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*20196000022591*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20196000022591

 

Fecha: 30-01-2019 09:03 am

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: EMPLEO. Reserva Legal. De la resolución que autoriza y reconoce las horas extras. Radicado: 2018-206-034637-2 del 14 de diciembre de 2018

 

En atención a la comunicación de la referencia, remitida a este Departamento Administrativo por la Procuraduría General de la Nación mediante oficio número PPVA7528 del 6 de diciembre de 2018, relacionada con la reserva legal que tiene la resolución que autoriza el reconocimiento y pago de horas extras de un empleado, me permito manifestarle lo siguiente:

 

La Ley 1712 de 2014, «Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones», establece que la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar con un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, aplicando los principios de información.

 

Ahora bien, de conformidad con el artículo 9 de la misma ley, toda entidad debe publicar una información mínima obligatoria en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan relacionada con los nombres y apellidos completos, ciudad de nacimiento, formación académica, experiencia laboral y profesional de los funcionarios y de los contratistas. Se omitirá cualquier información que afecte la privacidad y el buen nombre de los servidores públicos y contratistas, en los términos definidos por la Constitución y la ley.

 

En el artículo 24 de la misma ley se establece el derecho de acceso a la información que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece esta ley y la Constitución.

 

Por su parte, la Ley 1755 de 2015, «Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo», se refiere acerca del carácter reservado de los documentos, así:

 

ARTÍCULO 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:

 

(…)

 

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.

 

(…)

 

PARÁGRAFO. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.

 

De otra parte, es pertinente dar aplicación a las disposiciones legales contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», define como datos sensibles «aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos».

 

Así las cosas, respecto a la protección de todas las bases de datos, serán aplicables los principios instituidos en la citada Ley para los documentos sujetos a reserva legal incluidos en las hojas de vida, tales como el principio de libertad desarrollado en el artículo 4º que establece: «El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento». (Subrayado fuera del texto).

 

En consecuencia, la información académica y de experiencia incluida en las hojas de vida de los servidores públicos es objeto de público conocimiento, sin embargo, aquella que de conformidad con la Ley 1581 de 2012 contenga datos sensibles, como el reconocimiento de horas extras que deba cumplir el empleado en ejercicio de las funciones que le son asignadas, gozan de reserva legal y para que dicha información pueda ser entregada, se requiere de previa autorización del titular de la misma o en su defecto que sea por mandato legal o por orden judicial.

 

Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link «Gestor Normativo» donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

JOSE FERNANDO CEBALLOS ARROYAVE

 

Asesor con funciones de la Dirección Jurídica

 

Angélica Guzmán Cañón/JFCA/GCJ

 

11602.8.4