Concepto 289851 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública - Gestor Normativo - Función Pública

Concepto 289851 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública

Fecha de Expedición: 03 de julio de 2020

Fecha de Entrada en Vigencia:

Medio de Publicación:

PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Asignación de Funciones

No será procedente que el nominador, el jefe inmediato o el coordinador de grupo de trabajo, asigne funciones de un cargo del nivel profesional o profesional especializado, a un empelado titular de un cargo del nivel técnico administrativo, ni en forma verbal, ni por escrito.

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*20206000289851*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000289851

 

Fecha: 03/07/2020 01:24:56 p.m.

 

Bogotá D.C.,

 

REF.: EMPLEOS. Asignación de Funciones. RAD.: 20209000276732 del 01-07-2020.

 

Acuso recibo comunicación, mediante la cual formula consultas relacionadas con asignación de funciones, las cuales serán resueltas con fundamento en lo siguiente:

 

El artículo 122 de la Constitución Política, establece:

 

“No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento. y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.” (Subrayado fuera de texto)

 

A su vez, la Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, señala lo siguiente:

 

ARTÍCULO 19.- El empleo público.

 

1. El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado.

 

2. El diseño de cada empleo debe contener:

 

a) La descripción del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular;

 

b) El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con las exigencias funcionales del contenido del empleo;

 

c) La duración del empleo siempre que se trate de empleos temporales.”

 

Ahora bien, el Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector de la Función Pública, establece:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.52 Asignación de funcionesCuando la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza.

 

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se está desempeñando otro empleo.

 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular.”

 

Así mismo, sobre el tema de la asignación de funciones, la Corte Constitucional en sentencia C-447 de 1996, expresó:

 

“…Cuando el artículo 122 de la Constitución Nacional exige fijar las funciones de los empleos públicos, entre otros actos por medio de reglamentos, no se está refiriendo exclusivamente a la ley que determina la estructura orgánica de la entidad pública, ni al Manual General de Funciones que expide el Presidente de la República, sino también al manual específico de funciones de cada entidad... “

 

“Las funciones concretas o específicas que le corresponde cumplir a cada uno de esos empleos en el ente gubernamental al que pertenezca el cargo, son fijadas por el jefe del organismo respectivo en el llamado Manual Específico de Funciones que, dicho sea de paso, no puede violar normas de superior jerarquía, esto es, la Constitución y las leyes. (…) Nada impide que mediante reglamentos se asigne por parte del Presidente de la República, del jefe de la entidad respectiva, e inclusive de los jefes inmediatos o de cualquier otra autoridad competente del mismo organismo, funciones a los empleados de un determinado ente público (…) siempre y cuando no se desconozcan los lineamientos generales señalados en el Manual General de Funciones y no se desvirtúen los objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el empleo.” (Subrayado fuera de texto)

 

La misma Corporación mediante sentencia T – 105 de 2002, Magistrado Ponente: Jaime Araujo Rentería, efectuó el siguiente análisis:

 

“(…)

 

II.- De la Asignación de Funciones.-

 

Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado.

 

De donde proviene dicho uso?. Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”.

 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado.

 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues, esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la figura jurídica del “encargo”. (Subrayado fuera de texto)

 

Igualmente, este Departamento Administrativo, expidió la Circular Externa No. 100 – 11 – 14, del 26 de noviembre de 2014, mediante la cual traza instrucciones sobre asignación de funciones, expresando lo siguiente:

 

“Conforme al artículo 122 de la Constitución Política, la Ley 909 de 2004 y demás normas que la reglamentan o desarrollan, el empleo público es reglado, lo que implica que los empleos deben estar determinados en la planta de personal y sus funciones señaladas en el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales.

 

Los citados manuales deben elaborarse en el marco general que para las instituciones de la Rama Ejecutiva del orden nacional está contemplado en el Decreto Ley 770 de 2005 y el Decreto Reglamentario 1785 de 2014 y para las entidades de la Rama Ejecutiva del orden territorial en el Decreto Ley 785 de 2005 y en la norma de competencias que rige para los dos niveles, establecido en el Decreto 2539 del mismo año.

 

Así mismo, debe tenerse en cuenta que las funciones asignadas a cada empleo en el manual, deben corresponder a la naturaleza del mismo, al igual que aquellas funciones adicionales que se les asignen por parte de la autoridad competente. Lo anterior con el fin de no desvirtuar la naturaleza del empleo.

 

En consecuencia, solo es procedente asignar funciones de un empleo de mayor responsabilidad dentro del mismo nivel o de uno de superior jerárquico a través de la figura del encargo, previo cumplimiento de las normas que regulan esta situación administrativa.”

