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Radicado No.: 20226000145751

Fecha: 12/04/2022 06:33:53 p.m.

Bogotá D.C.

REF: EMPLEOS. Creación y designación de coordinadores de grupos internos de trabajo en vigencia de la ley de garantías. RAD. 20229000127202 del 17 de marzo de 2022.

En atención al oficio de la referencia, mediante el cual informa que «Se obtuvo una renuncia de un funcionario y la oficina debió encargar un funcionario competente para esta área y la otra oficina se quedó sin funcionario, se procedió asignar otro funcionario, en estos términos existe un concepto 65041 de 2018 Departamento Administrativo de la Función Pública donde puede designar coordinadores de grupos internos de trabajo, la pregunta es la siguiente se puede asignar la coordinación en ley de garantías.», me permito manifestarle lo siguiente.

La Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones, en cuanto a la planta global y grupos de trabajo, señala:

«ARTICULO 115. PLANTA GLOBAL Y GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas.

Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.» (Destacado nuestro)

De conformidad con la normativa en cita, la competencia para la creación y organización de los grupos internos de trabajo está en cabeza del representante legal de la entidad.

Por su parte, el Decreto 2489 de 2006¹, indica:

«ARTÍCULO 8o. GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.» (Subrayado nuestro)

La existencia de los grupos se origina en la necesidad de suplir dentro de la organización de las entidades niveles intermedios que faciliten la prestación del servicio de manera eficiente y eficaz en estructuras planas y flexibles a las que corresponden plantas globales, sin que necesariamente conlleven la existencia de un nivel jerárquico.

Por su parte, el Decreto 473 de 2022, Por el cual se fijan las remuneraciones de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, y se dictan otras disposiciones, establece:

«ARTÍCULO 15. Reconocimiento por coordinación. Los empleados de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos, corporaciones autónomas regionales y de desarrollo sostenible, las empresas sociales del estado y las unidades administrativas especiales que tengan planta global y que tengan a su cargo la coordinación o supervisión de grupos internos de trabajo, creados mediante resolución del jefe del organismo respectivo, percibirán mensualmente un veinte por ciento (20%) adicional al valor de la asignación básica mensual del empleo que estén desempeñando, durante el tiempo en que ejerzan tales funciones, dicho valor no constituye factor salarial para ningún efecto legal.

Para las entidades descentralizadas se deberá contar con la aprobación previa de la Junta o Consejo Directivo respectivo y la disponibilidad presupuestal correspondiente.

Este reconocimiento se efectuará siempre y cuando el empleado no pertenezca a los niveles Directivo o Asesor.»

Por lo tanto, las condiciones para el reconocimiento por coordinación son:

a. Que la entidad u organismo tenga planta global;

b. Que el empleado ejerza funciones de coordinación y supervisión de grupos internos de trabajo creados mediante resolución;

c. Que el empleado sea designado como coordinador mediante resolución;

d. Que el empleado no pertenezca a los niveles Directivo o Asesor.

En ese orden de ideas, el acto administrativo de conformación de los grupos internos de trabajo deberá indicar las tareas y responsabilidades, así como su funcionamiento y conformación donde señala el número de integrantes; igualmente, se considera que la designación de coordinador de un grupo interno de trabajo podrá recaer sobre el empleado que ejerza un cargo de cualquier nivel (asistencial, técnico, profesional, asesor y directivo), y tendrá derecho a percibir el reconocimiento por coordinación, si el citado empleo pertenece a un nivel distinto del Directivo y Asesor. A dicho reconocimiento se tendrá derecho por ejercer funciones adicionales a las del empleo del cual es titular, por lo que es necesario resaltar que el mismo no obedece a un nuevo nombramiento.

En cuanto a la procedencia de efectuar designación de coordinarles de grupos de trabajo internos ya conformados y la creación de nuevos grupos en ley de garantías, es oportuno traer a colación la Ley 996 del 24 de noviembre de 2005, que tiene como finalidad garantizar la transparencia en los comicios electorales, señaló lo siguiente:

«ARTÍCULO 32. Vinculación a la nómina estatal. Se suspenderá cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal, en la Rama Ejecutiva del Poder Público, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta, si fuere el caso. Se exceptúan de la presente disposición, los casos a que se refiere el inciso segundo del artículo siguiente.

PARÁGRAFO. Para efectos de proveer el personal supernumerario que requiera la Organización Electoral, la Registraduría organizará los procesos de selección y vinculación de manera objetiva a través de concursos públicos de méritos.» (Subrayado fuera de texto)

De conformidad con lo anterior, la nómina estatal de la respectiva entidad pública, no se podrá modificar dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones de presidente de la república y hasta la realización de la segunda vuelta, salvo que se trate de provisión de cargos por faltas generadas con ocasión de renuncia, licencia o muerte cuya provisión sea indispensable para el cabal funcionamiento de la administración. Así como las designaciones que se realicen en aplicación de las normas de carrera administrativa.

