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*20216000177941*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000177941

 

Fecha: 21/05/2021 08:44:52 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

REF. Oficio No.1205-2017-6500-MMS

EMPLEOS. Funciones Ad hoc. Ejercicio de funciones ad hoc. RAD. 2021-206-043618-2 y 2021-206-043620-2 del 20 de mayo de 2021.

 

En atención al escrito de la referencia, mediante el cual requiere un pronunciamiento de este Departamento Administrativo en relación con la diferencia entre el encargo y el ejercicio de funciones ad hoc, me permito indicar lo siguiente:

 

1.- Encargo.

 

En relación con las formas de provisión de empleos en la Rama Judicial, la Ley 270 de 1996 determina lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 132. FORMAS DE PROVISION DE CARGOS EN LA RAMA JUDICLAL. La provisión de cargos en la Rama Judicial se podrá hacer de las siguientes maneras:

 

1. En propiedad. Para los empleos en vacancia definitiva, en cuanto se hayan superado todas las etapas del proceso de selección si el cargo es de Carrera, o se trate de traslado en los términos del Artículo siguiente.

 

(…)

 

3. En encargo. El nominador, cuando las necesidades del servicio lo exijan, podrá designar en encargo hasta por un mes, prorrogable hasta por un período igual, a funcionario o empleado que se desempeñe en propiedad. Vencido este término procederá al nombramiento en propiedad o provisionalidad según sea el caso, de conformidad con las normas respectivas.

 

PARÁGRAFO. Cuando la autoridad que deba efectuar el nombramiento se encuentre en vacaciones, la Sala Administrativa del respectivo Consejo Seccional, designará un encargado mientras se provee la vacante por el competente, a quien dará aviso inmediato.”

 

De acuerdo con lo previsto en la norma, se considera que, para el caso de los empleados de la Rama Judicial, cuando las necesidades del servicio lo exijan, se podrá designar en encargo hasta por un mes, prorrogable hasta por un período igual, a funcionario o empleado que se desempeñe en propiedad.

 

Ahora bien, a manera de orientación general, se considera procedente tener en cuenta que para las entidades que se rigen por el sistema general de carrera administrativa, el Artículo 18 del Decreto Ley 2400 de 1968, por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones, consagra:

 

“ARTÍCULO 18. Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: en uso de licencia o permiso; en comisión; ejerciendo las funciones de un empleo por encargo; prestando servicio militar obligatorio, o en servicio activo”.

 

Por su parte, la Ley 909 de 2004, modificado por el Artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, determina lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este Artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.”

 

En similares términos, el Decreto 1083 de 2015 determina lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.4.7 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, en los términos señalados en el siguiente capítulo.”

 

De lo anterior puede concluirse que, para las entidades u organismos públicos que se rigen por el sistema general de carrera, la figura del encargo tiene un doble carácter: por un lado, es una situación administrativa en la que se puede encontrar un empleado en servicio activo (Decreto 2400 de 1968, art. 18) para que atienda total o parcialmente las funciones de otro cargo; y por otro, es una modalidad transitoria de provisión de empleos vacantes transitoria o definitivamente (Art. 24 de la Ley 909 de 2004).

 

Otra característica que tiene el encargo, es que el empleado encargado tendrá derecho a la remuneración del empleo que desempeña temporalmente, siempre que no deba ser percibido por su titular. De igual manera, el encargo puede conllevar a que el empleado se desvincule o no de las propias de cargo.

 

Así las cosas, se tiene que los cargos de la Rama Judicial podrán ser provistos mediante encargo a funcionario o empleado que se desempeñe en propiedad, siempre que las necesidades del servicio lo exijan, el encargo procederá hasta por un mes, prorrogable hasta por un período igual, en ese sentido se colige que se trata de una forma de provisión de cargos.

 

2.- Funcionario ad hoc.

 

En cuanto a la figura denominada ad hoc es importante mencionar que no se encuentra un mayor desarrollo en las normas que regulan el empleo público y las diferentes situaciones administrativas. Sin embargo, el Diccionario de la Lengua Española (DRAE) la define como una locución latina que significa “literalmente para esto'. Igualmente, el Diccionario de Cabanellas, respecto al significado del término Ad hoc, señala lo siguiente:

 

“Ad hoc es una locución latina que significa literalmente «para esto». Generalmente se refiere a una solución elaborada específicamente para un problema o fin preciso y, por tanto, no es generalizable ni utilizable para otros propósitos. Se usa pues para referirse a algo que es adecuado sólo para un determinado fin. En sentido amplio, ad hoc puede traducirse como «específico» o «específicamente».

 

Como término jurídico, ad hoc puede ser interpretado como "para fin específico". Por ejemplo, un "abogado ad hoc" significa que es un abogado nombrado o designado para ese caso concreto.”

