*20216000373091*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000373091

 

Fecha: 12/10/2021 10:36:23 a.m.

 

Bogotá D.C. 

 

REF: EMPLEO. Funciones. Servidores Públicos. Responsabilidades. ¿En qué consiste la obligación de entregar los asuntos a cargo, cuando un empleado se retira de la entidad? Rad: 20219000620652 del 12 de septiembre de 2021. 

Acuso de recibo la comunicación de la referencia, a través de la cual consulta sobre la obligación de entregar los asuntos a su cargo, al retiro del servicio de una entidad; al respecto, me permito manifestar:

 

Funciones:

 

Inicialmente es pertinente resaltar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 430 de 2016 este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

 

Por lo anterior, no es de nuestra competencia intervenir en situaciones particulares de las entidades, por lo cual solo daremos información general, respecto del tema materia de consulta.

 

«No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento... y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.» (Subrayado fuera de texto) 

 

A su vez, la Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, señala lo siguiente: 

 

«ARTÍCULO 19.- El empleo público. 

 

1. El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 

 

2. El diseño de cada empleo debe contener: 

 

a) La descripción del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular; 

 

b) El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con las exigencias funcionales del contenido del empleo; 

 

c) La duración del empleo siempre que se trate de empleos temporales.» 

 

Atendiendo el Artículo 19 de la Ley 909 de 2004, esta Dirección Jurídica ha sido consistente en manifestar que el empleo público es el núcleo básico de la función pública, e implica un conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a su titular con las competencias requeridas para llevarlas a cabo, a efectos de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado; para lo cual los empleos se agrupan por niveles, correspondiendo igualmente una serie de responsabilidades y obligaciones de acuerdo a su nivel jerárquico, que como contraprestación el empleado recibirá una asignación básica mensual fijada previamente de acuerdo con las escalas de remuneración establecidas por el Gobierno Nacional. 

 

Así las cosas, el empleo debe ser entendido como la denominación, el código y el grado que se asignan para su identificación, así como el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo.

 

Por otra parte, frente a los manuales de funciones y de competencias laborales el Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector de la Función Pública señala:

 

“ARTÍCULO 2.2.4.10. Manuales específicos de funciones y de competencias laborales. De conformidad con lo dispuesto en el presente Título, las entidades y organismos en los manuales específicos de funciones y de competencias laborales deben incluir: el contenido funcional de los empleos; las competencias comunes a los empleados públicos y las comportamentales, de acuerdo con lo previsto en los Artículos 2.2.4.7 y 2.2.4.8 de este Título; las competencias funcionales; y los requisitos de estudio y experiencia de acuerdo con lo establecido en el decreto que para el efecto expida el Gobierno Nacional.” 

 

Por consiguiente, la entidad a su interior debe establecer el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, en donde se identifiquen los perfiles requeridos y las funciones propias de cada empleo que se encuentre en la planta de personal, para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Este es el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos de la entidad. 

 

Entrega del puesto de trabajo:

 

Ahora bien, por otro lado, es pertinente señalar que referente a la entrega del puesto de trabajo, la Ley 734 de 2002, consagra: 

 

“ARTÍCULO 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: 

 

(…) 

 

21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. 

 

22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. …” 

 

Conforme lo señalan las anteriores disposiciones, se considera procedente que el empleado haga la entrega de su puesto de trabajo y de todos los bienes y valores que le fueron encomendados para el buen funcionamiento de su labor, por cuanto debe responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración. 

 

Por lo anterior, es claro que al retiro del servicio, todo empleado público, debe hacer entrega tanto de los bienes, como de los asuntos que se encuentran a su cargo y bajo su responsabilidad.

 

En este sentido, esta Dirección Jurídica considera que es necesario que se tengan en cuenta los procedimientos que tenga adoptados la respetiva entidad para entrega de los asuntos y bienes que estaban a cargo del exempleado, así mismo, el empleado que ingresa a la entidad, le proceso de recepción de la documentación e información, los útiles, equipos, muebles y bienes que requiera para el desempeño del correspondiente empleo. 

 

De acuerdo a lo aquí anotado, frente a su consulta, se concluye que:

 

1. La entidad a su interior debe establecer el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, en donde se identifiquen los perfiles requeridos y las funciones propias de cada empleo que se encuentre en la planta de personal; por lo tanto, al finalizar la vinculación, para realizar la entrega del puesto de trabajo, el empleado deberá acreditar el cumplimiento de las funciones pertenecientes al empleo, durante el tiempo que estuvo vinculado.

 

2. Para la entrega y recepción de documentos e información, al momento de iniciar o terminar el ejercicio de un empleo, deberán seguirse los procedimientos establecidos por cada entidad para tal efecto.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica. 

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

 

Cordialmente, 

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Nataly Pulido 

 

Revisó: Harold Herreño Suarez 

 

Aprobó: Armando López 

 

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