*20226000163171*

Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20226000163171

Fecha: 02/05/2022 04:32:13 p.m.

Bogotá D.C.

Referencia: REMUNERACIÓN. ¿Procede el pago de viáticos y gastos de transporte en caso de seminario para empleados de libre nombramiento y remoción de entidad del orden territorial? Radicado: 20229000125362 del 16 de marzo de 2022.

Acuso recibo de su comunicación de la referencia, mediante la cual realiza varios interrogantes relacionados con la procedencia de otorgar viáticos a empleados de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, para asistir a un seminario por fuera de la ciudad.

Al respecto, sea lo primero en advertir que, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública”, a este Departamento Administrativo le compete formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar las políticas de desarrollo administrativo de la función pública, el empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, propiciando la materialización de los principios orientadores de la función administrativa.

Por consiguiente, no se encuentra facultado para pronunciarse sobre situaciones particulares. No obstante lo anterior, me permito dar respuesta de manera general a sus interrogantes en el siguiente orden:

1. ¿Si un empleado de carrera administrativa y/o de libre nombramiento y remoción del Concejo de Manizales, pueden solicitar que la entidad les sufrague el costo de un seminario fuera de la ciudad de su sede habitual de trabajo, junto con los viáticos de transporte en avión, alojamiento, taxi y comidas? Es de anotar que los seminarios si tienen relación con el ejercicio de las funciones propias del empleo de que es titular.

Para dar respuesta a su interrogante, es importante destacar que, el Decreto 1083 de 2015¹, respecto a los derechos del empleado comisionado, establece:

«ARTÍCULO 2.2.5.5.27 Derechos del empleado en comisión de servicios. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional.

Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad.

Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia». (Resaltado nuestro)

De acuerdo con lo anterior, la comisión de servicios es la situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular; no genera vacancia del empleo; puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con la comisión y el comisionado tiene derecho a la remuneración del cargo del cual es titular.

Por su parte, el Decreto Ley 1042 de 1978², determina:

«ARTÍCULO 61. Los empleados públicos que deban viajar dentro y fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos».

«ARTÍCULO 64.- De las condiciones de pago. Dentro del territorio nacional solo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo. Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor fijado en el artículo 62».

«ARTÍCULO 71. De los gastos de transporte. Los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior, tendrán derecho al reconocimiento y pago de los gastos de transporte, de acuerdo con reglamentación especial del Gobierno». (Destacado nuestro)

Conforme a lo anterior, cuando se otorga una comisión de servicios al empleado al interior o exterior del país tendrá derecho al reconocimiento de viáticos y gastos de transporte, valor que varía según el tiempo que dure la misma.

Igualmente, es importante precisar que de acuerdo con el artículo 9 del Decreto 462 de 2022³, el valor y las condiciones para el otorgamiento de los viáticos para los empleados públicos de las entidades territoriales corresponderán a lo establecido por el Gobierno Nacional para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

De esta manera, el reconocimiento de viáticos en entidades del orden Nacional se encuentra fijado en el Decreto 460 de 2022⁴, así:

“ARTÍCULO 2. Determinación del valor de viáticos. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.

Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.

ARTÍCULO 3. Autorización de viáticos. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto-ley 1045 de 1978.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

Parágrafo 1. Los viáticos y gastos de viaje se les reconocen a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, y cubren los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando previo acto administrativo, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo

(...)”. (Negrilla nuestra)

Por consiguiente, el rubro de viáticos y gastos de viaje, se les reconoce a los empleados públicos por valor, de los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución deban desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

Así mismo, se precisa que hay una diferenciación entre viáticos y gastos de transporte, toda vez que los primeros se reconocen cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo, mientras que los gastos de transporte cubren los gastos de desplazamiento, es decir tiquetes aéreos o terrestres, los cuales se reconocen para el traslado del empleado desde la sede habitual de su trabajo al lugar de la comisión.

Así las cosas, y como se evidencia en las normas señaladas, el reconocimiento de viáticos por comisión de servicios procede cuando el empleado debe desplazarse fuera de la sede habitual de trabajo a desempeñar sus funciones, lo que se entiende que la entidad debe reconocer los gastos de desplazamiento que se generen desde la sede habitual de trabajo hasta el lugar donde se desarrollara la comisión de servicios, siendo responsabilidad del empleado encontrarse en la sede habitual de trabajo para iniciar el desplazamiento hacia el lugar donde ejecutara la comisión de servicios.