 

En los términos de la normativa y jurisprudencia transcrita, cuando la situación administrativa en la que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un cargo de la misma naturaleza; es decir, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan, y dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, teniendo en cuenta las competencias y el perfil requerido, sin que se desnaturalice la finalidad para la cual éstos fueron creados.

 

En este orden de ideas, al decir de la Corte constitucional, no es procedente la descontextualización de la figura de la asignación de funciones, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo manual de funciones y requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado; con lo cual se justifican las exigencias de este Departamento Administrativo, en la Circular Externa No. 100 – 11 – 14, del 26 de noviembre de 2014, en el sentido, que, solo es procedente asignar funciones de un empleo de mayor responsabilidad dentro del mismo nivel o de uno de superior jerarquía a través de la figura del encargo, previo cumplimiento de las normas que regulan esta situación administrativa.

 

Con fundamento en lo expuesto se procede a absolver las consultas planteadas así:

 

1.- Respecto a la consulta si el coordinador de un grupo interno de trabajo de una entidad pública, puede designar funciones transitorias, a un funcionario que tiene el cargo de técnico administrativo, cuando esa función transitoria esta en cabeza de un profesional del mismo grupo, se precisa que conforme a lo expuesto, en criterio de esta Dirección Jurídica, no será procedente que el nominador, el jefe inmediato o el coordinador de grupo de trabajo, asigne funciones de un cargo del nivel profesional o profesional especializado, a un empelado titular de un cargo del nivel técnico administrativo, ni en forma verbal, ni por escrito.

 

2.- En cuanto a la consulta si el coordinador de un grupo de trabajo de una entidad pública, puede asignar a su libre albedrío y de manera unilateral, funciones al personal de empleados públicos que están bajo su coordinación, lo remito a lo expresado al absolver la consulta del numeral 1, con lo cual se indica que no es procedente, la asignación de funciones debe sujetarse a los parámetros legales, constitucionales y jurisprudenciales anteriormente indicados.

 

3.- Respecto a la consulta si el coordinador de un grupo de trabajo de una entidad pública, puede unilateralmente designar en un contrato de póliza de responsabilidad civil para seguro de automóviles para la entidad, a un corredor de seguros diferente al que tiene contratado la entidad, se precisa que no es procedente, por cuanto esa responsabilidad ya está en cabeza de la persona que ha sido contratada.

 

4.- En cuanto a la consulta si coordinador de un grupo de trabajo de una entidad pública, puede asignar funciones que le corresponden a un grupo de trabajo diferente de la misma entidad a un empleado público de su grupo, sin que se expida un acto administrativo, sino que se hizo en forma verbal, me permito remitirlo a lo expresado en los puntos anteriores, es decir, que si no se ajusta a la normativa indicada no será procedente.

 

5.- Respecto a la consulta si los coordinadores de dos grupos de trabajo en una entidad pública con funciones diferentes, pueden asignar funciones de manera verbal o por acuerdo, sin que medie acto administrativo para que un empleado público las efectué, en un grupo de trabajo diferente al suyo, se precisa que si la asignación de funciones en este caso no se ajusta a lo indicado en la normativa y jurisprudencia anteriormente indicada, no será procedente.

 

6.- En cuanto a la consulta si en una investigación disciplinaria en una entidad pública por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario, se puede obviar por parte de dicha oficina, al investigar a funcionarios públicos por el vencimiento de un contrato, los procedimientos, manuales de contratación, manuales de supervisión de la entidad, en el cierre de la investigación disciplinaria, se precisa que este Departamento Administrativo carece de competencia para pronunciarse sobre este tema.

 

7.- En cuanto a la consulta si en una entidad pública, que contrata a un corredor de seguros privado para que acompañe en la elaboración y seguimiento de los contratos, y que de las alertas de vencimiento de todos los mismos, desde su etapa inicial hasta su culminación, y no participa en un contrato que se vencía, es culpable disciplinariamente, si el funcionario que elaboro el contrato por un error suyo no lo puso en el contrato que se vencía, sino a otro corredor de seguros diferente. y teniendo en cuenta que este error se podía subsanar por parte del funcionario que elaboro el contrato y/o por el corredor de seguros de la entidad.

 

Al respecto me permito manifestarle que este Departamento carece de competencia para pronunciarse sobre el tema.

 

Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página webwww.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del CPACA.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Elaboró: Pedro P. Hernández Vergara

 

Revisó: Jose F. Ceballos Arroyave

 

Aprobó: Armando López Cortes

 

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