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*20216000078751*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000078751

 

Fecha: 05/03/2021 02:05:16 p.m.

Bogotá D.C.

 

Referencia: EMPLEO – Asignación de Funciones. Radicado: 20212060104432 del 25 de febrero de 2021.

 

En atención a la comunicación de la referencia, en la cual consulta sobre la viabilidad de asignar funciones a un empleado por medio de un oficio o necesariamente se debe hacer una resolución y si un oficio de considera un acto administrativo, me permito indicarle lo siguiente:

 

Los requisitos para desempeñar los cargos de la planta de personal de una entidad u organismo del Estado deben encontrarse establecidos en el manual específico de funciones y requisitos de la respectiva entidad u organismo, que deben regularse por las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 785 de 2005 para el nivel territorial.

 

De lo anterior el Artículo 122 de la Constitución Política, consagra:

 

“ARTICULO 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento, y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente. (…)”

 

Respecto a la asignación de funciones, el Artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015¹, señala:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza.”

 

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular”.

 

Sobre el tema de asignación de funciones, la Corte Constitucional mediante sentencia² proferida consideró lo siguiente: “(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado.

 

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”.

 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado.

 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues, esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la figura jurídica del “encargo”. (Negrilla original, subrayado fuera de texto)

 

A partir de la norma y jurisprudencia citada, se colige que la asignación de funciones es procedente siempre y cuando obedezca a aquella situación administrativa en la cual se encuentre el empleado público que no genera vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de estas a otro empleado de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad pero, dentro del contexto de las funciones para las cuales ha sido nombrado.

 

Por lo tanto, la asignación de funciones dentro de una entidad u organismo es procedente siempre y cuando sea en razón a que el empleado titular de dichas funciones se encuentre en una situación administrativa en la cual no se genera vacancia temporal, pero implique la separación transitoria del ejercicio de todas o alguna de ellas, teniendo en cuenta que de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015, la asignación de funciones a un empleado no implica el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

 

Es importante aclarar que, de acuerdo a lo concluido en la sentencia citada en precedencia, la asignación de funciones debe referirse en todo caso a un marco funcional y concreto, no siendo procedente utilizar esta figura para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, toda vez que esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que no es una figura jurídica autónoma, como el encargo.

 

Así mismo frente al acto por el cual se asignan funciones a un empleado, la norma no señala un procedimiento específico y, por lo tanto, se considera procedente que la entidad correspondiente establezca la forma para dar a conocer al empleado público las funciones asignadas, sin que sea necesario mediar un acto administrativo respectivo.

 

En cuanto a si un oficio se considera acto administrativo, es pertinente abordar sentencia³ de tutela proferida por la Corte Constitucional, en la cual se consideró lo siguiente en la materia, a saber:

 

“Asimismo, en la sentencia de 17 de noviembre de 2011, Exp. 1840 de 2010, el Alto Tribunal de la jurisdicción contencioso administrativa, reiteró la teoría del acto integrador y afirmó que los actos de ejecución -como los de comunicación-constituyen una tercera categoría de los actos administrativos que dan eficacia al definitivo, al ser la actuación que concreta la decisión de la administración pública. En ese sentido advirtió lo siguiente:

 

“Ahora bien, existe una categoría de acto administrativo “el integrador”, que supone la existencia de por lo menos dos actos administrativos, uno de los cuales es definitivo y el otro (de ejecución) materializa la decisión contenida en aquél, es decir, lo hace oponible, eficaz, viabiliza la producción de sus efectos. Si bien la validez del acto administrativo definitivo no está supeditada a la existencia del acto de ejecución, sin este último no produciría ningún efecto. Así las cosas, el acto administrativo nace a la vida jurídica una vez que la administración ha adoptado la decisión y existe una vez se hayan reunido plenamente los elementos esenciales de su legalidad, la obligación que surge para la administración es la de publicitarlo, para que surta sus efectos.

 

En este sentido, la doctrina doméstica ha sostenido que los oficios excepcionalmente son actos administrativos, así: “En el caso del oficio, pasa a ser el acto administrativo cuando es el medio a través del cual se exterioriza de manera directa la decisión o respuesta a un asunto, de manera que al mismo tiempo sirve para instrumentalizar o plasmar la decisión, y para comunicarla al interesado. El oficio no está antecedido de otra forma de exteriorización de la decisión”.

 

De lo concluido por la Corte Constitucional, existe una categoría de acto administrativo el cual se denomina “el integrador”, el cual supone la existencia de por lo menos dos actos administrativos, uno de los cuales es definitivo y el otro materializa esta decisión contenida en aquel, es decir de ejecución, esto significa que en el primer acto administrativo nace a la vida jurídica y su existencia se verifica una vez se hayan reunido en su totalidad los elementos esenciales de su legalidad, exhortando a la administración a su respectiva publicación para que surta sus efectos.

 

La Corte es precisa al señalar que en la doctrina se ha sostenido que los oficios de forma excepcional pueden ser actos administrativos, cuando es el medio a través del cual se exterioriza de manera directa la decisión o respuesta del asunto, de manera que al mismo tiempo sirve para instrumentalizar o plasmar la decisión, y para comunicarla al interesado.

 

En esos términos, teniendo en cuenta que la norma no dispone el procedimiento por el cual el nominador le debe informar al empleado que se le asignan funciones, si lo hiciere mediante oficio, de forma excepcional puede constituirse como acto administrativo, dentro de la categoría “el integrador”; primeramente, porque se le está informando al empleado de la asignación de funciones de conformidad a lo indicado en precedencia (acto definitivo), y por último, por el cual le comunica dicha decisión (de ejecución).

 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Valeria B.

 

Revisó: José Fernando Ceballos Arroyave.

 

Aprobó: Armando López Cortes.

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”

 

2. Corte Constitucional, Sala Primera de Revisión, 18 de febrero de 2002, Referencia:  expediente T-507135, MP Dr. Jaime Araujo Rentería.

 

3. Corte Constitucional, Sala Sexta de Revisión, 11 de mayo de 2016, Referencia: expediente T-5.381.027, Consejero Ponente: Jorge Iván Palacio Palacio.