Unidad 2 Contratación
Solicitar la expedición del CDP, con los datos de la adquisición a contratar, identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Pasos para la expedición del CDP:
- Diligenciar los datos, la información para ello la encontrará como instructivo en cada uno de los formatos.
- En el Sistema Integrado de Gestión encontrará cuatro tipos de Formatos de Solicitud de CDP:
Finalmente se establece o ajusta el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) y el Grupo de Gestión Contractual lo publica en el portal web de la Entidad y en SECOP II.
- Tramitar la firma del Ordenador del Gasto o Gerente del Proyecto
- Radicarlo en original en el Grupo de Gestión Financiera
- Una vez expedido será enviado a través de correo electrónico
Con la expedición del CDP
Garantizo la existencia de apropiación presupuestal disponible para lo que quiero contratar.
Establezco el objeto a contratar, el Rubro Presupuestal y la Vigencia, toda vez que si requiero que el bien o servicio a contratar se extienda de la vigencia es decir supere el 31 de Diciembre debo especificarlo para adelantar el trámite ante el Ministerio de Hacienda con las respectivas justificaciones y aprobaciones por parte del ordenador del gasto.
Simultáneamente a la expedición del CDP, iniciamos la preparación de los documentos requeridos para la contratación.
Para ello es importante identificar en el Plan Anual de Adquisiciones la modalidad de contratación, lo que nos permitirá seleccionar el formato de estudios previos “Ver Formato”
Teniendo en cuenta que los estudios previos deben contener información específica, de acuerdo con la modalidad de selección, el Grupo de Gestión Contractual ha elaborado modelos de estudios previos para cada una de las modalidades de selección, los cuales se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión, así:
- Estudios previos modalidad de selección licitación pública.
- Estudios previos modalidad de selección concurso de méritos.
- Estudios previos modalidad de selección abreviada de menor cuantía.
- Estudios previos modalidad de selección abreviada subasta inversa.
- Estudios previos modalidad de selección acuerdo marco de precios.
- Estudios previos modalidad de selección mínima cuantía.
- Estudios previos modalidad de selección mínima cuantía grandes superficies.
- Estudios previos modalidad de selección contratación directa.
En el formato de estudios previos, encontrará dentro del texto las instrucciones para diligenciarlo.
Dependiendo de la modalidad de contratación se anexan, junto con los estudios previos, diferentes documentos soporte de los mismos, así:
| Modalidad de contratación | Estudios Previos | Estudio de Mercado | Análisis del Sector | Matriz de Riesgos | Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Certificación de Vigencias Futuras aprobadas, en caso de requerirse | Certificación de insuficiencia o inexistencia de personal | Certificado de Idoneidad del Contratista | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Licitación Pública | X | X | X | X | X | X | |||
| Concurso de Méritos | X | X | X | X | X | ||||
| Selección Abreviada Menos Cuantía | X | X | X | X | X | X | |||
| Selección Abreviada Subasta Inversa | X | X | X | X | X | X | |||
| Acuerdo marco de precios | X | X | |||||||
| Mínima cuantía | X | X | X | X | X | ||||
| Mínima cuantía grandes superficies | X | X | X | ||||||
| Contratación Directa Persona Jurídica | X | X | X | X | X | ||||
| Contratación Directa Prestación de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión | X | X | X | X | X | X | X |
Estudio de Mercadeo
Los estudios de costos o de mercado, deben ser elaborados por la dependencia que tiene la necesidad contractual, con base en las especificaciones técnicas y demás características de la contratación a realizar, consistente en un completo estudio de mercado, que permita soportar el valor estimado del contrato a celebrar, teniendo en cuenta todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto, los cuales forman parte de los estudios previos, que deben entregarse junto con la solicitud de contratación al Grupo de Gestión Contractual. Se tendrán en cuenta seguros y demás gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, así como las condiciones de pago, volúmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio. Se debe expresar el método y la forma en que se llegó a definir el presupuesto asignado al proceso contractual.
La información sobre el ejercicio se registra en el formato: “Estudio de Mercado”
Análisis de sector
La dependencia que requiere el bien, obra o servicio, deberá iniciar en la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. Se debe dejar constancia de este análisis en los documentos del proceso, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.
No existe en el Sistema Integrado de Gestión un formato para ello, pero aquí podrá encontrar dos ejemplos:
“Análisis del Sector contrato de prestación de servicios profesionales persona natural.”
“Análisis del Sector contrato de prestación de servicios persona jurídica.”
Matriz de Riesgos
De acuerdo con el proceso de contratación se identifican y clasifican los riesgos, su evaluación, así como su asignación, tratamiento y monitoreo. La administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación.
Se deben tener en cuenta los lineamientos dados al respecto por Colombia Compra Eficiente.
