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Radicado No.: 20226000183101

Fecha: 19/05/2022 10:53:23 a.m.

Bogotá D.C.

REF: EMPLEOS. Funciones de los miembros de la Comisión de Personal. RAD. 20229000169592 del 20 de abril de 2022.

En atención al oficio de la referencia, mediante el cual presenta inquietudes relacionadas con las funciones de los miembros de la comisión de personal, al respecto y con el fin de atender su solicitud, se proviene a efectuar las siguientes consideraciones de carácter general, y al final se procederá a dar respuesta a cada uno de sus planteamientos.

Inicialmente es importante destacar que la resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal y, además, en desarrollo de los principios de la especialización presupuestal y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

Por tanto, este Departamento en ejercicio de sus funciones contenidas en el Decreto 430 de 2016, realiza la interpretación general de las disposiciones legales. Sin embargo, no le corresponde la valoración de los casos particulares, y carece de competencia para ordenar reconocimiento de derechos; tampoco funge como ente de control, investigación, ni señalar los procedimientos a seguir en caso de que se presenten anomalías, ni es el competente para decidir sobre la legalidad de las actuaciones de las entidades del estado, competencia atribuida a los Jueces de la República.

No obstante, a modo de información general respecto de la situación planteada, le informo:

La Ley 909 de 2004, Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, establece:

«ARTÍCULO 16. LAS COMISIONES DE PERSONAL.

1. En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados. En igual forma, se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de las entidades.

Las decisiones de la Comisión se tomarán por mayoría absoluta. En caso de empate se repetirá nuevamente la votación y en caso de persistir, este se dirimirá por el Jefe de Control Interno de la respectiva entidad.

Esta Comisión se reunirá por lo menos una vez al mes y será convocada por cualquiera de sus integrantes o por el jefe de personal de la entidad u organismo o quien haga sus veces, quien será el secretario de la misma y llevará en estricto orden y rigurosidad las Actas de las reuniones.

La Comisión elegirá de su seno un presidente.

2. Además de las asignadas en otras normas, las Comisiones de Personal cumplirán las siguientes funciones:

a) Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera;

b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial;

c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes;

d) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos;

e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos;

f) Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa;

g) Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley; h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento;

i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional;

j) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.» (Destacado nuestro)

Por otra parte, el Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector Función Pública, modificado por el Decreto 498 de 2020, establece:

«ARTÍCULO 2.2.14.1.1 Conformación de la Comisión de Personal. En todos los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004 deberá existir una Comisión de Personal conformada por dos (2) representantes del organismo o entidad, designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa.

Los dos representantes que para el efecto designe el jefe del organismo o entidad serán empleados públicos de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa.

Los dos representantes de los empleados serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular. En las votaciones que se adelanten para la elección de los representantes de la Comisión de Personal, podrán participar todos los servidores que ocupen empleos de carrera administrativa independientemente de su forma de vinculación y los empleados vinculados en empleos que conforman las plantas temporales.

En igual forma se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de los organismos o entidades.

PARÁGRAFO. Las Comisiones de Personal establecerán su reglamento de funcionamiento." (Subrayado nuestro)

(Artículo modificado por el Art. 3 del Decreto 498 de 2020)

(...)

ARTÍCULO 2.2.14.2.11 Elección de representantes de los empleados. Serán elegidos como representantes de los empleados en la Comisión de Personal, los candidatos que obtengan mayoría de votos en estricto orden. Como suplentes serán elegidos los que obtengan el tercero y cuarto lugar, quienes en su orden reemplazarán a los principales.»

De acuerdo con la normativa transcrita, en todos los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004 deberá existir una Comisión de Personal conformada por dos (2) representantes del organismo o entidad, designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa; y los dos representantes que para el efecto designe el jefe del organismo o entidad serán empleados públicos de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa, los dos representantes de los empleados serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular.

En relación con la conformación de la Comisión de Personal y la designación de los dos representantes del organismo o entidad, así como frente a los dos representantes de los empleados, quedó igual; en el entendido que los primeros son designados por el nominador o por quien haga sus veces, y los segundos que deben ser de carrera administrativa, serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad, incluidos los empleados provisionales y los temporales, y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular.

