Concepto 393471 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 29 de octubre de 2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Requisitos
Los documentos públicos y privados se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante la tacha de falsedad. Las Entidades Estatales no podrán solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales para un nombramiento, excepto cuando la ley lo exige expresamente.
RETIRO DEL SERVICIO
- Subtema: Revocatoria del Nombramiento por no Acreditar Requisitos
Cuando se advierta que una persona para el nombramiento o posesión en un empleo público aporte documentación falsa para sustentar la información de su hoja de vida, se deberá solicitar la revocatoria del nombramiento inmediatamente se advierta la infracción, sin perjuicio de las demás sanciones disciplinarias y penales a que haya lugar.
*20216000393471*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20216000393471
Fecha: 29/10/2021 03:25:08 p.m.
Bogotá D.C.
REFERENCIA. EMPLEO. Requisitos Posesión. RETIRO DEL SERVICIO. Revocatoria del Nombramiento por no Acreditar Requisitos. RADICACION. 20219000675802 de fecha 21 de octubre de 2021.
Me refiero a la comunicación de la referencia, mediante la cual realiza varios interrogantes relacionados con la verificación de documentos para el cumplimiento de los requisitos para posesionarse en un empleo, me permito manifestar lo siguiente frente a cada uno de ellos:
Sobre la verificación para los requisitos de la posesión, el artículo 2.2.5.1.5 del Decreto 1083 de 2015, señala lo siguiente:
“ARTÍCULO 2.2.5.1.5 Procedimiento para la verificación del cumplimiento de los requisitos. Corresponde al jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento:
1. Verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño del empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales.
2. Verificar directamente los antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales del aspirante, dejando las constancias respectivas.
PARÁGRAFO 1º. No se podrán exigir al aspirante constancias, certificaciones o documentos para el cumplimiento de los requisitos que reposen en la respectiva entidad.
PARÁGRAFO 2º. Cuando los requisitos para el desempeño de un cargo estén señalados en la Constitución, la ley o los decretos reglamentarios, los manuales de funciones y de competencias laborales se limitarán a hacer transcripción de los mismos, por lo que no podrán establecer otros requisitos.
PARÁGRAFO 3º. Quienes hayan adelantado estudios de pregrado o de postgrado en el exterior, podrán acreditarlos con la presentación de los certificados expedidos por la correspondiente institución de educación superior, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.2.3.4 del presente Decreto.
PARÁGRAFO 4º. Los nombramientos tendrán efectos fiscales a partir de la fecha de la posesión.”
De acuerdo con lo anterior, el aspirante a vincularse en un empleo público deberá cumplir con el perfil, los requisitos y competencias exigidos en el respectivo manual específico de funciones y de competencias laborales que haya adoptado la entidad.
De otra parte, es preciso indicar que de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 2.2.2.7.5 del Decreto 1083 de 2015, los jefes de personal o quienes hagan sus veces de los organismos y entidades a quienes se les aplica este decreto, deberán verificar el cumplimiento de los requisitos y calidades requeridos para la posesión de los cargos. El incumplimiento de esta obligación constituye causal de mala conducta, según las normas legales vigentes sobre la materia.
En concordancia con lo anterior, debe tenerse en cuenta la eliminación de autenticaciones y reconocimientos establecida en el artículo 25 del decreto ley 019 de 2012 que establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. < Aparte tachado INEXEQUIBLE> Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite.”
Así las cosas, los documentos públicos y privados se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante la tacha de falsedad. Las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales para un nombramiento, excepto cuando la ley lo exige expresamente.
De igual forma, los documentos para la posesión pueden ser aportados en copia simple. Las copias de los documentos también gozan presunción de autenticidad, y su valor probatorio es el mismo del original, excepto cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.
En todo caso, la responsabilidad de verificar los requisitos para el nombramiento y posesión en un cargo recae en los jefes de personal o quienes hagan sus veces.
De otra parte, debe resaltarse que el artículo 9 del mencionado Decreto ley 019 de 2012 se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.
Conforme a lo anterior, esta Dirección Jurídica considera lo siguiente frente a sus interrogantes:
1. “¿Debe corroborarse la autenticidad del documento aportado para acreditar educación o experiencia?”
Conforme a la normativa señalada, los documentos públicos y privados se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante la tacha de falsedad. Las Entidades Estatales no podrán solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales para un nombramiento, excepto cuando la ley lo exige expresamente.
De igual forma, los documentos para la posesión pueden ser aportados en copia simple. Las copias de los documentos también gozan presunción de autenticidad, y su valor probatorio es el mismo del original, excepto cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.
En todo caso, la responsabilidad de verificar los requisitos para el nombramiento y posesión en un cargo recae en los jefes de personal o quienes hagan sus veces.
2. ¿Debe consultarse a las instituciones educativas o a los empleadores si el documento aportado es auténtico?
Se reitera que de acuerdo a la norma los documentos públicos y privados se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante la tacha de falsedad. Sin embargo, en cumplimiento de la responsabilidad que tienen los jefes de personal o quienes hagan sus veces, de verificar los requisitos para el nombramiento y posesión en un cargo, éstos podrán consultar a las instituciones educativas o a los empleadores para cotejar la información de la documentación aportada por el aspirante.
3. Si llegara a advertirse ¿qué un documento es falso debe procederse al retiro del funcionario, aun cuando no haya sido declarada la falsedad por autoridad judicial?
El artículo 5 de la Ley 190 del 6 de junio de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa, estableció:
“I. REGIMEN DE LOS SERVIDORES PUBLICOS
A. Control sobre el reclutamiento de los servidores públicos
(…)
ARTÍCULO 5º. En caso de haberse producido un nombramiento o posesión en un cargo o empleo público o celebrado un contrato de prestación de servicios con la administración sin el cumplimiento de los requisitos para el ejercicio del cargo o la celebración del contrato se procederá a solicitar su revocación o terminación, según el caso, inmediatamente se advierta la infracción.
Cuando se advierta que se ocultó información o se aportó documentación falsa para sustentar la información suministrada en la hoja de vida, sin perjuicio de la responsabilidad penal o disciplinaria a que haya lugar, el responsable quedará inhabilitado para ejercer funciones públicas por tres (3) años.” (Subrayado fuera de texto)
De conformidad con lo dispuesto en la norma citada, cuando se advierta que una persona para el nombramiento o posesión en un empleo público aporte documentación falsa para sustentar la información de su hoja de vida, se deberá solicitar la revocatoria del nombramiento inmediatamente se advierta la infracción, sin perjuicio de las demás sanciones disciplinarias y penales a que haya lugar.
Me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: Sonia Estefanía Caballero Sua
Revisó: Harold Israel Herreño Suárez
Aprobó: Armando López Cortés
11602.8.4