 

Frente a este tema, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Quinta, consejero ponente: Alberto Yepes Barreiro del 12 de agosto de 2013, Radicación: 11001-03-28-000-2012-00034-00 se pronunció señalando lo siguiente:

 

Según el Diccionario Jurídico de Guillermo Cabanelas de Torres¹, la locución latina ad hoc es una expresión adverbial que significa “para esto, para el caso. Lo que sirve a un fin determinado.” No obstante, en la Resolución 464 de 2010, el Consejo Nacional Electoral no dispuso cuál o cuáles eran las funciones que debían cumplir estos servidores ad hoc.

 

“Recuérdese que la figura del funcionario ad hoc, está prevista en el Artículo 30 del CCA.² como garantía del principio de imparcialidad dentro de las actuaciones administrativas, y que la intervención ad hoc de personas ajenas al ejercicio de la función pública es excepcional, máxime si se trata de cargos a los que se accede por elección popular, pues el funcionario ad hoc tiene las mismas competencias, en lo correspondiente, que el reemplazado³, por ello, una vez desaparecido el fundamento de hecho de su designación, el ad hoc cesa en el ejercicio de sus funciones y la competencia retorna a quien por disposición constitucional o legal la ejerce como titular en forma permanente⁴. (…)” (Subraya fuera de texto)

 

De conformidad con lo anterior, podemos entender que esta figura jurídica se desarrolla en virtud del principio de imparcialidad, igualdad, moralidad, eficacia, objetividad, transparencia y publicidad y evita que se presente un conflicto de interés en los términos consagrados en las normas legales vigentes. Así lo señaló el Consejo de Estado⁵, en sentencia donde expresó:

 

“En este contexto, no escapa a la Sala la existencia del Artículo 30 del CCA cuya adopción se justifica por virtud de deberes como los de imparcialidad, que gobiernan el ejercicio de la función pública en general, y de la administrativa en particular, y que tiene por finalidad garantizar la prevalencia del interés general, ante circunstancias que representen conflicto de intereses que lleven a que los empleados públicos revestidos de cualquier clase de autoridad, deban apartarse del conocimiento de algunos asuntos manifestando impedimento.”

 

El Artículo 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, dispone en su inciso 2, en el evento de la presentación de un impedimento por parte de un servidor público:

 

“La autoridad competente decidirá de plano sobre el impedimento dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su recibo. Si acepta el impedimento, determinará a quién corresponde el conocimiento del asunto, pudiendo, si es preciso, designar un funcionario ad hoc. En el mismo acto ordenará la entrega del expediente.” (Subrayas fuera del texto)

 

La figura del funcionario Ad hoc, es entonces, utilizada para designar a una persona que cumpla un determinado fin, o para que conozca de un asunto que debiera resolver un empleado que se declara impedido para pronunciarse de ese tema, el cual deberá tener las mismas competencias que el reemplazado.

 

Ahora bien, respecto de la posesión, el inciso segundo del Artículo 122 de la Constitución Política señala que ningún servidor público podrá ejercer las funciones de un cargo sin haber prestado juramento; es decir sin haberse posesionado.

 

En ese sentido, el ejercicio de las funciones de un cargo debe estar precedida de un nombramiento y una posesión, de lo cual se dejará constancia en un acta firmada por la autoridad que posesiona y el posesionado, aun en el caso que se trate de una designación ad-hoc.

 

Así las cosas, y atendiendo puntualmente sus interrogantes, le indico que la figura del funcionario Ad hoc se utiliza para designar a una persona que cumpla un determinado fin, o para que conozca de un asunto que debiera resolver un empleado que se declara impedido para pronunciarse de ese tema, sin que se restrinja la función a efectuar.

 

En este orden de ideas, la designación ad hoc podrá utilizarse para adelantar, entre otros, la notificación de providencias judiciales, registro o levantamiento de medidas cautelares, entrega de títulos judiciales, siempre que se cumpla con las condiciones que se han indicado en el presente escrito; es decir, que el responsable de realizar la actividad o función se haya declarado impedido para efectuarla y que el designado ad hoc cuente con las competencias del titular.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó. Harold Herreño

 

Revisó: José Fernando Ceballos

 

Aprobó: Armando López Cortes

 

GCJ-601 - 11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. CABANELAS DE TORRES Guillermo, Diccionario Jurídico elemental. Décimo segunda edición, Ed. Heliasta, página 25.

 

2. Dice la norma: “(…) La autoridad ante quien se manifieste el impedimento decidirá en el término de diez (10) días y en forma motivada, sin que contra la decisión quepa recurso; y al decidir señalará quién debe continuar el trámite, pudiendo si es preciso designar funcionario ad hoc; en el mismo acto ordenará la entrega del expediente al designado que ha de sustituir al separado del conocimiento. (…)”

 

3. Consejo de Estado, Sección Primera, sentencia de 24 de mayo de 2012, Rad. 52001233100020040206602.

 

4. Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, auto de 25 de febrero de 1997, Rad. C-343.  

 

5. Sentencia de febrero 7 de 2013, C.P.  Alberto Yepes Barreiro, Radicación número: 11001-03-28-000-2011-00041-00.