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*20216000129231*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000129231

 

Fecha: 14/04/2021 11:43:29 a.m.

Bogotá D.C.

 

REFERENCIA: EMPLEO – Requisitos. Radicado No. 20219000184352 de fecha 09 de abril de 2021.

 

Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública. En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta: que requisitos legales se requieren para ocupar el cargo del archivo central en una alcaldía de sexta categoría aparte de los establecidos en el manual de funciones de la entidad. cuáles son los actos administrativos (resoluciones, decretos etc.) que regulan el ejercicio de jefe de archivo en los municipios de sexta categoría. me permito manifestarle lo siguiente;

 

Consideramos importante, previo a estudiar el tema propuesto, indicar que el cargo mencionado (cargo del archivo central o jefe de archivo) conforme a la normatividad vigente es inexistente, si se tiene en cuenta las disposiciones del Decreto Ley 785 de 2005¹, veamos:

 

ARTÍCULO 3º. Niveles jerárquicos de los empleos. Según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de las entidades territoriales se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel Asistencial.

 

ARTÍCULO 4º. Naturaleza general de las funciones. A los empleos agrupados en los niveles jerárquicos de que trata el Artículo anterior, les corresponden las siguientes funciones generales:

 

(…)

 

ARTÍCULO 15. Nomenclatura de empleos. A cada uno de los niveles señalados en el Artículo 3º del presente decreto, le corresponde una nomenclatura y clasificación específica de empleo.

 

Para el manejo del sistema de nomenclatura y clasificación, cada empleo se identifica con un código de tres dígitos. El primero señala el nivel al cual pertenece el empleo y los dos restantes indican la denominación del cargo.

 

Este código deberá ser adicionado hasta con dos dígitos más que corresponderán a los grados de asignación básica que las Asambleas y los Concejos les fijen a las diferentes denominaciones de empleos.

 

Revisadas las clasificaciones en los distintos niveles jerárquicos (Artículo 16 a 20 del precitado Decreto), no se encuentra el cargo mencionado en su consulta, por lo cual no es posible establecer los requisitos generales del referido empleo.

 

No obstante, es factible que exista un cargo, ya sea del nivel técnico o profesional, al que se le hayan asignado las funciones de archivista, por lo cual, las competencias laborales y los requisitos generales de los empleos los puede consultar en el Artículo 13 del Decreto 785, el cual los discrimina por nivel jerárquico.

 

Por otra parte, es preciso señalar que el aspirante a ser nombrado en un empleo de la planta de personal de una entidad del Estado debe cumplir con los requisitos establecidos en el manual de funciones y requisitos que tenga adoptado la respectiva entidad, o los que se exijan de manera especial en una ley de la República. Al respecto el Decreto 785 de 2005 establece en su Artículo 24 lo siguiente:

 

ARTÍCULO 24. Requisitos Determinados en Normas Especiales. Para el ejercicio de los empleos correspondientes a los diferentes niveles jerárquicos, que tengan requisitos establecidos en la Constitución Política o en la ley, se acreditarán los allí señalados.

 

En este sentido, este Departamento Administrativo expidió la Resolución No. 0629 de 2018, “Por la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria de archivista”, la cual establece:

 

ARTÍCULO 1. Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto determinar el perfil de competencias requerido para el desempeño de los empleos que tengan asignadas funciones de archivista en las entidades públicas.

 

ARTÍCULO 2. Requisitos para los empleos que cumplen funciones de archivista en las entidades públicas. En los manuales de funciones y de competencias laborales que tengan contemplado como requisito para el ejercicio del empleo de los niveles jerárquicos profesional o técnico acreditar la formación de archivista, quien lo vaya a desempeñar debe acreditar el título de formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria y presentar la tarjeta o matrícula profesional de archivista o el certificado de inscripción en el registro único profesional según el caso, expedido por el Colegio Colombiano de Archivistas.

 

ARTÍCULO 5. Manuales específicos de funciones y de competencias laborales. Las competencias definidas en la presente Resolución deberán incorporarse en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de la respectiva entidad u organismo.

 

Así las cosas, debemos mencionar que las entidades que tengan empleos a los cuales se les haya asignado funciones de archivista, deberán modificar o actualizar el respectivo manual de funciones con el fin de incorporar los requisitos establecidos en el Artículo 2º de la precitada resolución. Una vez modificado o actualizado el manual de funciones, el aspirante deberá cumplir los requisitos específicos antes descritos.

 

Así mismo, es importante resaltar que quien pretenda ejercer la profesión de Archivista, deberá atender las disposiciones de la Ley 1409 de 2010, “Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones”, teniendo en cuenta que es esta la norma general que regula el ejercicio profesional de la Archivística.

 

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011².

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: César Pulido.

 

Aprobó. José Fernando Ceballos.

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.

 

2. Artículo sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015