*20226000112651*

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Radicado No.: 20226000112651

Fecha: 16/03/2022 10:40:52 a.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: EMPLEO â¿PROVISIÓN. Lista de elegibles: 20229000061542 del 1 de febrero de 2022.

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta sobre la forma de proveer temporalmente un empleo que se encuentra vacante, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

Sobre el particular la ley 909 de 2004 señala en su artículo 31 lo siguiente:

“ARTÍCULO 31. Etapas del proceso de selección o concurso. El proceso de selección comprende:

(...)

4. Con los resultados de las pruebas la Comisión Nacional del Servicio Civil o la entidad contratada por delegación de aquella elaborara en estricto orden de mérito la lista de elegibles que tendrá una vigencia de dos (2) años. Con esta y en estricto orden de méritos se cubrirán las vacantes para las cuales se efectuó el concurso y las vacantes definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con posterioridad a la convocatoria de concurso en la misma Entidad.

(...)” (subrayado fuera del texto).

En este sentido, es importante reiterar que la norma es clara al determinar que los empleos deberán proveerse con la lista de elegible resultado de la convocatoria, a su vez esta tendrá una vigencia de dos años y con la misma se deberán proveer las vacantes que surjan durante la vigencia de la misma.

Ahora bien, respecto al orden para la provisión de los empleos en las entidades el Decreto 1083 de 2015 dispone:

ARTÍCULO 2.2.5.3.2. Orden para la provisión definitiva de los empleos de carrera. La provisión definitiva de los empleos de carrera se efectuará teniendo en cuenta el siguiente orden:

1. Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial.

2. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de la Ley 387 de 1997, una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

3. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente decreto y de acuerdo con lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para la respectiva entidad.

Si agotadas las anteriores opciones no fuere posible la provisión del empleo deberá adelantarse proceso de selección específico para la respectiva entidad.

PARÁGRAFO 1. Una vez provistos en período de prueba los empleos convocados a concurso con las listas de elegibles elaboradas como resultado de los procesos de selección, tales listas, durante su vigencia, podrán ser utilizadas para proveer de manera específica las vacancias definitivas que se generen en los mismos empleos inicialmente provistos, con ocasión de la configuración para su titular de alguna de las causales de retiro del servicio consagradas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004 y para proveer las vacantes definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con posterioridad a la convocatoria de concurso en la misma Entidad.

Lo anterior sin perjuicio de lo señalado en el numeral 3 del artículo 21 de la Ley 909 de 2004.

De conformidad con al norma transcrita y para efectos de dar respuesta a su consulta, es preciso señalar que, de no existir las situaciones contempladas en los incisos 1, 2 y 3 la entidad deberá proceder en estricto orden con la lista de elegibles que se encuentra vigente al momento en que surge la vacante, ahora bien toda vez que en su consulta manifiesta que la primera persona en la lista de elegible no acepto el cargo la entidad debe continuar con la segunda en la lista y así sucesivamente hasta proveer el empleo; ahora, no es requisito autorización alguna por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil para continuar la provisión con el segundo en la lista, sin embargo tal circunstancia deberá ser documentada por la entidad y plasmada en el acto administrativo por medio del cual se nombra al segundo en la lista en periodo de prueba.

Ahora bien, respecto a la figura de encargo es importante mencionar que la Ley 1960 de 2019 “Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones” señala:

“ARTÍCULO 1. El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, quedará así:

ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. (subrayado fuera del texto)

(...)

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.”

En este sentido, es importante reiterar que la norma es clara al determinar que los empleos deberán proveerse con los empelados inmediatamente inferior, así mismo, cabe resaltar que debe considerarse a su vez para determinar el encargo los requisitos desarrollados en el manual especifico de funciones y competencias laborales de la entidad, como también resulta un criterio relevante que el desempeño de su última evaluación de desempeño sea sobresaliente y no haber sido sancionado disciplinariamente en el último año.

Por lo que, resulta oportuno que la entidad tenga en cuenta los requisitos exigidos por la Ley arriba determinados para efectos de validar si un empleado puede ser encargado para asumir diferentes funciones a las definidas en su cargo.

En atención al interrogante de su escrito, se reitera el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 determina que se deberá encargar al empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad, se colige que deberá revisarse el empleado que se encuentre en el grado jerárquico y salarial inferior determinado en el manual de funciones y competencias laborales adoptado por la entidad, para que proceda el encargo conforme los parámetros determinados por la norma.

No obstante, en caso de no haber un empleado que cumpla con los requisitos señalados por la norma, el Decreto 1083 de 2015 señala:

“ARTÍCULO 2.2.5.3.3 Provisión de las vacancias temporales. Las vacantes temporales en empleos de libre nombramiento y remoción podrán ser provistas mediante la figura del encargo, el cual deberá recaer en empleados de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo.

Las vacantes temporales en empleos de carrera, podrán ser provistas mediante nombramiento provisional, cuando no fuere posible proveerlas mediante encargo con empleados de carrera.

Tendrá el carácter de provisional la vinculación del empleado que ejerza un empleo de libre nombramiento y remoción que en virtud de la ley se convierta en cargo de carrera. El carácter se adquiere a partir de la fecha en que opere el cambio de naturaleza del cargo, el cual deberá ser provisto teniendo en cuenta el orden de prioridad establecido en el presente título, mediante acto administrativo expedido por el nominador.

PARÁGRAFO . Los encargos o nombramientos que se realicen en vacancias temporales, se efectuarán por el tiempo que dure la misma.” (subrayado fuera del texto).

De acuerdo con lo anterior, la norma autoriza de manera expresa a la entidad para proveer vacantes temporales con nombramientos en provisionalidad de aquellos cargos que no puedan ser ocupadas por empleados de la misma en los términos señalados por la Ley, durante el término que dure la vacante transitoria; por lo que se permite indicar esta Dirección que para efectos de proveer el cargo vacante mientras se puede suplir con una persona de la lista de elegible la entidad podrá nombrar en provisionalidad a quien cumpla con los requisitos establecidos por la Ley y el reglamento interno, con la finalidad de evitar una afectación en la función administrativa de la entidad.

En virtud de lo expuesto se permite indicar esta dirección lo siguiente:

- Los cargos de carrera administrativa deberán proveerse en estricto orden de la lista de elegible que tengan se encuentren vigentes.

- El encargo procede en los casos donde no se pueda proveer los cargos vacantes con la lista de elegible; el cual deberá en primera medida ocuparse bajo las condiciones establecidas por la norma y será secundario como ultima medida la posibilidad de hacer un nombramiento en provisionalidad.

- Así las cosa, en virtud de las funciones otorgadas por el Decreto 430 de 2016 a la Función Pública no es de nuestra competencia resolver situaciones particulares, ni internas de la entidad, por lo que le corresponde a la entidad realizar un análisis propio para efectos de determinar la solución pertinente considerando las normas y parámetros aquí expuestos.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó. Ana María Naranjo

Revisó: Harold Herreño

Aprobó: Armando López Cortes

11602.8.4