Serán elegidos como representantes de los empleados en la Comisión de Personal, los candidatos que obtengan mayoría de votos en estricto orden, y como suplentes serán elegidos los que obtengan el tercero y cuarto lugar, quienes en su orden reemplazarán a los principales; y las funciones que les corresponde serán las mismas inherentes a la Comisión de Personal establecidas en el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, y las establecidas en el reglamento interno para su funcionamiento.

Así mismo, es importante señalar que la Comisión de personal cumplirá las siguientes funciones:

Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera;

Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial;

Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes;

Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos;

Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos;

Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa;

Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley;

Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento;

Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional;

Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.

Con fundamento en las consideraciones que se han dejado efectuadas, se procederá a dar respuesta a cada uno de sus planteamientos, en el mismo orden en que fueron formulados, así:

1. Durante la segunda mitad del año 2021 el gerente dentro de sus facultades administrativas y autónomas, realiza el nombramiento en carácter provisional de dos funcionarios: una médico general y un ingeniero de sistemas, para estos nombramientos nunca fue solicitada la revisión de los perfiles y la hoja de vida de los dos funcionarios para verificar la preparación académica y la experiencia para desempeñar las funciones definidas en el plan de cargos, por parte de la comisión de personal de la institución. La duda ante esta situación radica es saber si competía la intervención de la comisión de personal en los casos de los dos nombramientos en provisionalidad o no aplicaba puntualmente para esta situación.

R/. De conformidad con el literal b) y d) del numeral 2 del artículo 16 de la Ley 909 ibídem, son funciones de la comisión de personal, entre otras, resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial, así como de conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por el desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos.

En consecuencia, si la comisión de personal recibió reclamación presentada por un empleado público con derechos de carrera administrativa en relación al objeto de estudio, la comisión de personal dentro de sus funciones deberá otorgar respuesta a la misma.

2. Un funcionario enfermero en carrera administrativa envía derecho de petición solicitando a la comisión de personal que se le realice la evolución de desempeño laboral de las vigencias (febrero 01 de 2021 al 31 enero de 2022), teniendo en cuenta que esta ha sido negada por su jefe inmediato porque: argumenta que el presento un inconveniente administrativo por un traslado fallido a otra institución y que por estos inconvenientes no se ha podido realizar. La duda ante esta situación radica en conocer la comisión de personal que debe realizar ante esta situación tan puntual para garantizar este derecho al funcionario. (Se adjunta soporte de derecho de petición recibido).

R/. De conformidad con la normativa en cita, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que la comisión de personal deberá otorgar respuesta al derecho de petición instaurado por el empleado público, teniendo en cuenta que la misma es la encargada de velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme a lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios, lo anterior, de conformidad con el marco legal que se ha dejado descrito.

3. En el plan de cargos de la ESE hospital san juan de dios de pamplona existe un cargo en vacancia permanente por jubilación del funcionario en el año 2021, está en el plan de cargos definido bajo el código 16348 grado 18, la comisión recibe copia de derecho de petición donde un funcionario enfermero que se encuentra en el grado 12, demuestra que cuenta con todas las competencias y requisitos para ejecutar las funciones del plan de cargos código 16348 grado 18, realiza solicitud de que se aplique el derecho preferencial de encargo de los trabajadores del sistema general de carrera administrativa la duda ante esta situación radica en conocer la comisión de personal que debe realizar ante esta situación tan puntual para garantizar este derecho al funcionario. (Se adjunta soporte de derecho de petición recibido).

R/. La comisión de personal entre otras funciones tiene la de conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por el desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos.

Por lo tanto, si la comisión de personal recibió reclamación presentada por un empleado público con derechos de carrera administrativa en relación al objeto de estudio, la comisión de personal dentro de sus funciones deberá otorgar respuesta a la misma.

Con respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Luz Rojas

Revisó: Harold Israel Herreño

Aprobó: Armando López Cortes