Concepto 295471 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 11 de agosto de 2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Provisión
Los nombramientos, como actos administrativos, deben ser expedidos por la autoridad competente (el nominador), expresar las razones legales y de servicio que les sustentan e identificar de manera precisa la decisión de la administración que, para el caso, implica la determinación del empleo en el que se realiza el nombramiento con su nomenclatura, la dependencia a la que pertenece (o a la planta global, si es el caso), su naturaleza (de carrera o de libre nombramiento y remoción) y, por supuesto, la determinación precisa de quien la administración pretende vincular como empleado, con su respectiva identificación.
*20216000295471*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20216000295471
Fecha: 11/08/2021 01:02:59 p.m.
Bogotá D.C.
REFERENCIA. EMPLEO. Provisión en caso de Vacancia Temporal. RADICACIÓN. 20212060569762 de fecha 06 de agosto de 2021.
Reciba un cordial saludo, en atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta si es viable que en caso de vacancia temporal del empleo de secretario de la Personería Municipal, el Personero encargado sea el competente para realizar el nombramiento de la persona en dicho empleo, me permito manifestarle lo siguiente:
Se lo primero mencionar que de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 5º de la Ley 909 de 2004, el cargo de la Secretaría de la Personería Municipal se clasifica como empleo de carrera administrativa.
Ahora bien, en caso que el titular de un empleo de carrera administrativa, sea encargado en otro empleo, se presentará una vacancia temporal del empleo, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, el cual señala:
“ARTÍCULO 2.2.5.2.2 Vacancia temporal. El empleo queda vacante temporalmente cuando su titular se encuentre en una de las siguientes situaciones:
1. Vacaciones.
2. Licencia.
3. Permiso remunerado
4. Comisión, salvo en la de servicios al interior.
5. Encargado, separándose de las funciones del empleo del cual es titular.
6. Suspendido en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial.
7. Período de prueba en otro empleo de carrera.” (Subrayado fuera del texto)
De acuerdo con lo anterior, la norma transcrita consagra los eventos en los cuales se presenta vacancia temporal en un empleo. Sin embargo, por necesidades de servicio, la entidad puede proveer mediante encargo el empleo vacante temporalmente.
Indica lo anterior que una de las formas de proveer las vacancias temporales o definitivas de un empleo es la figura del encargo, es así como el Decreto Ley 2400 de 1968, “Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones”, establece:
“ARTÍCULO 23. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular. Cuando se trate de ausencia temporal el encargo podrá conferirse hasta por el término de aquella y en caso de vacante definitiva hasta por un plazo máximo de tres (3) meses. Vencido este término el encargado cesará automáticamente en el ejercicio de tales funciones y el empleo deberá proveerse de acuerdo con los procedimientos normales.”
Adicionalmente, los Artículos 2.2.5.5.41 y 2.2.5.5.42 del citado Decreto 1083 de 2015, señalan:
“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.
“ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera.”
Es importante señalar que el Artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el Artículo 1º de la Ley 1960 de 2019, en relación con el encargo, establece:
“ARTÍCULO 1°. El Artículo 24 de la Ley 909 de 2004, quedará así:
ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.
En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.
El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.
Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.
En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. (…)”
De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que la figura del encargo tiene un doble carácter: por un lado, es una situación administrativa en la que se puede encontrar un empleado en servicio activo para que atienda total o parcialmente las funciones de otro cargo; y por otro, es una modalidad transitoria de provisión de empleos vacantes transitoria o definitivamente.
En consecuencia, en caso de vacancia temporal o definitiva, los empleados con derechos de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si cumplen con los requisitos establecidos para su ejercicio, tal como lo consagra el Artículo 1º de la Ley 1960 de 2019.
Adicionalmente el empleado debe poseer las aptitudes y habilidades para su desempeño, no haber sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño debe ser sobresaliente. En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, la ley exige que el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio.
Por lo tanto, es indispensable, antes de que el empleado de carrera tome posesión por encargo de un empleo diferente del cual se es titular, verificar el cumplimiento de los requisitos tanto de formación académica como de experiencia exigidos en el Manual de Funciones.
No obstante, lo anterior, si no es posible proveer la vacante temporal con un empleado de carrera administrativa porque ninguno cumple con los requisitos, la Ley 909 de 2004 faculta a la administración para proveer el empleo a través de nombramientos provisionales, sólo por el tiempo que dure la situación que configura la vacancia, así:
“ARTÍCULO 25. PROVISIÓN DE LOS EMPLEOS POR VACANCIA TEMPORAL. Los empleos de carrera cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de los mismos serán provistos en forma provisional solo por el tiempo que duren aquellas situaciones, cuando no fuere posible proveerlos mediante encargo con servidores públicos de carrera.”
De acuerdo con las anteriores disposiciones, en caso de una vacancia temporal, es viable encargar a un empleado de carrera administrativa para que asuma parcial o totalmente las funciones del empleo vacante por ausencia temporal de su titular.
Ahora bien, una vez se verifique que ningún empleado de carrera administrativa reúne las condiciones para el otorgamiento de un encargo, el empleo vacante por falta temporal de su titular podrá ser provisto mediante nombramiento provisional solo por el tiempo que originó su vacancia temporal.
Finalmente, es oportuno señalar que los nombramientos, como actos administrativos, deben ser expedidos por la autoridad competente (el nominador), expresar las razones legales y de servicio que les sustentan e identificar de manera precisa la decisión de la administración que, para el caso, implica la determinación del empleo en el que se realiza el nombramiento con su nomenclatura, la dependencia a la que pertenece (o a la planta global, si es el caso), su naturaleza (de carrera o de libre nombramiento y remoción) y, por supuesto, la determinación precisa de quien la administración pretende vincular como empleado, con su respectiva identificación.
Conforme a lo anterior y para dar respuesta a su consulta, esta Dirección Jurídica considera que el nombramiento de una persona en el empleo de secretario de la Personería Municipal por vacancia temporal, sea bajo la figura de encargo o nombramiento en provisionalidad, la deberá realizar el nominador de la entidad, quien para el caso particular de la consulta es el Personero Municipal encargado.
Me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se imparte en los términos del Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: Sonia Estefanía Caballero Sua
Revisó: José Fernando Ceballos
Aprobó: Armando López Cortés
11602.8.4