Concepto 174801 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 19 de mayo de 2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Funciones de Archivista
No es viable que las entidades en su autonomía puedan considerar otros perfiles, teniendo en cuenta el marco legal que se ha dejado descrito.
*20216000174801*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20216000174801
Fecha: 19/05/2021 03:52:44 p.m.
Bogotá D.C.
REF: EMPLEO. Orientación sobre la aplicación de la Resolución 629 de 2018. Empleos con funciones de archivística. RAD. 20219000203452 del 23 de abril de 2021.
En atención al oficio de la referencia, mediante el cual enuncia que los empleos que en su propósito general y funciones están enmarcados en los temas de archivo, se pregunta si solo pueden ser desempeñados por técnicos o profesionales en archivística, o a las entidades en su autonomía pueden considerar otros perfiles, me permito manifestarle lo siguiente.
Inicialmente es importante destacar que la Ley 1409 de 2010, por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones, sobre el ejercicio profesional de la archivística, dispone:
«ARTÍCULO 1°. Definición. Para todos los efectos legales, se entiende por ejercicio profesional de la archivística el desempeño laboral de profesionales, con título legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos, cuyo campo de acción se desarrolla fundamentalmente en las áreas relacionadas con el conocimiento, organización, recuperación, difusión, preservación de la información, conservación y conformación del patrimonio documental del país.
ARTÍCULO 3°. De los profesionales de la archivística. Se entiende por profesionales de la archivística y están amparados por la presente ley, los profesionales técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales universitarios que hayan recibido título de formación en programas archivísticos en Instituciones de Educación Superior, cuyo título corresponda a los niveles señalados en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales vigentes en materia de educación superior.»
De conformidad con lo anterior, debe precisarse que los requisitos para desempeñar los cargos de la planta de personal de una entidad u organismo del Estado deben encontrarse establecidos en el manual específico de funciones y requisitos de la respectiva entidad u organismo.
De lo anterior, es claro que el señalamiento de requisitos especiales en norma legal para el ejercicio de un empleo público, ha de prevalecer la norma especial y se deberán atender las disposiciones allí contenidas.
La Ley 1409 de 2010, dispone que, para todos los efectos legales, se entiende por ejercicio profesional de la archivística el desempeño laboral de profesionales, con título legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos y por profesionales de la archivística, los profesionales técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales universitarios que hayan recibido título de formación en programas archivísticos en Instituciones de Educación Superior.
Por su parte, la Resolución 629 de 2018, por la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria de archivista, expedida por este Departamento Administrativo, reglamentó las características de los cargos archivistas en las diferentes entidades del Estado y los niveles de la administración pública, en el siguiente sentido:
«ARTÍCULO 1. Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto determinar el perfil de competencias requerido para el desempeño de los empleos que tengan asignadas funciones de archivista en las entidades públicas.
ARTÍCULO 2. Requisitos para los empleos que cumplen funciones de archivista en las entidades públicas. En los manuales de funciones y de competencias laborales que tengan contemplado como requisito para el ejercicio del empleo de los niveles jerárquicos profesional o técnico acreditar la formación de archivista, quien lo vaya a desempeñar debe acreditar el título de formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria y presentar la tarjeta o matrícula profesional de archivista o el certificado de inscripción en el registro único profesional según el caso, expedido por el Colegio Colombiano de Archivistas.
ARTÍCULO 5. Manuales específicos de funciones y de competencias laborales. Las competencias definidas en la presente Resolución deberán incorporarse en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de la respectiva entidad u organismo.
ARTÍCULO 6. Régimen de transición. Las entidades y organismos del orden nacional y territorial, dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de la presente Resolución, deberán adecuar sus manuales específicos de funciones y de competencias a lo dispuesto en la presente Resolución.» (Destacado nuestro)
De lo anterior, se tiene entonces que el objeto de la resolución 629 de 2018, es determinar el perfil de competencias requerido para el desempeño de los empleos que tengan asignadas funciones de archivista en las entidades públicas.
Por su parte, sobre los requisitos de los empleos que cumplen funciones de archivista se dispuso que, en los manuales de funciones y de competencias laborales que tengan contemplado como requisito para el ejercicio del empleo de los niveles jerárquicos profesional o técnico acreditar la formación de archivista, quien lo vaya a desempeñar deberá acreditar el título de formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria y presentar la tarjeta o matrícula profesional de archivista o el certificado de inscripción en el registro único profesional según el caso.
De conformidad con lo expuesto, en criterio de esta Dirección Jurídica, no es viable que las entidades en su autonomía puedan considerar otros perfiles, teniendo en cuenta el marco legal que se ha dejado descrito.
Finalmente, el manual de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la entidad deberá estar ajustado, con el fin de contemplar lo regulado en la Ley 1409 de 2010 y la resolución 629 de 2018.
Con respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: Luz Rojas
Revisó: José Fernando Ceballos
Aprobó: Armando López Cortes
11602.8.4