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*20216000102721*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000102721

 

Fecha: 24/03/2021 04:52:25 p.m.

Bogotá D.C.

 

Referencia: EMPLEO – Asignación de funciones – Certificación Laboral. Radicado: 20212060137072 del 15 de marzo de 2021.

 

En atención a la comunicación de referencia, en la cual consulta sobre la procedencia de que a un empleado público nombrado en el cargo técnico administrativo se le asignen funciones de auxiliar de archivo, teniendo en cuenta que, al solicitar una certificación laboral se le estaría desmejorando la experiencia laboral, me permito indicarle lo siguiente:

 

Los requisitos para desempeñar los cargos de la planta de personal de una entidad u organismo del Estado deben encontrarse establecidos en el manual específico de funciones y requisitos de la respectiva entidad u organismo, que deben regularse por las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 785 de 2005 para el nivel territorial.

 

De lo anterior el Artículo 122 de la Constitución Política, consagra:

 

“ARTICULO 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento, y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente. (…)”

 

Respecto a la asignación de funciones, el Artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015¹, señala:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza.”

 

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular”.

 

Sobre el tema de asignación de funciones, la Corte Constitucional mediante sentencia² proferida consideró lo siguiente: “(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado.

 

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”.

 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado.

 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues, esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la figura jurídica del “encargo”. (Negrilla original, subrayado fuera de texto)

 

A partir de la norma y jurisprudencia citada, se colige que la asignación de funciones es procedente siempre y cuando obedezca a aquella situación administrativa en la cual se encuentre el empleado público que no genera vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de estas a otro empleado de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad pero, dentro del contexto de las funciones para las cuales ha sido nombrado.

 

Por lo tanto, la asignación de funciones dentro de una entidad u organismo es procedente siempre y cuando sea en razón a que el empleado titular de dichas funciones se encuentre en una situación administrativa en la cual no se genera vacancia temporal, pero implique la separación transitoria del ejercicio de todas o alguna de ellas, teniendo en cuenta que de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015, la asignación de funciones a un empleado no implica el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

 

Es importante aclarar que, de acuerdo a lo concluido en la sentencia citada en precedencia, la asignación de funciones debe referirse en todo caso a un marco funcional y concreto, no siendo procedente utilizar esta figura para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, toda vez que esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que no es una figura jurídica autónoma, como el encargo.

 

Así mismo frente al acto por el cual se asignan funciones a un empleado, la norma no señala un procedimiento específico y, por lo tanto, se considera procedente que la entidad correspondiente establezca la forma para dar a conocer al empleado público las funciones asignadas, sin que sea necesario mediar un acto administrativo respectivo.

 

En cuanto a la certificación de la experiencia laboral, el parágrafo 1° del Artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015, dispone:

 

“PARÁGRAFO 1º. La certificación de las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga delegada esta competencia.”

 

Por su parte, el Artículo 12 del Decreto 785 de 2005³, dispuso lo siguiente en la materia, a saber:

 

“ARTÍCULO 12. Certificación de la experiencia. La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas. Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo.

 

Las certificaciones de experiencia deberán contener, como mínimo, los siguientes datos:

 

12.1. Nombre o razón social de la entidad o empresa.

 

12.2. Tiempo de servicio.

 

12.3. Relación de funciones desempeñadas.

 

Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su profesión haya asesorado en el mismo período a una o varias instituciones , el tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez.”

 

Adicionalmente, con respecto a la facultad para expedir certificaciones en las entidades u organismos del orden territorial, el parágrafo del Artículo 32 del mismo estatuto, dispuso:

 

“PARÁGRAFO. Toda certificación solicitada por particulares, servidores públicos y autoridades competentes, en relación con los manuales específicos de funciones y de requisitos, será expedida por la entidad u organismo responsable de su adopción.”

 

De conformidad con los preceptos normativos de precedencia, y abordando su tema objeto de consulta, la asignación de funciones es procedente mientras verse dentro del contexto de las funciones del empleo en el cual ha sido nombrado, esto es el Técnico Administrativo. En esos términos, al corresponder la certificación de las funciones asignadas a un determinado empleo al jefe del organismo, el jefe de personal o en quien este delegada tal facultad, dicha certificación deberá observar las funciones consagradas en el manual de funciones y de competencias laborales para el empleo en el cual versa el acto administrativo de nombramiento y acto de posesión, así como las que le hayan sido asignadas por medio de acto administrativo y siempre que correspondan a la naturaleza del cargo, esto es nivel técnico.

 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Valeria B.

 

Revisó: José Fernando Ceballos Arroyave.

 

Aprobó: Armando López Cortes.

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”

 

2. Corte Constitucional, Sala Primera de Revisión, 18 de febrero de 2002, Referencia:  expediente T-507135, MP Dr. Jaime Araujo Rentería.

 

3. “por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”