Concepto 010221 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública - Gestor Normativo - Función Pública

Concepto 010221 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 13 de enero de 2021

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

GESTION ADMINISTRATIVA
- Subtema: Funciones

Dado el carácter de la oficina de control interno señalado y el acompañamiento y asesoría que se debe hacer a los procesos y su impacto dentro de la gestión administrativa de la entidad, no se considera viable que se asigne al jefe de control interno la supervisión de contratos de prestación de servicios, toda vez que se desdibuja el rol de esta oficina y eventualmente podría estarse en presencia de un control previo; no obstante, para el caso de los contratistas que presten servicios a la Oficina Asesora de Control Interno, se considera que la persona más idónea para realizar la supervisión es el jefe de la oficina, razón por la cual en este caso se considera viable que la entidad le asigne la mencionada supervisión.

PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Oficina de Control Interno

Dado el carácter de la oficina de control interno señalado y el acompañamiento y asesoría que se debe hacer a los procesos y su impacto dentro de la gestión administrativa de la entidad, no se considera viable que se asigne al jefe de control interno la supervisión de contratos de prestación de servicios, toda vez que se desdibuja el rol de esta oficina y eventualmente podría estarse en presencia de un control previo; no obstante, para el caso de los contratistas que presten servicios a la Oficina Asesora de Control Interno, se considera que la persona más idónea para realizar la supervisión es el jefe de la oficina, razón por la cual en este caso se considera viable que la entidad le asigne la mencionada supervisión.

*20216000010221*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000010221

 

Fecha: 13/01/2021 11:55:59 a.m.

 

Bogotá

 

Referencia: EMPLEOS - FUNCIONES. ¿La Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno puede ser la supervisora de un contrato de prestación de servicios cuyo objeto es: "Prestar servicios profesionales de apoyo a la oficina Asesora de control interno”? RAD. 20202060622172 del 30 de diciembre de 2020.

 

Por medio del presente, y en atención a su consulta relacionada con la viabilidad de que la jefe de la oficina de control interno sea supervisora de un contrato de prestación de servicios al interior de la entidad, el cual tiene como objeto "Prestar servicios profesionales de apoyo a la oficina Asesora de control interno”, me permito manifestarle lo siguiente:

 

Sea lo primero señalar que la Ley 87 de 19931, dispone:

 

ARTÍCULO 12.- Funciones de los auditores internos. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes: (…)

 

PARÁGRAFO. - En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.” (Subrayado nuestro)

 

Adicionalmente, el artículo 3 del Decreto 1826 de 19942, señala:

 

ARTÍCULO 3. En los Ministerios y Departamentos Administrativos en los duales la oficina de Coordinación del Control Interno tena a su cargo funciones disciplinarias, tales funciones pasarán a ser ejercidas por la Secretaría General de la respectiva entidad u organismo o por la dependencia a la cual el representante de la entidad asigne tales funciones.

 

En ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación del Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración.” (Subrayado fuera de texto)

 

En relación con el objeto en estudio, la Directiva Presidencial 02 de abril 5 de 1994 determina lo siguiente:

 

“Las funciones de las oficinas de control interno tienen un carácter eminentemente asesor, sin un componente operativo distinto del que lógicamente se requiere para formar un juicio sobre la materia que se está analizando. Con el fin de reforzar este concepto la Ley 87, en el parágrafo del artículo 12 establece textualmente que en ningún caso podrá el Asesor Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la Entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. El sentido de este precepto es naturalmente evitar que, por una distorsión del concepto de control interno se vuelva al control previo proscrito por la constitución. La Oficina de Control Interno no se crea entonces para ejercer el control sino para ayudar efectivamente a que este sea debidamente hecho por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa.” (Negrilla y subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con las normas y la Directiva en cita, la labor de las oficinas de control interno es preminentemente asesora y sus labores operativas se limitan exclusivamente a las necesarias para formarse un juicio sobre la materia objeto de análisis; conforme con ello, el asesor, coordinador, auditor interno no se encuentra facultado para participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.

 

Ahora bien, el artículo 65 de la Ley 80 de 1993, dispuso que el control previo administrativo  de los contratos corresponde a las Oficinas de Control Interno, al respecto debe aclararse, que de acuerdo con el concepto No. 904 del 31 de marzo de 1995 de la Contraloría General de la República, cuando se asigna a la Oficina de Control Interno el Control Previo Administrativo, se está refiriendo al análisis de los procedimientos de la Entidad, cuya función es precisamente la de verificar y evaluar la gestión administrativa.

 

En consecuencia, a la Oficina de Control Interno le corresponde diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación del proceso contractual y utilizar métodos que le permitan conocer las instancias que se surten en las etapas contractuales, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión administrativa.

 

La Oficina de Control Interno está definida como uno de los elementos del Sistema de Control Interno, del nivel gerencial o directivo, encargada de cumplir las funciones de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

Es así como la función de la Oficina de Control Interno debe ser considerada como un proceso retroalimentador que contribuye al mejoramiento continuo de la Administración Pública. De ahí que sea fundamental precisar cuáles son los tópicos o roles generales que enmarcan la función de dichas Oficinas, en los cuales debe enfocar sus esfuerzos para desarrollar una actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría. Estas funciones son esencialmente cinco, definidas así: valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento a la cultura de control y relación con entes externos.

 

Respecto de la función de acompañamiento y asesoría, contemplado en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, la considera como uno de los principales tópicos que enmarcan el rol de las Oficinas de Control Interno.

 

De conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, se pretende evitar que los Jefes de Control interno participen en los procedimientos administrativos mediante autorizaciones y refrendaciones, razón por la cual tienen la posibilidad de conocer con mayor libertad e independencia la gestión de la organización para hacer las recomendaciones de mejoramiento pertinentes.

 

En este orden de ideas, se define el rol de las oficinas de control interno con un carácter eminentemente asesor, caracterizado por su independencia y objetividad permanente, no obstante, es pertinente manifestar que las auditorías de gestión que adelante la oficina de control interno tendrán alcance para evidenciar irregularidades en la gestión, presentación de informes donde se plasmen tales circunstancias y efectuar las recomendaciones que dicha instancia considere pertinentes.

 

De acuerdo con todo lo señalado, ha sido criterio de esta Dirección Jurídica, que dado el carácter de la oficina de control interno señalado y el acompañamiento y asesoría que se debe hacer a los procesos y su impacto dentro de la gestión administrativa de la entidad, no se considera viable que se asigne al jefe de control interno la supervisión de contratos de prestación de servicios, toda vez que se desdibuja el rol de esta oficina y eventualmente podría estarse en presencia de un control previo; no obstante, en el caso consultado, y dado que el contratista de prestación de servicios del cual se consulta, tiene como objeto: “Prestar servicios profesionales de apoyo a la oficina Asesora de control interno”, se considera que la persona más idónea para realizar la supervisión es el jefe de la oficina, razón por la cual en este caso se considera viable que la entidad le asigne la mencionada supervisión.

 

Por último, me permito indicarle que, para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link Gestor Normativo donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Maia Borja

 

11602.8.

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

 

2. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993".