DECRETO 1294 DE 2022

(Julio 25)

Por el cual se corrigen errores formales en el Decreto 158 de 2022, “Por el cual se establece la estructura del Archivo General de la Nación y se determinan las funciones de las diferentes dependencias”

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 45 de la Ley 1437 de 2011, y

CONSIDERANDO

Que mediante el Decreto 158 del 28 de enero de 2022, se estableció la estructura del Archivo General de la Nación y de determinaron las funciones de las diferentes dependencias de la entidad.

Que revisado el contenido del Decreto 158 del 28 de enero de 2022, se evidencian los siguientes errores involuntarios de digitación y transcripción en los artículos 1, 6, 9 y 13, así:

a) Artículo 1: Si bien el artículo 14 contempla las funciones de la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control, se omitió la inclusión de la mencionada Subdirección en el numeral 10 del artículo 1 del Decreto 158 de 2022. En este sentido, al agregar en el numeral 10 la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control, el numeral 11 corresponderá a los Órganos de Asesoría y Coordinación.

b) Artículo 6: En el enunciado del artículo 6 se incluyó la palabra “Asesora” en el nombre de la Oficina de Control Interno.

c) Artículo 9: Si bien el artículo 9 contempla las funciones de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, en el enunciado del citado artículo se mencionó la Subdirección de Conservación y Preservación del Patrimonio Histórico.

d) Artículo 13: Si bien el artículo 13 contempla las funciones de la Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos, en el enunciado del citado artículo se mencionó la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos.

Que el artículo 45 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, dispone: “Corrección de errores formales. En cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, se podrán corregir los errores simplemente formales contenidos en los actos administrativos, ya sean aritméticos, de digitación, de transcripción o de omisión de palabras. En ningún caso la corrección dará lugar a cambios en el sentido material de la decisión, ni revivirá los términos legales para demandar el acto. Realizada la corrección, esta deberá ser notificada 0 comunicada a todos los interesados, según corresponda."

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 3 y 8 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.1.2.1.14. del Decreto Reglamentario Único 1081 de 2015, el contenido del presente Decreto junto con su memoria justificativa fue publicado en el Sistema Único de Consulta Pública - SUCOP, para conocimiento y posteriores observaciones de la ciudadanía y los grupos de interés.

Que teniendo en cuenta lo anterior, se considera necesario y procedente corregir los artículos 1, 6, 9 y 13 del Decreto 158 del 28 de enero de 2022, toda vez que dichas correcciones cumplen con las características contempladas en el artículo 45 de la Ley 1437 de 2011 y no generan modificaciones de carácter material en el Decreto.

Que, en mérito de lo expuesto,

DECRETA

ARTÍCÚLO 1.- Corríjase el error contenido en el artículo 1 del Decreto 158 de 28 de enero de 2022, el cual quedará así:

“ARTÍCULO 1. Estructura. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, tendrá la siguiente estructura:

1. Consejo Directivo

2. Dirección General

2.1 Oficina Asesora de Planeación

2.2 Oficina Asesora Jurídica

2.3 Oficina de Control Interno

3. Secretaría General

4. Subdirección de Política y Normativa Archivística

5. Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

6. Subdirección de Transformación Digital e Innovación Archivística

7. Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

8. Subdirección de Archivos de Entidades Liquidadas

9. Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos

10. Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control

11. Órganos de Asesoría y Coordinación"

ARTÍCULO 2.- Corríjase el error contenido en el enunciado del artículo 6 del Decreto 158 de 28 de enero de 2022, el cual quedará así:

“ARTÍCULO 6. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, además de las señaladas en la Ley 87 de 1993 artículo 2 y en la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, las leyes y normas que las modifiquen o adicionen, las siguientes:

1. Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad.

2. Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al Director General, con el propósito de que se adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento.

3. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del Archivo General de la Nación, así como recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.

4. Asesorar a los servidores del Archivo General de la Nación en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno.

5. Evaluar el sistema del control interno contable, recomendando la adopción de medidas que aseguren su efectividad.

6. Preparar y consolidar el Informe de Rendición de Cuenta Fiscal que debe presentarse anualmente a la Contraloría General de la República al comienzo de cada vigencia.

7. Coordinar y consolidar las respuestas a los requerimientos presentados por los organismos de control respecto de la gestión del Archivo General de la Nación.