Colombia Compra Eficiente propone administrar los Riesgos del Proceso de Contratación siguiendo los pasos enumerados a continuación:
- Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.
- Número de la línea
- Códigos UNSPSC
- Descripción de la obra, bien o servicio a contratar
- Modalidad de selección
- Valor aproximado de la adquisición
- Fuente de los recursos
- Rubro Presupuestal
En la línea del Plan Anual de Adquisiciones identificamos, entre otros elementos:
Inicia la contratación:
también encontrará información relevante en el
“Manual de Contratación de Función Pública”Certificación de insuficiencia o de inexistencia de personal
o porque los servicios a contratar requiere un grado de especialización:
El Certificación de insuficiencia o inexistencia de personal o de que los servicios a contratar, requieren un grado de especialización, lo elabora el profesional del Grupo de Gestión Contractual, asignado al respectivo y lo envía al Grupo de Gestión Humana, para revisión y firma.
En el Sistema Integrado de Gestión no existe un formato para ello, pero aquí podrá encontrar un ejemplo.
“Descargar”Certificación de Idoneidad y Experiencia
La Certificación de Idoneidad y Experiencia, la expide el Jefe de la dependencia que requiere el contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, este documento garantiza que el candidato tiene los requisitos mínimos requeridos en los estudios previos.
En el Sistema Integrado de Gestión no existe un formato para ello, pero aquí podrá encontrar un ejemplo.
1
El Grupo de Gestión Contractual asigna un profesional para acompañar cada proceso, todas las dudas que tenga al respecto las atenderá este profesional.
2
El profesional del Grupo de Gestión Contractual establece contacto con el área técnica y solicita los documentos soporte para iniciar la contratación.
3
Una vez se reúnan los documentos requeridos se enviarán al Grupo de Gestión Contractual, a través de un correo electrónico.
4
Deberá estar atento y efectuar el seguimiento a la gestión adelantada, porque la labor de contratar es una tarea conjunta.
5
Cuando el profesional del Grupo de Gestión Contractual asignado requiera alguna modificación de los documentos, se comunicará con usted.
Dependiendo la modalidad de contratación, el proceso tendrá una duración diferente, así:
| Licitación pública: | 3 meses. |
| Concurso de méritos: | 2 a 3 meses. |
| Selección abreviada de menor cuantía: | 2 a 3 meses. |
| Selección abreviada subasta inversa: | 2 a 3 meses. |
| Acuerdo marco de precios: | 15 días |
| Mínima cuantía: | 15 días |
| Selección mínima cuantía grandes superficies: | 5 días |
| Contratación directa: | 8 días |
Iniciado el proceso de selección de cualquiera de las siguientes modalidades
licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada de menor cuantía, selección abreviada por subasta inversa y de mínima cuantía; deberá estar atento a dar respuesta a las observaciones que presenten los interesados en el proceso, tanto en la etapa del proyecto de pliego como en el pliego de condiciones y en el informe de verificación de requisitos habilitantes y de evaluación del contratista, con el fin de responder dentro de los términos legales.
Las respuestas a las observaciones técnicas, jurídicas, financieras y económicas, serán consolidadas por el profesional asignado del Grupo de Gestión Contractual y publicadas en el SECOP II.
Adelantado el proceso de selección del contratista y cumplidos los plazos y requisitos, se procede a la celebración del contrato.
Para ello se tienen en cuenta los estudios previos enviados por el área técnica y sus anexos, así como el pliego de condiciones, las adendas emitidas dentro del proceso y la propuesta del contratista adjudicatario. Se elabora el contrato, y una vez firmado por las partes se expide el Registro Presupuestal - RP y se publica.
La suscripción o firma del contrato física o electrónica, depende de la modalidad de contratación
La contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el acuerdo marco de precios y las compras en grandes superficies, no requieren la firma física del contratista, puesto que se realiza electrónicamente.
La contratación de mínima cuantía, solo requiere la firma del Ordenador del Gasto, se envía la aceptación de la oferta al contratista por ORFEO y se publica en el SECOP II para la firma electrónica del contratista.
Las otras modalidades si requieren firma física del contrato.
El Registro Presupuestal nos permite identificar el compromiso, con lo cual se garantiza de forma definitiva, la utilización de los recursos destinados previamente en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.
En el Registro Presupuestal se define también el Plan de Pagos, de acuerdo con el PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA – PAC; la forma de efectuar los pagos, se encuentra en los estudios previos.
Una vez tengamos el contrato firmado y el Registro Presupuestal, también debemos verificar si el contrato tiene pólizas, esta información la encontramos en la minuta del contrato o en los estudios previos.
Si existen pólizas están deben ser aprobadas por la Coordinadora del Grupo de Gestión Contractual.
Cumplidos los anteriores requisitos se publica el contrato en Secop II y se DESIGNA AL SUPERVISOR.
Créditos
