vacante definitivamente, las entidades implicadas deberán analizar que los dos empleos tengan funciones y requisitos similares entre sí, y que las necesidades del servicio permitan realizar dicho traslado.

Adicionalmente a ello, se deberá establecer que este movimiento de personal, no implique condiciones menos favorables para los empleados; entre ellas, que la remuneración sea igual; así mismo se conservan los derechos de carrera y de antigüedad en el servicio y que ambos cargos deben tener la misma naturaleza.

También se deberá verificar que, a la luz de las normas citadas, el traslado o permuta sea “horizontal”, como quiera que consiste en una forma de proveer un empleo con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría y para el cual se exijan requisitos mínimos similares, es decir, que no implica un ascenso ni descenso.

Por otro lado, de acuerdo al artículo 2.2.5.4.2 del Decreto 1083 de 2015, cuando se trate de traslados o permutas entre organismos (Interinstitucional), la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce. En ese sentido, no será procedente pedir permiso a la Comisión Nacional del Servicio Civil o por el DAFP, ya que en las disposiciones legales no se contempla esta situación.

De acuerdo con lo expuesto, se concluye que siempre que se cumplan con las condiciones arribas descritas, es procedente que las entidades u organismos públicos, consideren la autorización del traslado o la permuta interinstitucional.

Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que mediante la Circular No. 0117 del 29 de julio de 2019 expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil y el Departamento Administrativo de la Función Pública, en relación con los encargos, se señaló:

“(...) 1. Derecho preferencial de encargo de los servidores de carrera administrativa del Sistema General, Sistemas Específicos o Especiales de origen legal y de los Sistemas Especiales a los que por orden de la Ley les aplica transitoriamente la Ley 909 de 2004.

Los servidores de carrera tienen el derecho preferencial a ser encargados en los empleos de carrera administrativa vacantes de forma definitiva o temporal, siempre que acrediten los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por la Ley 1960 de 2019.

Duración del encargo: el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, modificatorio del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, eliminó la previsión "(...) y una vez convocado el respectivo concurso (...)", por lo que con independencia de que el empleo haya sido convocado a proceso de selección, el mismo debe ser provisto mediante encargo, situación administrativa que no contempla término definido, toda vez que la modificación normativa también eliminó la expresión "El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses."

(...)

Encargo de servidores de carrera en un empleo de libre nombramiento y remoción.

El servidor con derechos de carrera administrativa, en los términos del inciso quinto del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, podrá ser encargado en un empleo de libre nombramiento y remoción.

Cuando se trate de vacancia definitiva, el encargo será por un término de tres (3) meses, prorrogables por tres (3) meses más, período que una vez culminado obliga la provisión definitiva del empleo.» (Subrayado fuera de texto).

De esta manera, es necesario considerar que el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, el encargo en los empleos de carrera no contempla término definido, toda vez que la modificación normativa eliminó la expresión "El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses. (...)”

Por consiguiente, esta Dirección Jurídica teniendo en cuenta que la normativa eliminó la expresión “El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses”, el empleado que se encuentra en encargo en un cargo de carrera que presenta vacancia definitiva, podrá permanecer en el mismo hasta tanto se adelante el correspondiente proceso de selección y se provea el mismo mediante nombramiento en periodo de prueba.

Es oportuno resaltar que el transcurso del tiempo del empleado en el empleo objeto del encargo no le confiere derechos de carrera sobre el mismo, los cuales solo adquiere si se presenta al concurso respectivo una vez sea convocado, quede en primer lugar de la lista de elegibles, sea nombrado en periodo de prueba y lo supera de manera satisfactoria.

Teniendo en cuenta las normas anteriormente descritas esta Dirección Jurídica se permite dar respuesta a su primer interrogante mediante el cual consulta: “(...)1. 1. ¿Puedo solicitar me nombren es ese cargo? (...)”

Respuesta: En relación con su primera pregunta esta Dirección Jurídica considera que el empleado interesado podrá solicitar el traslado para un cargo, siempre que el movimiento no afecte el servicio, y se cumplan los requisitos establecidos en el Decreto 1083 de 2015 y demás normatividad vigente relacionada con la materia.

A su segundo interrogante mediante el cual consulta: “(...) 2. ¿Qué sucede si la persona en encargo ha excedido el tiempo que establece la norma y este cargo no ha sido ofertado por la entidad para próximas convocatorias? (...)”

Respuesta: En relación con su segunda pregunta, teniendo en cuenta que la normativa eliminó la expresión “El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses”, el empleado que se encuentra en encargo en un cargo de carrera que presenta vacancia definitiva, podrá permanecer en el mismo hasta tanto se adelante el correspondiente proceso de selección y se provea el mismo mediante nombramiento en periodo de prueba.

Es oportuno resaltar que el transcurso del tiempo del empleado en el empleo objeto del encargo no le confiere derechos de carrera sobre el mismo, los cuales solo adquiere si se presenta al concurso respectivo una vez sea convocado, quede en primer lugar de la lista de elegibles, sea nombrado en periodo de prueba y lo supera de manera satisfactoria.

A su tercer interrogante mediante el cual consulta: “(...) ¿Si hay una convocatoria publicada con un cargo igual, similar o equivalente, puedo solicitar el traslado a la entidad que la oferta antes de que inicie la venta de derechos de participación?

(...)”

Respuesta: Con relación a este interrogante esta Dirección Jurídica se permite reiterar lo dicho en la primera respuesta, en este sentido el empleado interesado podrá solicitar el traslado para un cargo, siempre que se cumpla con las condiciones estipuladas en las normas anteriormente descritas, es viable considerar el traslado o la permuta de un empleado público, y es de competencia de los jefes de ambas entidades, analizar el caso en concreto a la luz de la normativa anteriormente transcrita y decidir si ante una solicitud de traslado, éste procede o no.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Carolina Rivera Daza

Revisó: Maia Borja

Aprobó: Armando López

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹ Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

² Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

³ Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.