En relación con el alcance de esta prohibición, la Corte Constitucional en sentencia C- 1153/05 del 11 de noviembre de 2005, M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra, sostuvo:

«c. Artículo 32. Vinculación a la nómina estatal

El artículo 32 indica que estará suspendida cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal en la rama ejecutiva durante los cuatro meses anteriores a la elección presidencial y, en caso de que se requiera segunda vuelta, hasta la realización de la misma, a excepción de los referentes a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para el cubrimiento de emergencias educativas, sanitarias y desastres, los de reconstrucción vial o de infraestructura energética y de comunicaciones si fueron objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y aquellos de entidades sanitarias y hospitalarias. Y, por último, las vinculaciones a nómina inaplazables e imprescindibles so pena de afectar el normal funcionamiento de la administración.

[…]

Por último, la Sala también encuentra ajustada a la Carta la prohibición de modificar la nómina de los entes territoriales que dirijan o en los cuales participen Gobernadores, Alcaldes, Secretarios, Gerentes y directores de Entidades Descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital durante los cuatro meses anteriores a las elecciones a cargos de elección popular, pues esto garantiza que no se utilice como medio para la campaña electoral en la cual pueden llegar a participar los funcionarios públicos autorizados por la Carta para actuar en política y, por tanto, promueve la transparencia del actuar administrativo.

Ahora bien, las excepciones a esta prohibición, consignadas en el inciso cuarto del parágrafo, respetan el equilibrio que debe existir entre la guarda de la moralidad administrativa y la eficacia de la administración, a través de la autorización de vincular en nómina (a) cuando se trate de proveer cargos por faltas definitivas derivada de muerte o renuncia y (b) los cargos de carrera administrativa.

En efecto, si se trata de proveer un cargo por necesidad del servicio, toda vez que quien lo desempeñaba no está en capacidad de seguirlo haciendo, es claro que la vinculación no se tratará de un cargo creado ad hoc en épocas de campaña, sino de una necesidad permanente de la administración que no puede dejar de ser satisfecha por encontrarse en periodo de campaña. De otra parte, si con la prohibición de modificación de nómina pretende evitar la vulneración de la moralidad administrativa, las vinculaciones que se presenten aplicando las normas de carrera administrativa serán admisibles por todas las garantías de transparencia y objetividad que deben rodear el régimen de carrera.

Por último, el límite de tiempo para la prohibición de modificación de nómina es razonable, pues en los cuatro meses indicados, época de campaña, es que se presentan el mayor riesgo de aprovechamiento del cargo público para fines políticos». (Subrayado fuera de texto)

De conformidad con la sentencia de la Corte Constitucional C-1153 de 2005, se entiende que la prohibición de suspender cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal hace referencia a la imposibilidad de creación de nuevos cargos y a la provisión de los mismos. En ese sentido, no está prohibida la provisión de cargos, en casos tales como los de vacancia por renuncia, licencia o muerte, siempre y cuando dicha provisión sea indispensable para el cabal funcionamiento de la administración pública, como tampoco cuando se trate de la designación de servidores públicos en cargos de carrera por el sistema de concurso público de méritos.

De tal manera que frente a la creación de grupos internos de trabajo y la asignación de funciones a un empleado público, con el fin de que sea el coordinador de los mismos, no se está frente a la provisión de empleos, sino a la asignación de funciones y el reconocimiento por coordinación se podrá efectuar en los términos del Decreto 473 de 2022.

En consecuencia, en criterio de esta Dirección Jurídica, se considera que frente a la creación de los grupos internos de trabajo y la designación de coordinadores para los mismos, no se presenta la creación o provisión de cargos y, por lo tanto, no se configura la prohibición consagrada en la ley de garantías electorales, la cual está encaminada a suspenderá cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal en la rama ejecutiva durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta.

Por lo anterior, en criterio de esta Dirección Jurídica se considera que la creación de grupos internos de trabajo y la designación de los coordinadores, no está relacionada con la contienda electoral, sino que es un mecanismo que tiene la administración para atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas del organismo, lo cual deberá estar contemplado en el acto administrativo de creación y su aplicación no desvirtúa la naturaleza de la ley de garantías.

Con respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Luz Rojas

Revisó: Harold Israel Herreño

Aprobó: Armando López Cortes

11602.8.4

¹ “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones.”