Por lo anterior, y atendiendo a su consulta, esta Dirección Jurídica concluye de manera general:

- El reconocimiento de viáticos se encuentra sujeto al otorgamiento de la comisión de servicios respectiva, de manera que en dicho acto administrativo se establezca si al empleado se le van a reconocer y la cuantía.

- La comisión de servicios es una situación administrativa en la que puede encontrarse un empleado público, la cual se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores y asistir a reuniones, conferencias o seminarios, como es el caso de su consulta.

En todo caso, la comisión de servicios parte de lo que requiera la entidad para cumplir con su misionalidad, razón por la cual no se otorga por las necesidades o intereses que tenga el empleado sino por las necesidades del servicio de la entidad.

- Para el establecimiento del monto de los viáticos, la entidad deberá en primer lugar acudir a los límites señalados en el artículo 1 del Decreto 460 de 2022, dentro de dichos límites la entidad evaluará la naturaleza de las funciones que se van a desempeñar por fuera de la sede habitual de trabajo, teniendo en cuenta los gastos de alojamiento y alimentación en que eventualmente pueda incurrir el servidor.

Si bien es cierto, los viáticos para los empleados públicos se encuentran previstos en el Decreto 460 de 2022, para el caso del nivel territorial, el concejo municipal debe expedir el acuerdo que reglamente la forma y las sumas de dinero que se reconocen y pagan por concepto de viáticos y gastos de transporte a favor de los empleados públicos con ocasión del otorgamiento de comisión de servicios.

- En caso de que el empleado no deba pernoctar en el lugar de la comisión, los viáticos se reconocerán en un monto de hasta el cincuenta por ciento del valor total.

- Es procedente otorgar viáticos a los empleados de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción pertenecientes al concejo de Manizales para que puedan asistir a un seminario por fuera de la sede habitual de trabajo, siempre y cuando se cumplan los parámetros que se han señalado en la parte motiva de este concepto, esto que medie previamente la resolución que otorgue comisión de servicios para realizar dicho seminario y se cumplan los demás requisitos de ley.

2. ¿Es obligatorio que los viáticos por transporte se autoricen siempre en avión y si es así el dinero del tiquete de avión a quien se le debe consignar, a la aerolínea o al funcionario?

Inicialmente debemos reiterar que, existe una diferenciación entre viáticos y gastos de transporte, toda vez que los primeros se reconocen cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo, mientras que los gastos de transporte cubren los gastos de desplazamiento, es decir tiquetes aéreos o terrestres, los cuales se reconocen para el traslado del empleado desde la sede habitual de su trabajo al lugar de la comisión.

Ahora bien, el Decreto 397 de 2022⁵, estableció lo siguiente sobre el suministro de tiquetes aéreos:

“ARTÍCULO 6. SUMINISTRO DE TIQUETES. Los viajes aéreos nacionales e internacionales de servidores de todos los órganos que pertenecen al Presupuesto General de la Nación, deberá hacerse en clase económica o en la tarifa que no supere el costo de esta, salvo los debidamente justificados o siempre y cuando el vuelo tenga una duración de más de ocho (8) horas. Para el caso de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, estos deberán justificarse ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Cuando el servidor haga parte de la comitiva que acompañe al Presidente de la República o Vicepresidenta de la República y se transporte en el avión presidencial o en el medio de transporte que se designe para transportar al Presidente de la República o Vicepresidenta de la República, no habrá lugar al pago de gastos de transporte.

Los gastos de viaje se autorizarán únicamente si no están cubiertos por la entidad o por las entidades que organizan los eventos”.

De lo anterior se tiene entonces que, en virtud de la Ley de austeridad del gasto para el otorgamiento de comisiones de servicio, gastos de viajes, y viáticos, los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación deberán conceder tiquetes en clase económica.

En consecuencia, como quiera que la ley es de obligatorio cumplimiento, la misma estableció que dichos tiquetes sean en clase económica, sin que la normativa transcrita consagre la posibilidad de adquirir pasajes aéreos en clase ejecutiva.

