Concepto 85721 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 02 de marzo de 2020
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PROVISIóN - ENCARGO
- Subtema: Funciones
Una vez ofertados los empleos para ser provistos mediante concurso de méritos, no se podrá modificar los manuales de funciones y requisitos mínimos antes de su provisión y hasta cuando el servidor nombrado supere el periodo de prueba.
*20206000085721*
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Radicado No.: 20206000085721
Fecha: 02/03/2020 05:02:00 p.m.
Bogotá D.C.
REFERENCIA: MANUAL DE FUNCIONES. Modificación – Profesión de archivista - RADICADO: 20202060040782 del 31 de enero de 2020.
Me refiero a la comunicación de la referencia mediante la cual consulta si es legal que el cargo de archivista de la Unidad de Archivo y Correspondencia de la Alcaldía Municipal de Tarso – Antioquia figure dentro de la convocatoria 990 de 2019, sin haberse actualizado previamente por parte de la administración municipal el manual de funciones, ya que considera que la Resolución 0629 de 2018, proferida por el Departamento Administrativo de la Función Pública señala que deberán actualizarse dichos manuales, me permito manifestar lo siguiente:
Inicialmente es importante destacar que este Departamento Administrativo, en virtud del Decreto 430 de 2016, no es el competente para determinar la legalidad de las actuaciones de las entidades del estado, función atribuida a los jueces de la república.
Ahora bien, La Ley 1409 de 2010 “Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones” sobre el ejercicio profesional de la archivística señala:
“ARTÍCULO 1°. Definición. Para todos los efectos legales, se entiende por ejercicio profesional de la archivística el desempeño laboral de profesionales, con título legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos, cuyo campo de acción se desarrolla fundamentalmente en las áreas relacionadas con el conocimiento, organización, recuperación, difusión, preservación de la información, conservación y conformación del patrimonio documental del país.
ARTÍCULO 3°. De los profesionales de la archivística. Se entiende por profesionales de la archivística y están amparados por la presente ley, los profesionales técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales universitarios que hayan recibido título de formación en programas archivísticos en Instituciones de Educación Superior, cuyo título corresponda a los niveles señalados en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales vigentes en materia de educación superior.”
De conformidad con lo anterior, debe precisarse que los requisitos para desempeñar los cargos de la planta de personal de una entidad u organismo del Estado deben encontrarse establecidos en el manual específico de funciones y requisitos de la respectiva entidad u organismo.
De lo anterior, es claro que el señalamiento de requisitos especiales en norma legal para el ejercicio de un empleo público, ha de prevalecer la norma especial y se deberán atender las disposiciones allí contenidas.
Ahora bien, para el caso concreto, la Ley 1409 de 2010 dispone que para todos los efectos legales, se entiende por ejercicio profesional de la archivística el desempeño laboral de profesionales, con título legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos y por profesionales de la archivística, los profesionales técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales universitarios que hayan recibido título de formación en programas archivísticos en Instituciones de Educación Superior.
Por su parte, la Resolución 629 de 2018, Por la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria de archivista, expedida por este Departamento Administrativo, reglamentó las características de los cargos archivistas en las diferentes entidades del Estado y los niveles de la administración pública, en el siguiente sentido:
“ARTÍCULO 1. Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto determinar el perfil de competencias requerido para el desempeño de los empleos que tengan asignadas funciones de archivista en las entidades públicas.”
“ARTÍCULO 2. Requisitos para los empleos que cumplen funciones de archivista en las entidades públicas. En los manuales de funciones y de competencias laborales que tengan contemplado como requisito para el ejercicio del empleo de los niveles jerárquicos profesional o técnico acreditar la formación de archivista, quien lo vaya a desempeñar debe acreditar el título de formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria y presentar la tarjeta o matrícula profesional de archivista o el certificado de inscripción en el registro único profesional según el caso, expedido por el Colegio Colombiano de Archivistas.”
“ARTÍCULO 5. Manuales específicos de funciones y de competencias laborales. Las competencias definidas en la presente Resolución deberán incorporarse en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de la respectiva entidad u organismo.”
“ARTÍCULO 6. Régimen de transición. Las entidades y organismos del orden nacional y territorial, dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de la presente Resolución, deberán adecuar sus manuales específicos de funciones y de competencias a lo dispuesto en la presente Resolución.”
El objeto de la resolución 629 de 2018 era determinar el perfil de competencias requerido para el desempeño de los empleos que tengan asignadas funciones de archivista en las entidades públicas. Por su parte, sobre los requisitos de los empleos que cumplen funciones de archivista se dispuso que, en los manuales de funciones y de competencias laborales que tengan contemplado como requisito para el ejercicio del empleo de los niveles jerárquicos profesional o técnico acreditar la formación de archivista, quien lo vaya a desempeñar deberá acreditar el título de formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria y presentar la tarjeta o matrícula profesional de archivista o el certificado de inscripción en el registro único profesional según el caso.
En consecuencia, el manual de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la entidad deberá estar ajustado, con el fin de contemplar lo regulado en la Ley 1409 de 2010 y la resolución 629 de 2018.
En ese sentido y para abordar el tema objeto de consulta en el que manifiesta que el Municipio de Tarso inició convocatoria sin haber actualizado o modificado previamente su manual de funciones, se precisa que, la Circular Conjunta No 74 de 20091, sobre la obligación de los Representantes Legales de las Entidades Públicas de reportar la oferta pública de empleos de carrera -OPEC, señaló:
“(…)
Cabe anotar que las entidades no podrán suprimir empleos reportados y que ya han sido ofertados a los aspirantes, ni podrán modificar los manuales de funciones y requisitos de los mismos antes de su provisión y hasta cuando el servidor nombrado supere el período de prueba, o que no existan más aspirantes en la lista de elegibles. (Destacado nuestro)
De acuerdo a lo anterior, una vez ofertados los empleos para ser provistos mediante concurso de méritos, no se podrá modificar los manuales de funciones y requisitos mínimos antes de su provisión y hasta cuando el servidor nombrado supere el periodo de prueba.
Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: A. Ramos
Revisó: José Fernando Ceballos
Aprobó: Armando López Cortes
11602.8.4
NOTAS DE PIE DE PÁGINA
1. DE: Representantes Legales de las entidades públicas del orden nacional y territorial y sus entes descentralizados, a quienes se aplica la Ley 909 de 2004. Procuradores Regionales y Provinciales Comisión Nacional del Servicio Civil -CNSC-. PARA: Representantes Legales de las entidades públicas del orden nacional y territorial y sus entes descentralizados, a quienes se aplica la Ley 909 de 2004. Procuradores Regionales y Provinciales. ASUNTO: Obligación de los Representantes Legales de las Entidades Públicas de Reportar la Oferta Pública de Empleos de Carrera -OPEC-