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Radicado No.: 20226000254671

Fecha: 14/07/2022 02:57:21 p.m.

Bogotá D.C.

REF: EMPLEO. Provisión. Nombramiento en cargo de carrera. Asignación de funciones. RAD. 20229000337922 del 28 de junio de 2022.

En la comunicación de la referencia, informa que desde el 26 de diciembre de 2021 el profesional universitario código 02 con funciones de cobro coactivo renunció a su cargo, por lo que se convocó al siguiente en la lista de elegibles, quien solicitó prórroga para la posesión hasta el día 23 de mayo de 2022, fecha en la que finalmente se posesionó. La administración Municipal no empleo la figura de encargo para copar la vacancia definitiva por renuncia, sin embargo, a través de la secretaria administrativa y financiera la entrega del cargo en cabeza del profesional especializado código 05 con funciones de cobro coactivo hasta la fecha de la posesión y entrega del cargo al profesional universitario código 02. Con base en la información precedente, consulta si este tipo de actuaciones están regladas en el ordenamiento jurídico.

Sobre la inquietud planteada, me permito manifestarle en primer lugar que según los hechos de su consulta no queda claro a que se refiere con “entrega del cargo”; sin embargo, de forma general sobre el tema me permito informarle lo siguiente.

Respecto a la provisión de los empleos públicos, el Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, determina lo siguiente:

ARTÍCULO 2.2.5.3.1 Provisión de las vacancias definitivas. Las vacantes definitivas en empleos de libre nombramiento y remoción serán provistas mediante nombramiento ordinario o mediante encargo, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo.

Las vacantes definitivas en empleos de carrera se proveerán en periodo de prueba o en ascenso, con las personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, de conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera, según corresponda.

Mientras se surte el proceso de selección, el empleo de carrera vacante de manera definitiva podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras del encargo o del nombramiento provisional, en los términos señalados en la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera.

Las vacantes definitivas en empleo de periodo o de elección se proveerán siguiendo los procedimientos señalados en las leyes o decretos que los regulan.”(Subrayado fuera de texto)

Como se aprecia, la regla general para la provisión de cargos de carrera vacantes definitivamente, es el nombramiento en período de prueba o en ascenso. Mientras se surte el proceso respectivo, la administración puede proveer el empleo mediante encargo o nombramiento provisional, de acuerdo con los procedimientos señalados en la Ley.

Ahora bien, el Artículo 24 de la Ley 909 de 2004, “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”, modificado por el Artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, establece:

ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley”.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

(...)

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este Artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.” (Se subraya).

De acuerdo con lo expuesto, si la administración decide proveer temporalmente el cargo de carrera que se encuentra vacante de forma definitiva (mientras puede efectuar el nombramiento en período de prueba), debe hacerlo respetando el derecho preferencial a ser encargados de los empleados de carrera administrativa.

De otra parte, y debido a que la administración no puede suspender la prestación de sus servicios mientras se provee un empleo, es viable asignar algunas funciones a otro empleado, para que atienda temporalmente las actividades de un cargo, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015; sobre el particular, la Corte Constitucional en Sentencia T - 105 de 2002, se pronunció en los siguientes términos:

“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado.

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”.

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado.

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues, esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la figura jurídica del “encargo”. (Negrilla original, subrayado fuera de texto)

Así las cosas, la asignación de funciones es una figura de administración de personal en el sector público a la que puede acudir la administración cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a los cargos de la planta de personal de la entidad sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesite que se cumpla con algunas de las funciones de un cargo, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.

Cabe señalar, que esta figura no tiene una reglamentación para determinar por cuánto tiempo se pueden asignar las funciones adicionales a un empleado, ni cuántas funciones se le pueden asignar, siempre y cuando no se desnaturalice el cargo que desempeña.

En consecuencia, además de lo establecido en el manual específico de funciones y de competencias laborales de la entidad para el empleo del cual es titular, es viable que a los empleados públicos se les asignen otras funciones, siempre que se ajusten a las fijadas para el nivel del cargo; lo contrario conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la cual éste se creó.

Con base en los argumentos expuestos, esta Dirección Jurídica considera lo siguiente:

Mientras se hace la provisión definitiva de un empleo de carrera administrativa con la lista de elegibles vigente resulta viable encargar a un empleado que cumpla con los requisitos para su ejercicio.

Igualmente, con el objeto de evitar la suspensión en la prestación de sus servicios, la administración puede asignar funciones a empleados, de acuerdo con los parámetros expuestos en el cuerpo del concepto. Para el caso consultado, la administración, por necesidades del servicio, puede asignar algunas de las funciones del empleo vacante definitivamente a otro empleado, mientras la persona nombrada toma posesión del mismo, con el objeto de continuar desarrollando las funciones públicas que la ley le ha asignado a la entidad.

En caso que requiera mayor información sobre las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo puede ingresar a la página web de la entidad, en el link “Gestor Normativo”: /eva/es/gestor-normativo, donde podrá encontrar todos los conceptos relacionados emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

Director Jurídico

Elaboró: Claudia Inés Silva

Revisó: Maía Valeria Borja Guerrero

Aprobó Armando López Cortés

11602.8.4