Concepto 264131 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 01 de julio de 2020
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Certificaciones Laborales
En caso de realizar funciones que no se encuentran descritas en el referido manual, ni fueron asignadas mediante acto administrativo, éstas no podrán ser certificadas.
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20206000264131
Fecha: 01/07/2020 12:44:04 p.m
Bogotá D.C.
REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS – Encargo. EMPLEO -Funciones - Certificaciones Laborales. Radicados No. 20202060246682 y 20202060247882 de fecha 12 de junio de 2020.
Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública. En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual plantea situaciones particulares relacionadas con la figura del encargo y funciones específicas; me permito manifestarle lo siguiente:
En primer lugar, es importante definir los tipos de vacancia que existen, de conformidad con lo señalado en los artículos 2.2.5.2.1 y 2.2.5.2.2 del Decreto 1083 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, se establece que hay vacancia definitiva y temporal.
Así mismo, los artículos 2.2.5.3.1 y 2.2.5.3.3 del mismo Decreto establecen las formas de provisionar los empleos en las respectivas vacancias, veamos:
ARTÍCULO 2.2.5.3.1 Provisión de las vacancias definitivas. Las vacantes definitivas en empleos de libre nombramiento y remoción serán provistas mediante nombramiento ordinario o mediante encargo, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo.
Las vacantes definitivas en empleos de carrera se proveerán en periodo de prueba o en ascenso, con las personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, de conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera, según corresponda.
Mientras se surte el proceso de selección, el empleo de carrera vacante de manera definitiva podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras del encargo o del nombramiento provisional, en los términos señalados en la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera.
Las vacantes definitivas en empleo de periodo o de elección se proveerán siguiendo los procedimientos señalados en las leyes o decretos que los regulan.
ARTÍCULO 2.2.5.3.3 Provisión de las vacancias temporales. Las vacantes temporales en empleos de libre nombramiento y remoción podrán ser provistas mediante la figura del encargo, el cual deberá recaer en empleados de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo.
Las vacantes temporales en empleos de carrera, podrán ser provistas mediante nombramiento provisional, cuando no fuere posible proveerlas mediante encargo con empleados de carrera.
Tendrá el carácter de provisional la vinculación del empleado que ejerza un empleo de libre nombramiento y remoción que en virtud de la ley se convierta en cargo de carrera. El carácter se adquiere a partir de la fecha en que opere el cambio de naturaleza del cargo, el cual deberá ser provisto teniendo en cuenta el orden de prioridad establecido en el presente título, mediante acto administrativo expedido por el nominador.
PARÁGRAFO. Los encargos o nombramientos que se realicen en vacancias temporales, se efectuarán por el tiempo que dure la misma. (Negrillas propias)
Sobre el Encargo el Decreto ibídem estableció;
ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera.
Por su parte, el artículo 24 de la Ley 909 de 20041, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, establece:
ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.
En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.
El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.
Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.
En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.
PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicara para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.
PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.
Sobre el encargo para empleos de libre nombramiento y remoción el Decreto 1083 indicó;
ARTÍCULO 2.2.5.5.43 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.
En caso de vacancia temporal, el encargo se efectuará durante el término de ésta.
En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.
Con la anterior exposición normativa, podemos colegir que existen diversas situaciones o variables para que proceda la figura del encargo, tales situaciones, como por ejemplo, si son vacantes temporales o definitivas o si son cargos de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción, no están descritas en su consulta, sin embargo de manera general podemos indicar que los instrumentos que tengan las entidades públicas, tales como Resoluciones Internas, manual de funciones, entre otros, siempre deben estar acorde a la Constitución y la Ley, en este caso conforme a las disposiciones del Decreto 1083 de 2015 y la Ley 909 de 2004 entre otras.
De acuerdo con lo anterior todas las entidades del estado deben condicionar o supeditar los encargos conforme a la normatividad ya descrita, sin omitir requisitos o extralimitarse en los mismos.
Conforme a lo anterior podemos indicar que, el encargado debe acreditar los requisitos para el ejercicio del cargo contenidos en el manual específico de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la entidad, debido a que la norma indica que quien sea encargado debe cumplir con los requisitos exigidos para el cargo vacante. En todo caso corresponde a la Administración determinar, de conformidad con el procedimiento que se ha dejado descrito, determinar cuál empleado tiene derecho al encargo.
Por otro lado, como ya se indicó, las condiciones para los encargos dependen de las situaciones que originen esta figura, sin embargo, en la norma no se establece que uno de los requisitos para otorgar un encargo sea la antigüedad, aun así es necesario aclarar que si es un empleo de libre nombramiento y remoción, el ordenador del gasto se encuentra facultado para que de manera discrecional surta ese encargo, acatando las disposiciones del artículo 2.2.5.5.43, del Decreto 1083, el cual se encuentra dentro de la exposición normativa.
Ahora bien, teniendo en cuenta las funciones que trascribe en el escrito de la referencia, se puede inferir que se trata de una Contraloría Municipal, de ser ésta la entidad a la que se refiere es necesario precisar que todo lo anterior se aplicó hasta la expedición del Decreto 409 de 20202, es decir, hasta el 16 de marzo de 2020, atendiendo el artículo 2.2.5.2 del Decreto 1083 de 2015.
Teniendo en cuenta la anterior circunstancia, debemos indicar que el Decreto 409 en relación con el encargo dispuso;
ARTÍCULO 20. Formas de proveer los empleos de carrera administrativa. Las vacancias definitivas y temporales de los empleos de carrera administrativa se proveerán de las siguientes formas:
1. Las vacancias definitivas se proveerán a través de concurso convocado por la Comisión Especial de Carrera. En este procedimiento de selección competirán en igualdad de condiciones las personas que deseen ingresar a las Contralorías Territoriales y los empleados públicos que pretendan ascender. En forma excepcional, se podrán proveer mediante encargo y nombramiento provisional, aplicando lo dispuesto para vacancias temporales según lo dispuesto en el presente Decreto ley.
2. Las vacancias temporales son aquellas que se presentan cuando el titular del empleo público se encuentra en una situación administrativa que implique separación temporal del mismo, Los empleos de carrera en vacancia temporal se pueden proveer a través del encargo o del nombramiento provisional:
a) Encargo: Por el término de la vacancia temporal los empleados de carrera tendrán derecho preferencial a ser encargados de tales empleos, siempre y cuando acrediten los requisitos establecidos para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el año anterior y su última evaluación del desempeño haya sido excelente. En el evento en que no haya empleados con evaluación excelente, se podrá encargar a los empleados con evaluación sobresaliente.
El servidor a encargar deberá tomar posesión del empleo dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación del acto administrativo correspondiente. De no tomar posesión dentro del término indicado, se derogará el encargo sin que se requiera del consentimiento del servidor y se considerará que no ha aceptado dicho encargo. (Negrilla propia)
(…)
De acuerdo con la disposición expuesta, las Contralorías territoriales deberán ajustar sus instrumentos (manual especifico de funciones, resoluciones internas) de acuerdo con la norma especial, es decir conforme el Decreto 409 de 2020.
FUNCIONES DE LOS EMPLEOS
Sobre el segundo tema, es decir, sobre las funciones de los empleos es necesario tener en cuenta que las funciones a que hace referencia en su consulta pertenecen a una contraloría municipal, por lo cual haremos las siguientes precisiones:
La sala de consulta y servicio civil del Consejo de Estado, en concepto No. 1658 de 2005 indico;
“Dicho en otra forma, la ley 909 de 2004 como producto de la reserva legal para la regulación de la carrera administrativa, se aplica temporalmente y de manera imperativa a las contralorías territoriales en todo lo que atañe con la relación jurídica relativa a la selección, ingreso, ascenso, situaciones administrativas, retiro y demás elementos de la situación propia de la carrera; en tanto que, la estructura administrativa que ha de ejecutar esta ley, debe ser creada por las asambleas y concejos, y en el correspondiente acto se deben asignar las funciones que le correspondan a cada unidad administrativa para su cabal cumplimiento. De esta forma, se realizan los mandatos constitucionales que consagran, de una parte que por principio, todos los funcionarios, incluyendo los de las contralorías territoriales, estén bajo un régimen de carrera administrativa, y de otra, que estas entidades están dotadas de autonomía administrativa y presupuestal.”
De acuerdo con lo anterior el Decreto 1083 indico al respecto lo siguiente:
ARTÍCULO 2.2.2.1.1 Ámbito de aplicación. El presente Título rige para los empleos públicos pertenecientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Entes Universitarios Autónomos, Empresas Sociales del Estado, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta sometidas al régimen de dichas empresas, del Orden Nacional.
