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Radicado No.: 20216000454451

Fecha: 20/12/2021 09:07:07 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

REFERENCIA: CONTROL INTERNO DE GESTIÓN. RADICACION: 20219000719072 del 26 de  noviembre de 2021

 

En atención a la consulta de la referencia, sobre la supresión del empleo de jefe de control interno de  gestión argumentando recorte y disminución de los gastos de funcionamiento, me permito indicar lo  siguiente:

 

En primer lugar la Constitución Política de Colombia establece la obligatoriedad de las entidades públicas  para implementar el control interno, en los siguientes términos:

 

“ARTICULO 209. (…) Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el  adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes,  tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.” (Subrayado fuera de  texto)

 

Así mismo, el artículo 269 señala:

 

“ARTÍCULO 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a  diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control  interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y  autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.” (Subrayado  fuera de texto).

 

De conformidad con la disposición constitucional, la Administración Pública, en todos sus órdenes debe  tener un control interno, en los términos que señala la ley, y están obligadas a diseñar y aplicar, según la  naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que  disponga la ley.

 

Ahora bien, de lo antes expuesto es claro que el ejercicio del Sistema de Control Interno y el diseño de  métodos y procedimientos de dicho sistema, (Artículo 209 y 269 C.P.) son independientes de la  existencia de la Oficina de Control, ello quiere decir, que una entidad del Estado puede no contar con la  existencia de esta oficina, sin embargo, debe contar con un sistema control interno incluido el diseño de métodos y procedimientos de control interno, pues este evento no releva a su Dirección de la  responsabilidad en materia de control interno.

 

Ahora bien, para aquellas entidades que cuentan con el cargo de jefe de la Unidad de la Oficina de  Control Interno o quien haga sus veces en la respectiva planta de personal, me permito precisarle que la  Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,  investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, modificó  el texto de los artículos 11 y 14 de la Ley 87 de 1993, en el siguiente sentido:

 

“ARTÍCULO 8°. DESIGNACIÓN DE RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO. Modifíquese el artículo  11 de la Ley 87 de 1993, que quedará así:

 

Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República  designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la  oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción.

 

Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima  autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período  fijo de cuatro años, en la mitad del respectivo período del alcalde o gobernador. (…)”

 

De acuerdo con la anterior disposición, los empleos o cargos de jefe de la Unidad de la Oficina de Control  Interno que se encuentren creados en la planta de personal de las entidades públicas de la rama  ejecutiva del orden nacional son de libre nombramiento y remoción, y las del nivel territorial son de  periodo.

 

Ahora bien, es preciso aclarar que en aquellas entidades donde no exista el cargo no surge la obligación  de crearlo, toda vez que la Ley no lo dispone así. Es decir, que una entidad del Estado puede no contar  con la Oficina de Control Interno o con el cargo de Jefe de Control Interno, pero si está en la obligación  de tener un control interno, incluido el diseño de métodos y procedimientos de control interno, pues este  evento no releva a la Dirección de la responsabilidad en materia de control interno.

 

2. Es necesario tener en cuenta que, para efectuar una reestructuración administrativa en una entidad del  orden nacional o territorial, el Decreto 0019 de 2012, "Por el cual se dictan normas para suprimir o  reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública",  establece:

 

“ARTICULO 228. REFORMAS DE PLANTA DE PERSONAL. Modifíquese el artículo 46 de la Ley 909 de  2004, el cual quedará así:

 

"ARTÍCULO 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de plantas de personal de empleos de las  entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en  necesidades del servicio o en razones de modernización de la Administración y basarse en justificaciones o  estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del  Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP-.

 

El Departamento Administrativo de la Función Pública adoptará la metodología para la elaboración de los  estudios o justificaciones técnicas, la cual deberá ceñirse a los aspectos estrictamente necesarios para  soportar la reforma a las plantas de personal.

 

Toda modificación a las plantas de personal de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder  público del orden nacional, deberá ser aprobada por el Departamento Administrativo de la Función Pública”

 

Igualmente, sobre la reestructuración, reforma o modificación de planta de personal, el Decreto 1083 de  2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”,  establece:

 

“ARTÍCULO 2.2.12.2. Motivación de la modificación de una planta de empleos. Se entiende que la  modificación de una planta de empleos está fundada en necesidades del servicio o en razones de  modernización de la administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la  creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas, de:

 

(…)

 

9. Racionalización del gasto público.

 

10. Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas.

 

PARÁGRAFO 1. Las modificaciones de las plantas a las cuales se refiere este artículo deben realizarse  dentro de claros criterios de razonabilidad, proporcionalidad y prevalencia del interés general.

 

Cuando se reforme total o parcialmente la planta de empleos de una entidad, no tendrá la calidad de nuevo  nombramiento la incorporación que se efectúe en cargos iguales o equivalentes a los suprimidos a quienes los  venían ejerciendo en calidad de provisionales.”

 

“ARTÍCULO 2.2.12.3. Estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos. Los  estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de  diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos:

 

1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo. 

 

2. Evaluación de la prestación de los servicios.

 

3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.”

 

De acuerdo con lo dispuesto en la normativa transcrita, las reformas de plantas de empleos de las  entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en  necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones  o estudios técnicos que así lo demuestren, de tal forma que las conclusiones del estudio técnico deriven  en la creación o supresión de empleos, con ocasión entre otras causas, de fusión, supresión o escisión  de entidades; cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad; traslado de  funciones o competencias de un organismo a otro; supresión, fusión o creación de dependencias o  modificación de sus funciones; mejoramiento o introducción de procesos, producción de bienes o  prestación de servicios; redistribución de funciones y cargas de trabajo; introducción de cambios  tecnológicos; culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los  empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o  proyectos o a las funciones de la entidad; racionalización del gasto público; mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas.

 

Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en  metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, análisis de los  procesos técnico-misionales y de apoyo; evaluación de la prestación de los servicios y de las funciones,  los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos; y para el caso de la modificación a las plantas de  personal de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional,  deberá ser aprobada por el Departamento Administrativo de la Función Pública; mientras que las de las  entidades del orden territorial, no requieren de dicha aprobación del Departamento Administrativo de la  Función Pública.

 

En consecuencia, si el estudio técnico respectivo derivó en la necesidad de crear nuevos cargos o la  supresión de los ya creados, dicha circunstancia deberá estar contenida en dicho estudio técnico y se  plasmará en los actos administrativos que den cuenta de la modificación de la planta de personal, en los  que, en todo caso, se deberán atender las normas de carrera administrativa.

 

Ahora bien, respecto de la autoridad competente para autorizar la creación de nuevos cargos o la supresión de los existente, es preciso señalar que la Constitución Política señala:

 

“ARTICULO 313. Corresponde a los concejos:

 

(…)

 

6. Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de sus dependencias; las escalas de  remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleos; crear, a iniciativa del alcalde,  establecimientos públicos y empresas industriales o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de  economía mixta.”

 

Por otra parte, la Constitución Política señala:

 

“ARTICULO 315. Son atribuciones del alcalde:

 

(…)

 

7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado”

 

En ese mismo sentido, la Ley 136 de 1994, modificada por la Ley 1551 de 2012, frente al particular señala:

 

“ARTÍCULO 29.- Modificar el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, el cual quedará así:

 

ARTÍCULO 91. Funciones. Los alcaldes ejercerán las funciones que les asigna la Constitución, la ley, las ordenanzas, los acuerdos y las que le fueren delegadas por el Presidente de la República o gobernador respectivo.

 

(…)

 

D) En relación con la Administración Municipal:

 

4. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijarles sus  emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el  monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado.

 

Los acuerdos que sobre este particular se expidan podrán facultar al alcalde para quien sin exceder el monto  presupuestal fijado, ejerza dicha función pro tempore, en los términos del artículo 209 de la Constitución  Política.” (Subraya fuera de texto)

 

De acuerdo con lo anterior, la facultad para determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de sus dependencias es propia del concejo municipal, sin perjuicio de la facultad  Constitucional y legal que le asiste al alcalde municipal para crear los empleos de sus dependencias,  señalarles funciones especiales y fijarles sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes.

 

De acuerdo con lo expuesto, es viable concluir que para la creación de los empleos debe contarse con un  estudio técnico que deberá estar sustentado en las necesidades del servicio y/o razones de  reorganización administrativa que propendan por la modernización de la institución, dicho estudio deberá  basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, análisis  de los procesos técnico-misionales y de apoyo; evaluación de la prestación de los servicios y de las  funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

 

Por otra parte, es preciso indicar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 315 de la  Constitución Política y del artículo 91 de la Ley 136 de 1994, modificado por el artículo 29 de la Ley 1551  de 2012, el alcalde municipal tiene la facultad para crear y suprimir empleos en sus dependencias,  siempre con arreglo a los acuerdos correspondientes.

 

3. Por otro lado, en relación a la Ley de Garantías se consagra a partir del 13 de noviembre el inciso  cuarto del Parágrafo del Artículo 38 de la Ley 996 de 2005, el cual establece que la nómina del respectivo  ente territorial o entidad no se podrá modificar dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones  a cargos de elección popular (sean del nivel territorial o nacional), salvo que se trate de provisión de  cargos por faltas definitivas, con ocasión de muerte o renuncia irrevocable del cargo correspondiente  debidamente aceptada, y en los casos de aplicación de las normas de carrera administrativa.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público;  así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link  http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el  tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento  Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LOPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Lucianny G

 

Revisó: Harold Israel Herreño Suarez

 

Aprobó: Armando López Cortés

 

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