Aclarado esto, y una vez revisada la normativa que regula los viáticos y gastos de transporte por comisión de servicios, esta Dirección Jurídica no evidencia que exista una norma específica que exija que deben autorizarse los gastos de transporte únicamente para uso de transporte aéreo. Realizar ese estudio y tomar dicha determinación, así como definir si se realiza el pago directamente a la aerolínea o al servidor público directamente, es competencia de la Entidad pública, en razón a que dependiendo de la distancia podrá optar por otorgar tiquetes terrestres o de avión.

De todas maneras, en caso que la entidad decida suministrar tiquetes aéreos, deberá tener en cuenta los límites establecidos por el Gobierno nacional en el Plan de Austeridad del Gasto, que para el año 2022 está regulado mediante el Decreto 397 de 2022, como se expuso anteriormente.

Igualmente, para el reconocimiento de viáticos en general, las entidades públicas deberán tener en cuenta las siguientes condiciones indicadas en el mismo Decreto 397 de 2022:

“ARTÍCULO 7. RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS. Las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación deberán propender por reducir las comisiones de estudio al interior o exterior del país y aplicar las siguientes medidas para el reconocimiento de los viáticos:

Cuando la totalidad de los gastos para manutención y alojamiento que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos.

Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en la normativa aplicable a la materia.

De igual manera, las entidades deberán obrar con la mayor austeridad en el otorgamiento de los viáticos cuando la comisión de servicios no requiera que el servidor público pernocte en el lugar de la comisión, de manera que el límite que fija el decreto anual de viáticos de un cincuenta por ciento (50%) del valor de los mismos no sea la regla general aplicable, convirtiéndose siempre en una excepción debidamente justificada”.

3. ¿Se le debe exigir al empleado soportes como facturas por concepto del alojamiento y comida?

En respuesta a este interrogante, primero es necesario reiterar que los viáticos están destinados para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y trasporte de aquel empleado público o trabajador oficial que deba desempeñar sus funciones en lugar a diferente a su sede habitual de trabajo previo acto administrativo.

Además, es preciso indicar que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1083 de 2015 y el Decreto 460 de 2022, con posterioridad al cumplimiento de la comisión, lo único pendiente es el informe de la misma que de conformidad con el Decreto precitado se debe presentar dentro de los tres días siguientes a la finalización, como veremos a continuación:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.29 Informe de la comisión de servicios. Los servidores públicos, con excepción de los Ministros y Directos de Departamento Administrativo, deberán presentar ante su superior inmediato y dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la misma.

Así mismo, todas las entidades objeto del ámbito de aplicación del presente decreto, deberán remitir bimestralmente al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la relación de las comisiones otorgadas y el valor pagado por ellas con cargo al Tesoro Público.”

Para la legalización de los viáticos, las normas antes citadas se limitan a establecer en cabeza de quien ha culminado una comisión la obligación de rendir un informe ejecutivo del cumplimiento de misma, dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión.

Adicionalmente se indica que, es en el acto administrativo por medio del cual se confiere la comisión se determina el valor de los viáticos, el cual debe corresponder a los factores de que trata el artículo 2° del Decreto 460 de 2022, razón por la cual, se insiste que la “legalización de comisión y gastos de viáticos” no la establecen las normas aplicables al tema.

No obstante lo anterior, cada entidad según reglamento interno, tiene la facultad de establecer los documentos soportes (Pasabordos, comprobantes de gastos de viajes, constancias de permanencia en el lugar de la comisión, etc.) que se debe anexar para legalizar viáticos; por lo que en criterio de esta Dirección Jurídica, si para la “legalización de comisión y gastos de viáticos” es necesario aportar los soportes de los gastos en que incurre el comisionado, se considera viable entonces, cumplir con este formalismo, para establecer con ello, la ejecución de la comisión de servicios, ya que la normativa sólo exige la entrega de un informe de actividades por parte del comisionado dentro de los 3 días siguientes.

Finalmente, para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

Director Jurídico

Proyectó: María Camila Bonilla

Revisó: Harold I. Herreño

Aprobó: Armando López C.

12602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Reglamentario Único para el Sector Función Pública

2 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los Ministerios, los Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones

3 Por el cual se fijan los límites máximos salariales de los Gobernadores, Alcaldes y empleados públicos de las entidades territoriales y se dictan disposiciones en materia prestacional.

4 Por el cual se fijan las escalas de viáticos.

5Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2022 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación