*20216000325571*

Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20216000325571

Fecha: 05/09/2021 01:53:25 p.m.

Bogotá D.C. 

REFERENCIA: MANUAL DE FUNCIONES. Funciones. CERTIFICACION LABORAL Competencia para expedirla. RAD. 20212060549812 del 29 de julio de 2021. 

Me refiero a su comunicación, radicada en esta dependencia el 29 de julio de 2021, mediante cual consulta lo siguiente: 1) cuáles son los parámetros establecidos para que las entidades públicas certifiquen las funciones de sus empleados, 2) cuál es el documento válido para participar en las convocatorias de la Comisión Nacional del Servicio Civil y, 3) si una certificación laboral en la que no se incluyan las funciones adicionales asignadas por el empleador, estaría desconociendo el derecho al trabajo.

En atención a la misma, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

En primer lugar, es importante señalar que a este Departamento Administrativo de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, le compete formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia intervenir y/o definir situaciones particulares de las entidades, su estructura, funcionamiento o sobre la presunta vulneración de derechos fundamentales al interior de las mismas. Competencia de los jueces de la república. 

En segundo lugar, frente a los puntos de su consulta, le informo que: 

Respecto de las funciones de los servidores públicos, el Artículo 122 de la Constitución Política, señala que no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento, y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.

Adicionalmente, el Decreto Ley 785 de 2005 por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004, señala: 

“ARTÍCULO 12. Certificación de la experiencia. La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas. Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo. 

Las certificaciones de experiencia deberán contener, como mínimo, los siguientes datos: 

12.1. Nombre o razón social de la entidad o empresa. 

12.2. Tiempo de servicio. 

12.3. Relación de funciones desempeñadas. 

Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su profesión haya asesorado en el mismo período a una o varias instituciones, el tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez. 

ARTÍCULO 32. Expedición. La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante acto administrativo de la autoridad competente con sujeción a las disposiciones del presente decreto. 

El establecimiento de las plantas de personal y las modificaciones a estas requerirán, en todo caso, de la presentación del respectivo proyecto de manual específico de funciones y de requisitos. 

Corresponde a la unidad de personal de cada organismo o a la que haga sus veces, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de requisitos y velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto. 

PARÁGRAFO. Toda certificación solicitada por particulares, servidores públicos y autoridades competentes, en relación con los manuales específicos de funciones y de requisitos, será expedida por la entidad u organismo responsable de su adopción”. (Subrayado fuera de texto). 

De conformidad con las normas en cita, se concluye que las funciones de los empleados públicos, se encuentran consignadas en el manual específico de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la respectiva entidad, este manual es el instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad en particular y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos.

Sobre el tema de asignación de funciones, vale la pena referirnos al análisis realizado por la Corte Constitucional en Sentencia T – 105 de 2002, en la cual se señaló: 

“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado. 

De donde proviene dicho uso?. Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”. 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado. 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues, esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la figura jurídica del “encargo”. (Negrilla original, subrayado fuera de texto) 

En ese sentido, se considera procedente que a un empleado público se le asignen funciones adicionales a las contenidas en el manual especifico de funciones y de competencias laborales que haya adoptado la entidad siempre y cuando atiendan a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de la entidad y que se ajusten a la naturaleza del empleo del funcionario y estén acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado. 

De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1.) del Artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015, la certificación de las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga delegada esta competencia. 

Para dar respuesta a sus consultas, la competencia de certificar las funciones ejercidas por un empleado público es propia del jefe de talento humano de la entidad, en ese sentido, se 

considera que el mencionado empleado tiene la competencia para certificar las funciones consagradas en el manual específico de funciones y competencias laborales de la entidad y aquellas que hayan sido asignadas mediante acto administrativo. En caso de realizar funciones que no se encuentran descritas en el referido manual, ni fueron asignadas mediante acto administrativo, éstas no podrán ser certificadas. 

La certificación laboral expedida por el jefe de talento humano de la entidad es el documento válido para ser presentado no sólo en las convocatorias de la Comisión Nacional del Servicio Civil, sino en los demás espacios en que sea requerida dicha certificación.

Finalmente, se reitera que la certificación laboral debe incluir no sólo las funciones propias del cargo, según el manual de funciones de la entidad, sino también aquéllas que hayan sido asignadas por el nominador mediante acto administrativo. 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el Covid – 19, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo y https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente, 

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyectó: Oscar Mauricio Ceballos M. 

Aprobó: Armando López 

11602.8.4