Concepto 267521 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 27 de julio de 2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Requisitos
La consulta efectuada por el/la jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento, para el caso de los antecedentes fiscales y disciplinarios tendrá una vigencia de tres (03) meses desde la fecha de expedición del certificado
*20216000267521*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20216000267521
Fecha: 27/07/2021 10:28:34 a.m.
Bogotá D.C.
REFERENCIA. EMPLEOS. Requisitos. Posesión – Certificados de Antecedentes. RADICACION. 20212060533522 de fecha 21 de julio de 2021.
Reciba un cordial saludo, en atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta “¿Qué vigencia tiene la consulta efectuada por la Entidad Estatal como requisito para la posesión en el respectivo cargo?”, me permito manifestarle lo siguiente:
La Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa” dispone:
“ARTÍCULO 1. Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, el formato único de hoja de vida debidamente diligenciado en el cual consignará la información completa que en ella se solicita:
1. Su formación académica, indicando los años de estudio cursados en los distintos niveles de educación y los títulos y certificados obtenidos.
2. Su experiencia laboral, relacionando todos y cada uno de los empleos o cargos desempeñados, tanto en el sector público como en el privado, así como la dirección, el número del teléfono o el apartado postal en los que sea posible verificar la información.
3. Inexistencia de cualquier hecho o circunstancia que implique una inhabilidad o incompatibilidad del orden constitucional o legal para ocupar el empleo o cargo al que se aspira o para celebrar contrato de prestación de servicios con la administración.
4. En caso de personas jurídicas, el correspondiente certificado que acredite la representación legal, y
5. Inexequible.
PARÁGRAFO. Quien fuere nombrado para ocupar un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con la administración deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, presentar certificado sobre antecedentes expedido por la Procuraduría General de la Nación y el certificado sobre antecedentes penales expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS. Sólo podrán considerarse como antecedentes las providencias ejecutoriadas emanadas de autoridad competente.”
De lo anterior se deduce, que solamente al momento de posesionarse de un cargo o empleo público o firma de un contrato de prestación de servicios, deberán presentarse los certificados correspondientes a antecedentes disciplinarios y penales, ante la entidad a la cual vaya a vincularse.
Por otro lado, el Decreto 1083 de 2015 señala que:
“ARTÍCULO 2.2.5.1.5 Procedimiento para la verificación del cumplimiento de los requisitos. Corresponde al jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento:
1. Verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño del empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales.
2. Verificar directamente los antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales del aspirante, dejando las constancias respectivas.
PARÁGRAFO 1º. No se podrán exigir al aspirante constancias, certificaciones o documentos para el cumplimiento de los requisitos que reposen en la respectiva entidad.
(…).”
Ahora bien, con relación al certificado de antecedentes disciplinarios, este se encuentra definido en el artículo 5 de la Resolución 461 de 2016 expedida por la Procuraduría General de la República como “el documento expedido por la Procuraduría General de la Nación que certifica las sanciones e inhabilidades derivadas de las sanciones penales o disciplinarias, de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las declaraciones de pérdida de investidura, de las sanciones de exclusión y suspensión del ejercicio de profesiones liberales y de las condenas proferidas contra servidores, ex servidores públicos y particulares que desempeñan funciones públicas en ejercicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía, respecto de una persona existente en el sistema de información, SIRI”.
En cuanto a su vigencia, el artículo 3 de la Resolución 143 de 2002 expedida por dicha entidad, estableció que será de tres (3) meses contados a partir de la fecha de su expedición.
Por otra parte, en el caso de los antecedentes fiscales, la Ley 610 de 2000 en su artículo 60 estableció que “La Contraloría General de la República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él", información con la cual se expide el certificado de antecedentes fiscales. Si bien no existe norma expresa que trate de su vigencia, debe entenderse atada a la periodicidad de publicación del boletín, es decir, tres (3) meses.
Por último, en el caso de los antecedentes judiciales, el Decreto 019 de 2012 (conocido como ley anti trámites), suprimió en su artículo 93 la presentación de un certificado de antecedentes judiciales, y dispuso en su artículo siguiente:
“ARTÍCULO 94. Consulta en línea de los antecedentes judiciales. Las entidades públicas o los particulares que requieran conocer los antecedentes judiciales de cualquier persona nacional o extranjera podrán consultarlos en línea en los registros de las bases de datos a que se refiere el artículo siguiente.
Para tal efecto, el Ministerio de Defensa Nacional -Policía Nacional responsable de la custodia de la información judicial de los ciudadanos implementará un mecanismo de consulta en línea que garantice el derecho al acceso a la información sobre los antecedentes judiciales que allí reposen, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento.
En todo caso, la administración de registros delictivos se sujetará a las normas contenidas en la Ley General Estatutaria de Protección de Datos Personales.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 4057 de 2011, el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, en proceso de Supresión, prestará el servicio señalado en el presente artículo hasta el 30 de enero de 2012.
ARTÍCULO 95. Mantenimiento y actualización de los registros delictivos. El Ministerio de Defensa Nacional -Policía Nacional mantendrá y actualizará los registros delictivos de acuerdo con los informes y avisos que para el efecto deberán remitirle las autoridades judiciales y de Policía, conforme a la Constitución Política y a la ley.”
La consulta de estos antecedentes no tiene vigencia alguna ya que la base que la sustenta se encuentra en constante actualización, por lo que la verificación a realizar es que al momento de la vinculación del personal, estos no tengan registros judiciales negativos.
Conforme a lo anterior y para dar respuesta a su consulta, esta Dirección Jurídica considera que la consulta efectuada por el/la jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento, para el caso de los antecedentes fiscales y disciplinarios tendrá una vigencia de tres (03) meses desde la fecha de expedición del certificado. Para el caso de los antecedentes judiciales, y teniendo en cuenta que la base que la sustenta se encuentra en constante actualización, se sugiere que la verificación se realice en fecha previa y cernada a la del nombramiento, con el fin de verificar que la persona próxima a ser nombrada no tenga registros judiciales negativos.
Me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: Sonia Estefanía Caballero Sua
Revisó: José Fernando Ceballos
Aprobó: Armando López Cortés
11602.8.4