Las disposiciones contenidas en el presente Título serán aplicables, igualmente, a las entidades que teniendo sistemas especiales de nomenclatura y clasificación de empleos, se rigen por las disposiciones contenidas en la Ley 909 de 2004, así como para aquellas que están sometidas a un sistema específico de carrera.
El presente Título no se aplica a los organismos y entidades cuyas funciones y requisitos están o sean definidas por la Constitución o la ley. (Negrilla propia)
Ahora bien, sobre las funciones para el cargo de nivel Técnico dispuso:
ARTÍCULO 2.2.2.2.4 Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología.
De acuerdo con su naturaleza, los empleos de este nivel tendrán, entre otras, las siguientes funciones:
1. Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos auxiliares e instrumentales del área de desempeño y sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.
2. Diseñar, desarrollar y aplicar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo y conservación de recursos propios de la Organización.
3. Brindar asistencia técnica, administrativa u operativa, de acuerdo con instrucciones recibidas, y comprobar la eficacia de los métodos y procedimientos utilizados en el desarrollo de planes y programas.
4. Adelantar estudios y presentar informes de carácter técnico y estadístico.
5. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos y efectuar los controles periódicos necesarios.
6. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
7. Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
Además, a lo anterior añadió lo siguiente;
ARTÍCULO 2.2.2.2.6 Descripción de funciones. Para la descripción de funciones esenciales de los empleos en el respectivo manual específico de funciones y de competencias laborales, se deberán tener en cuenta las funciones generales enunciadas en el presente Título.
PARÁGRAFO 1. En el diseño de cada empleo se observarán la definición de las funciones y el perfil de competencias, de conformidad con lo dispuesto en el ARTÍCULO 19 de la Ley 909 de 2004.
PARÁGRAFO 2. En el caso de los empleos correspondientes a los diferentes niveles jerárquicos con funciones señaladas en la Constitución Política o en las leyes, cumplirán las allí determinadas.
De conformidad con las funciones generales ya descritas y atendiendo las funciones específicas transcritas en su escrito, podemos inferir que estas guardan relación con las funciones asignadas al nivel técnico, por lo cual, se encuentran ajustadas a la Ley.
Así las cosas, en criterio de esta Dirección Jurídica, corresponde a la entidad determinar que empleados pueden ser encargados en otros empleos, conforme al desarrollo del presente concepto.
CERTIFICACIONES LABORALES
El Decreto Ley 785 de 2005, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004, señala:
ARTÍCULO 12. Certificación de la experiencia. La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas. Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo.
Las certificaciones de experiencia deberán contener, como mínimo, los siguientes datos:
12.1. Nombre o razón social de la entidad o empresa.
12.2. Tiempo de servicio.
12.3. Relación de funciones desempeñadas.
Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su profesión haya asesorado en el mismo período a una o varias instituciones, el tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez. (Subraya propia)
ARTÍCULO 32. Expedición. La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante acto administrativo de la autoridad competente con sujeción a las disposiciones del presente decreto.
El establecimiento de las plantas de personal y las modificaciones a estas requerirán, en todo caso, de la presentación del respectivo proyecto de manual específico de funciones y de requisitos.
Corresponde a la unidad de personal de cada organismo o a la que haga sus veces, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de requisitos y velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto.
PARÁGRAFO. Toda certificación solicitada por particulares, servidores públicos y autoridades competentes, en relación con los manuales específicos de funciones y de requisitos, será expedida por la entidad u organismo responsable de su adopción. (Subraya propia)
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1.) del artículo 2.2.2.6.1 del Decreto 1083 de 2015, la certificación de las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga delegada esta competencia.
De manera habitual la función de certificar las funciones ejercidas por un empleado público es propia del jefe de talento humano, en ese sentido, se considera que el mencionado empleado tiene la competencia para certificar las funciones consagradas en el manual específico de funciones y competencias laborales de la entidad y aquellas que hayan sido asignadas mediante acto administrativo.
Conforme a las consideraciones expuestas, en caso de realizar funciones que no se encuentran descritas en el referido manual, ni fueron asignadas mediante acto administrativo, éstas no podrán ser certificadas.
Respecto de la asignación de funciones me permito informarle que el mismo interrogante fue resuelto mediante radicado No. 20206000264161.
Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 20113.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: César Pulido.
Aprobó. Armando López Cortes.
12602.8.4
NOTAS DE PIE DE PAGINA
1. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
2. Por el cual se crea el régimen de carrera especial de los servidores de las Contralorías Territoriales.
3. Artículo sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015