8. Verificar y evaluar la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional y del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), generando recomendaciones para el mejoramiento continuo.

9. Actuar como interlocutor frente a la Contraloría General de la República en desarrollo de las auditorías regulares, en la formulación, seguimiento del plan de mejoramiento y generar los informes requeridos.

10. Diseñar y ejecutar el plan de auditorías de gestión, y presentar las recomendaciones al Director General, conforme a las normas de auditoria.

11. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Coordinación de Control Interno del Archivo General de la Nación, en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable.

12. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.”

ARTÍCULO 3.- Corríjase el error contenido en el artículo 9 del Decreto 158 del 28 de enero de 2022, el cual quedará así:

“ARTÍCULO 9. Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental. Son funciones de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, las siguientes:

1. Diseñar estrategias y programas en materia de protección, conservación, recuperación y divulgación del patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados, así como la promoción del uso de las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental archivístico.

2. Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.

3. Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperación, preservación y custodia del patrimonio documental de la Nación.

4. Desarrollar los diferentes procesos técnicos tendientes a la organización, (clasificación, ordenación y descripción), la conservación, restauración, reprografía, divulgación y puesta al servicio de los documentos que conserva el Archivo General de la Nación.

5. Conceptuar sobre la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter documental archivístico.

6. Coordinar las acciones para el desarrollo del Censo Nacional de Archivos y el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y privados de interés público y cultural.

7. Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.

8. Conceptuar sobre los valores secundarios y coordinar las transferencias secundarias y los ingresos de los documentos de valor histórico.

9. Liderar el avalúo y emisión de conceptos técnicos acerca de las donaciones y legados de archivos, colecciones documentales o documentos de valor patrimonial susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación.

10. Promover trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en el Archivo General de la Nación o en otros archivos públicos y privados de interés.

11. Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos documentales de valor patrimonial para facilitar su preservación, conservación, recuperación, divulgación y custodia.

12. Participar en la divulgación del patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.

13. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.”

ARTÍCULO 4.- Corríjase el error contenido en el artículo 13 del Decreto 158 de 28 de enero de 2022, el cual quedará así:

"ARTÍCULO 13. Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos. Son funciones de la Subdirección de Mercadeo y Operación de Servicios Archivísticos, las siguientes:

1. Liderar el diseño e implementación de las estrategias encaminadas a la formulación y ejecución de proyectos y servicios archivísticos en el territorio nacional.

2. Definir el Plan de Mercadeo para el establecimiento de las tarifas, productos y servicios archivísticos.

3. Diseñar y actualizar el portafolio de servicios de la entidad para el fortalecimiento del mercadeo y el desarrollo de proyectos archivísticos.

4. Orientar la formulación y operación de proyectos archivísticos relacionados con el mercadeo y operación del portafolio de servicios de la entidad.

5. Gestionar las acciones requeridas para la consecución y ejecución de contratos interadministrativos de proyectos archivísticos que permitan la generación de ingresos propios para la Entidad.

6. Promover y desarrollar eventos y actividades de mercadeo de productos y servicios archivísticos que presta el Archivo General de la Nación.

7. Establecer los lineamientos, procedimientos e instrumentos para la medición de la calidad de los servicios y la ejecución de proyectos prestados por el Archivo General de la Nación.

8. Dirigir el diseño de estrategias de mercado para la sostenibilidad financiera y operativa del Archivo General de la Nación.

9. Orientar la realización de estudios técnicos para el análisis de ofertas y propuestas de negocio de servicios archivísticos.

10. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.”

ARTÍCULO 5.- El presente decreto deberá entenderse incorporado al Decreto 158 del 28 de enero de 2022, “Por el cual se establece la estructura del Archivo General de la Nación y se determinan las funciones de las diferentes dependencias”

ARTÍCULO 6.- Vigencia y Derogatorias. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el Decreto 158 de 2022.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 25 días de julio de 2022

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

(FDO.) IVÁN DUQUE MÁRQUEZ

EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO,

JOSÉ MANUEL RESTREPO ABONDANO

LA MINISTRA DE CULTURA,

ANGÉLICA MARÍA MAYOLO OBREGON

EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA,

NERIO JOSÉ ALVIS BARRANCO